行業(yè)專業(yè)知識(shí)。秘書專業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)。這是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分。總體來(lái)說(shuō)，行業(yè)專業(yè)知識(shí)是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)是“第二專業(yè)知識(shí)”。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，比如說(shuō)在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。目前一些國(guó)家秘書職業(yè)的永業(yè)化特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢牡诙I(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會(huì)打字不行，光會(huì)寫作不行，光能言會(huì)道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說(shuō)單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)。這一點(diǎn)，企業(yè)秘書必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)既不像基礎(chǔ)知識(shí)那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用。它對(duì)秘書人員的作用是豐富頭腦、開(kāi)闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科。如行政機(jī)關(guān)的秘書可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書可選企業(yè)管理學(xué)等。公共關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。心理學(xué)知識(shí)。秘書的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識(shí)。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、市場(chǎng)、外貿(mào)等方面的知識(shí)。人際關(guān)系學(xué)知識(shí)。秘書人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。

三、新世紀(jì)秘書還應(yīng)建構(gòu)的知識(shí)體系

新世紀(jì)的到來(lái),特別WTO的加入,使中國(guó)與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國(guó)將會(huì)面臨著更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。這種形勢(shì)，也給秘書工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。秘書工作再也不是傳統(tǒng)觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的文員，只要具備簡(jiǎn)單、基本的秘書知識(shí)就可以了。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。秘書人員應(yīng)該具備新的秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)，拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。我認(rèn)為，在新世紀(jì)，秘書除了具備上述知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1.熟練掌握英語(yǔ)語(yǔ)言方面，英語(yǔ)將成為必備工具。隨著改革開(kāi)放的深入，國(guó)內(nèi)外的交流日益密切。秘書人員在電話應(yīng)答、來(lái)人來(lái)函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語(yǔ)言。英語(yǔ)是世界共同語(yǔ)。所以，在英語(yǔ)方面，不僅要會(huì)簡(jiǎn)單的對(duì)話，還應(yīng)進(jìn)一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應(yīng)工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備使用新世紀(jì)的秘書人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動(dòng)化、辦公信息化發(fā)展。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫(kù)為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用引起了辦公方式的新變化。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)動(dòng)性及光學(xué)符號(hào)閱讀器，縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動(dòng)方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對(duì)外交往中的文化與禮儀知識(shí)新世紀(jì)，秘書可能要經(jīng)常地同外國(guó)賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、歷史、習(xí)俗、禮儀等知識(shí)，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通

4.熟練掌握涉外法律知識(shí)在新世紀(jì),進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng),簽訂的涉外經(jīng)濟(jì)合同具有嚴(yán)格的法律效力。它對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)均有具體規(guī)定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來(lái)制約違反合同的行為。如果我們?nèi)狈ι嫱夥芍R(shí)，無(wú)論是合同的內(nèi)容訂得不完備、條款不具體，或是經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確，都會(huì)影響合同的履行，從而造成企事業(yè)單位甚至國(guó)家應(yīng)有的損失。

5.會(huì)駕駛新世紀(jì)，新世紀(jì)的秘書要會(huì)駕駛，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的需要做準(zhǔn)備。當(dāng)然秘書所從事的企事業(yè)單位、政府部門可能有專門的司機(jī)，但如果發(fā)生突發(fā)事件需要處理，而司機(jī)剛有事出去，加上時(shí)間緊迫，這時(shí)，如果秘書會(huì)駕駛，就剛好派上用場(chǎng)，可以使事件順利得到解決

四、秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)的重要性

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)密集的社會(huì)，新世紀(jì)——21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，在這個(gè)社會(huì)、這個(gè)時(shí)代中處處需要知識(shí)，事事都聯(lián)系著知識(shí)，沒(méi)有知識(shí)寸步難行。秘書擁有相應(yīng)時(shí)代需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以提高秘書自身能力。秘書知識(shí)和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)是形成和發(fā)展秘書能力的基礎(chǔ)。秘書能力的大小首先取決于秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善程度。一般說(shuō)來(lái)，知識(shí)結(jié)構(gòu)越完善，能力便越強(qiáng);知識(shí)結(jié)構(gòu)越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識(shí)與能力是分不開(kāi)的。新世紀(jì)秘書工作將變得越來(lái)越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識(shí)和各種綜合能力的復(fù)合型人才。秘書只有擁有新時(shí)代的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地發(fā)揮他們辦文、辦事、辦會(huì)的能力，如在其間用到的表達(dá)能力、調(diào)研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能使能力發(fā)揮得淋漓盡致，才能為領(lǐng)導(dǎo)更好的服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。例如，一個(gè)21世紀(jì)的秘書，他還只擁有過(guò)去的那一套老的知識(shí)結(jié)構(gòu)，只會(huì)寫寫抄抄，只會(huì)動(dòng)手不動(dòng)腦，那我想他很快就會(huì)被這個(gè)新世紀(jì)所淘汰。過(guò)去不懂法律和經(jīng)濟(jì)，不具備外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)操作技能，照樣可以當(dāng)好秘書。而在今天，如果不具備這些知識(shí)與能力，就想當(dāng)好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過(guò)是“濫竽充數(shù)”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時(shí)代、新世紀(jì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以激發(fā)他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務(wù)，從而帶動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)、企事業(yè)單位與政府部門乃至國(guó)家的發(fā)展。