文秘如何做好會場布置
會場布置也是大學(xué)問，作為文秘，你了解嗎?本文是小編為大家整理的文秘如何做好會場布置，僅供參考。
要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來布置。不同的布置形式體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不同。
1.會場布置方式
1)相對式
主席臺與代表席采取面對面的形式，突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。
2)全圍式
不設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形、多邊形。
3)半圍式
介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣既突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、t字形、拱橋形。
4)分散式
將會場分為若干個中心，每一個中心都有一個主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又給與會者提供多個交流的機(jī)會，氣氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、v字形。
其中，主席臺是會場的中心，一般大中型會議都應(yīng)設(shè)主席臺。布置主席臺時，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式;主席臺上可設(shè)講臺、話筒，以突出發(fā)言的重要性;重要大會的主席臺邊還應(yīng)有休息室。
2.會議座位安排
提前安排好會議座位，有利于會議和各項活動井井有條地進(jìn)行。主席臺座次的安排既是一項技術(shù)性工作，也是一項嚴(yán)肅的政治性工作，秘書人員一定要極其認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待。
首先，請領(lǐng)導(dǎo)確定在主席臺就座人員的準(zhǔn)確名單;其次，確定其中身份最高的人員就座于主席臺前排中央，其他人員按先左后右、一左一右順序排列。
會場人員座次安排：橫排法，即按照會議人員名單，以姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列;豎排法，即將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列;左右排列法，即將橫排法中從左至右改為以主席臺為中心，向左右兩邊交錯排列。
3.會場氣氛的營造
會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。
(1)會標(biāo)。將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。
(2)會徽。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京奧運(yùn)會會徽“中國印”。
(3)其他。燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席的燈光亮;色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，使人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，使人感覺嚴(yán)肅端正，適合一般工作會議;旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛;標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強(qiáng)化會議主題;花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人以清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。
如何做好辦公室的文秘工作
秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮的儀態(tài);聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子??無論如何，秘書這個詞會讓許多正準(zhǔn)備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像 。然而,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。筆者根據(jù)近年來的經(jīng)驗和技巧與大家一起探討，也希望能利用這樣一個機(jī)會使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。
一、秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德和素質(zhì)
秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應(yīng)具備較高層次的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。這些素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)是秘書工作的性質(zhì)，任務(wù)和特點所要求的，素質(zhì)修養(yǎng)是指秘書人員在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)、知識、解力、心理諸方面的綜合素質(zhì)。職業(yè)道德修養(yǎng)，主要指職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)情感、職業(yè)能力、職業(yè)形象、職業(yè)言行等方面的修養(yǎng)。這些是可以通過修煉和積累達(dá)到的。修養(yǎng)是目的，修煉是過程，古語說：“書中自有顏如玉”、“學(xué)然后知不足”。所以說,秘書人員是可以通過長期的學(xué)習(xí)和實踐以及生活磨練豐富自己的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德。
職業(yè)道德是個大眾化名詞，與人們的職業(yè)活動緊密相聯(lián),是人們在履行職責(zé)范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德。做人要講人品做職業(yè)則要講職業(yè)道德。秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，其原因主要就在于這個職業(yè)最接近決策層、領(lǐng)導(dǎo)層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業(yè)道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項職責(zé);服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀;兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄;謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù);遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私;恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密;實事求是，勇于創(chuàng)新;刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想,科學(xué)文化素質(zhì);鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能。
素質(zhì)是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)知識、綜合能力、心理素質(zhì)、人際關(guān)系、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。 秘書應(yīng)具備的政治素養(yǎng)。堅定正確的政治方向，思想敏銳;強(qiáng)烈的事業(yè)心;較高的理論政策水平;實事求是的思想作風(fēng);淡泊明志，樂于奉獻(xiàn);踏實細(xì)致，一絲不茍。 秘書應(yīng)具備的知識素養(yǎng)。作為一個秘書主要應(yīng)具備以下幾個方面的知識：文化基礎(chǔ)知識(包括外語，計算機(jī),人文知識等);相關(guān)專業(yè)知識(政治、經(jīng)濟(jì)、法律、財會管理等知識);專業(yè)知識(文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作等知識)。
二、日常事務(wù)的處理
辦公室是承上啟下的樞紐、領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀、推動工作的助手、服務(wù)部門的后勤，首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是一個單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個單位的工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項任務(wù)的完成。
