一個(gè)好秘書必須具備的優(yōu)秀品質(zhì)
作為一名優(yōu)秀的秘書,必須具備在以下八大方面的優(yōu)秀品質(zhì):
一.禮貌
面對(duì)一個(gè)有教養(yǎng)的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個(gè)十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能,做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵,有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對(duì)待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作,只有溫和善良才是真正的禮貌。
二.分寸感
一名好秘書可以從以下三方面掌握分寸:
A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負(fù);認(rèn)真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。
做秘書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關(guān)系,必須從長(zhǎng)計(jì)議,與人方便,與己方便。同在一個(gè)辦公室,搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽,心情就舒暢,這不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
B.這樣說話有分寸:坦蕩而不輕狂;贊美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚(yáng)。
病從口入,禍從口出。因此,上班時(shí),盡量多做事少說話。這樣做,可以避免無聊時(shí)閑談別人的是非。即使在工作之外,也不要對(duì)同事評(píng)頭論足,誰是誰非,自己心中有數(shù)。
C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機(jī)智而不奸詐;實(shí)惠而不惟利。
三.謙虛
謙虛有三個(gè)好處:既能使你在別人心里感覺良好,又不會(huì)樹大招風(fēng),更能幫助你提高自己在上司心中的價(jià)值。因?yàn)榇蟛糠掷习宥枷矚g謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對(duì)我說過一句話,他說做人一定要低姿態(tài);低姿態(tài)不表示你就低人一等,只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。
四.自制
善于控制自己的情緒是一個(gè)人性格成熟的表現(xiàn),但并不是每個(gè)成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時(shí)每刻都能夠很好地控制自己,而不應(yīng)該是性情中人。我們常說辦公室里有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之,急躁會(huì)影響人的判斷力,秘書,切忌躁火攻心,失去理智。
五.敬業(yè)心
秘書的職業(yè)特點(diǎn),決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開活動(dòng),做到招之即來,來之能干,在具體緊張的工作中,腳踏實(shí)地,不計(jì)個(gè)人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
七.責(zé)任感
責(zé)任分為兩種,明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍,不明確的責(zé)任是你主動(dòng)承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作,這是秘書的本份;做好不明確的工作,則會(huì)受人重用。一個(gè)好秘書,一定知道什么事情是重要的,哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來幫助,遇到突發(fā)性的意外事件,秘書應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對(duì),變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時(shí)候需要,在日常的細(xì)節(jié)上就能反映出來。大量日?，嵥榈呢?zé)任感才是對(duì)秘書品質(zhì)的考驗(yàn)。
八.秘書的自我完善
(一)保持身心健康
秘書人員由于所處位置特殊,工作任務(wù)繁重以及社會(huì)對(duì)秘書角色的期望值高,在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個(gè)好秘書必然情緒穩(wěn)定,樂觀向上,具有愛心,善解人意,態(tài)度現(xiàn)實(shí),責(zé)任心強(qiáng),靈活多變,適應(yīng)力強(qiáng),人際關(guān)系和諧,善于交往。秘書在領(lǐng)導(dǎo)、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍,在這種良好的人際關(guān)系中自如地工作,壓力得以緩解,苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲憊感以此而消失,從而達(dá)到心理平衡。
(二) 了解自己的上司,做好本職工作
做好本職,聽起來很簡(jiǎn)單,但在商界,做起來可并非是一件容易的事。從片中我們可以看到安迪在被確定為米蘭達(dá)的第二助理后所作的許多繁忙冗雜的事物。因此,如何做好自己的本職工作,值得重視。
首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通過公司員工對(duì)米蘭達(dá)到公司的表現(xiàn),已經(jīng)明白這是一個(gè)很難對(duì)付的上司。而且在日后的工作中,也逐漸了解了米蘭達(dá)的脾性:刁專、苛責(zé)、對(duì)工作極度的挑剔、對(duì)下屬要求極高等等。如果不了解這些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司滿意。
面對(duì)公司繁雜的事務(wù),面對(duì)上司每一番甚至沒有標(biāo)點(diǎn)停頓的安排,安迪學(xué)會(huì)了隨時(shí)帶個(gè)小本在身上以便迅速記下上司的囑咐事務(wù);當(dāng)米蘭達(dá)決定要她和艾米莉一同出席慈善晚會(huì)時(shí),她又在很短的時(shí)間內(nèi)牢記了出席晚會(huì)重要人士的名字;盡管安迪以前對(duì)時(shí)尚服裝這個(gè)行業(yè)從來不感興趣,甚至很排斥,但任職不久,便能對(duì)業(yè)內(nèi)的人士和重要設(shè)計(jì)等熟悉掌握……這些都充分展現(xiàn)了安迪作為一名秘書優(yōu)秀的品質(zhì),用我們的話來講,就是"干一行,愛一行"--一定要迅速的掌握所在職業(yè)的基本知識(shí)。
(三)努力做到出力而不"越位"
我們強(qiáng)調(diào),要準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)角色,擺正自己的社會(huì)位置,目的是為了防止和克服"越位"現(xiàn)象,找到一個(gè)穩(wěn)定的出力方式。"越位"是下級(jí)在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系過程中常發(fā)生的一種錯(cuò)誤。
發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說,有的人屬于心理品質(zhì)有問題,不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里,這種人為數(shù)極少;而就多數(shù)有這方面錯(cuò)誤行為的人來說,是由于不能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此,秘書人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)自己的角色地位,出力而不越位。
(四) 學(xué)會(huì)從上司的眼神和動(dòng)作中領(lǐng)悟意旨
不能否認(rèn),語言是交流的工具,但除此,眼神和動(dòng)作也是在我們的人際交往中很重要的傳遞信息的的方式。作為上司或者是老板的秘書,一定要能夠在工作中對(duì)其眼神和動(dòng)作的領(lǐng)會(huì)。當(dāng)米蘭達(dá)看著她的衣著、鞋子看了一圈而沒有任何語言表達(dá)的時(shí)候,安迪已經(jīng)明白自己該做什么了,那就是要注重自己的衣著得體--在職業(yè)內(nèi)的得體。當(dāng)安迪將《哈里波特》的復(fù)印件終于擺到米蘭達(dá)的眼前時(shí),她也從米蘭達(dá)的眼神和嘴唇的微微張合中明白自己已經(jīng)得到了女魔頭的認(rèn)可!因此,這也就告訴我們,學(xué)會(huì)察言觀色,不是一件壞事,特別是在秘書行業(yè),很多無法言說的意旨只能靠心領(lǐng)神會(huì)!