一般說來，辦公室文秘的日常事務(wù)可以分為：
1、文字工作。通常的文字工作包括起草、撰寫正式文件、報告、總結(jié)、講話稿、各類信息報道、一般信件、感謝信、邀請函和制作PPT等。在做好文字工作前，首先應(yīng)了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。其次確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。然后選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。接著進(jìn)行材料收集，就寫作主題進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志性材料。再次合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。最后提交領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)、印發(fā)。
2、會務(wù)工作。會議是一種集體議事的行為過程，是各級領(lǐng)導(dǎo)制定方針、政策，決定重要事項，貫徹上級指示、檢查部署工作的一種工作方法。有關(guān)會議的組織、安排以及各種事務(wù)性服務(wù)工作稱為會務(wù)工作。會務(wù)工作是貫穿會議全過程的一項服務(wù)性工作，會議能否達(dá)到預(yù)期效果、成功與否都與會議服務(wù)工作有及其重要的關(guān)系。要想做好會議服務(wù)應(yīng)注意完善以下幾項工作：一、會前準(zhǔn)備工作。組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé);制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案。根據(jù)要求發(fā)出會議通知，包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。編排好會議程序，制定注意事項。如果是大型會議則要印制會議憑證。如出席證、列席證、請柬等。提前做好會場的布置工作。懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等;設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果;確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確;保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。妥善安排好后勤服務(wù)，大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。二、會間組織與服務(wù)工作。要提前到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。做好會議簽到、材料分發(fā)工作。按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。會議期間做好會議記錄。
三、會議善后工作。會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。同時根據(jù)會議記錄整理好會議紀(jì)要。
3、日程安排。“日程安排”是指以時間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，安排好領(lǐng)導(dǎo)的日程，意味著秘書將和領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。在安排日程時要將計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程;及時整理日程表，以免安排沖突;另一方面明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理。
4、文件處理。文件的處理一般包括收文、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、督辦、歸檔等。因此首先要嚴(yán)把文件登記關(guān)。文件登記是對文件的來源、去向、標(biāo)題、編號等主要項目及運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理情況的記錄。搞好文件的登記，不僅有助于管理與保管文件，而且也便于文件的查找、統(tǒng)計、催辦工作，同時也是核對與交接文件的重要憑據(jù)。文件登記必須及時，做到隨到隨登記、隨交辦，登記手續(xù)要簡潔、嚴(yán)密，字跡要工整，禁止濫用簡稱。其次要嚴(yán)把文件傳閱關(guān)。文件傳閱是使一份文件在最短時間內(nèi)滿足各方面閱讀需要、發(fā)揮文件效用的工作。要做好文件傳閱工作，必須合理調(diào)度、嚴(yán)格管理，切實保證閱文的方便與工作的及時處理，嚴(yán)禁丟失與混亂現(xiàn)象發(fā)生。在文件傳閱過程中必須分清傳閱對象的主次;堅持按閱文范圍傳閱文件，不亂傳或擴(kuò)大閱文范圍;為了防止發(fā)生漏閱和責(zé)任不清的現(xiàn)象發(fā)生，閱文人閱讀文件后必須在文書處理箋上簽注時間和本人全名。做好要嚴(yán)把文件借閱關(guān)。有些文件在歸檔之前需要經(jīng)常查閱，一些領(lǐng)導(dǎo)或工作人員為了方便使用，往往希望將文件借出，為了保證文件在外借過程中不致丟失、短缺或失密、泄密，必須建立規(guī)范的借閱制度，嚴(yán)格把握文件借閱關(guān)，堅持密級文件不外借，普通文件必須在規(guī)定閱文范圍內(nèi)借閱，并采取登記借閱手續(xù)，閱后按規(guī)定的時間及時收回。
5、對外聯(lián)系。對外聯(lián)系工作主要體現(xiàn)在電話的接聽和撥打方面。在接聽電話時要準(zhǔn)備好電話記錄本和筆，把對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。在撥打電話前要準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上。通話過程中要注意做到簡單明了，盡量將語意表達(dá)清楚。說話時含含糊糊、口齒不清楚，很容易讓通話對象感到不耐煩。尤其需要注意的是，不要在通話的同時，嘴里含著食物或其他東西。
三、做好文秘工作的注意事項
一要保守秘密。嚴(yán)守秘密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非;外出隨時鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時閑聊不談及具體人和事。
二要講團(tuán)結(jié)。一是工作中以誠待人不虛偽，寬以待人不苛求;互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現(xiàn)差錯和產(chǎn)生矛盾，應(yīng)多從自己身上找原因，不埋怨他人;三是對待同志出現(xiàn)的差錯和失誤，應(yīng)當(dāng)面善意指出，不要背后議論和指責(zé);四是多看人優(yōu)點，多學(xué)他人長處;五是顧全大局，互相補(bǔ)臺，話往攏說，事往攏辦。
三要有責(zé)任心。工作要講求效率和質(zhì)量，凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，都要盡最大努力在規(guī)定時間和期限內(nèi)完成;工作要力求細(xì)致，養(yǎng)成一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，要有上進(jìn)心，力求在本職崗位上多出成績，多出亮點。無論什么工作，事前都要做充分的考慮，辦事時力求精益求精。特別是文字校對要仔細(xì)。最大限度的減少文字差錯。
四要有章法。做到熟悉崗位職責(zé)和責(zé)任要求，知曉自己在一個階段和年度工作任務(wù)，注意培養(yǎng)工作有目標(biāo)、有計劃的良好習(xí)慣。注意養(yǎng)成每天花幾分鐘時間一小結(jié)、每周一總結(jié)的思維習(xí)慣，通過總結(jié)和交流工作中和為人處事方面的得失，不斷提高個人能力和修養(yǎng)。
五要經(jīng)常“充電”。養(yǎng)成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習(xí)慣。在工作實踐中學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)素質(zhì)的全面性，做到盡可能多的掌握各種必備的工作技能，盡可能多學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的知識，盡可能多熟悉交通行業(yè)各個方面、各個層面的情況，盡可能多儲備同工作有關(guān)的信息。特別是要熟悉掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的知識，充分利用好電子郵件。
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