怎樣做一名好秘書
企業(yè)逐漸趨向信息化、國際化及多元化發(fā)展，對稱職出色的秘書及行政助理人員普遍有殷切的需求，對加強(qiáng)秘書及行政人員的工作能力極為重視，以適應(yīng)社會成長的速度。怎么做才算是一個好秘書，怎樣做到高級秘書?
如何做好中國式領(lǐng)導(dǎo)秘書
不管你是政府機(jī)關(guān)，還是在廠礦企業(yè)，不管你是為一位領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)秘書，還是同時為幾位領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，你對領(lǐng)導(dǎo)人的作風(fēng)、性格、辦事習(xí)慣、起居規(guī)律、思維路子、語言特點(diǎn)和生活愛好，甚至他的工作經(jīng)歷，都應(yīng)當(dāng)了解得清清楚楚。這樣，就可以把服務(wù)工作做到恰到好處，就容易配合協(xié)調(diào)，節(jié)拍一致。與這一點(diǎn)有連帶意義的一個問題，是秘書人員不但應(yīng)有自己的特長，更重要的是要有適應(yīng)能力，盡可能與領(lǐng)導(dǎo)人的特長、愛好相接近。
領(lǐng)導(dǎo)人都有個人的愛好和專長，或喜歡聽音樂，或喜歡看戲，或喜歡下棋，或喜歡繪畫書法，或喜歡體育;或擅長研究理論、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，或擅長寫文章，或擅長講話，或擅長到基層調(diào)查，找人談話，等等。秘書不妨設(shè)法同領(lǐng)導(dǎo)人的這樣那樣的興趣一致起來，不會也要學(xué)會，以便有共同語言，從生活上能打成一片，工作上便于服務(wù)。假如秘書對領(lǐng)導(dǎo)人的專長和愛好，既不了解又不感興趣，而且處處躲閃回避、不聞不問，至少會導(dǎo)致相互淡漠如水，除了公事公辦之外，就互無往來了。
才干是做秘書的基本功，若是你不能勝任秘書職務(wù)，不能完成任務(wù)，比如說：辦事，丟三拉四、拖拖拉拉;傳話，天南海北、走弦跑調(diào);寫材料，詞不達(dá)意、不知所云;出主意，云里霧里，不得要領(lǐng)，等等。這樣的人、這樣的事，一次兩次也許沒多大關(guān)系，三次、四次還是這樣，總會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人的不滿意，哪里還會處好關(guān)系!
秘書的才干，大體上分為三種類型：
一是辦事型，要求精明強(qiáng)干、思路敏捷，辦事利落。大部分秘書人員應(yīng)是這種類型。
二是秀才型，是主事寫文章的，他的辦事能力不一定很強(qiáng)，但寫文章很擅長，同樣要求思路清楚，頭腦靈活，有學(xué)有識。有的秘書，兼有辦事、寫作兩種才能，那更受歡迎。
三是技術(shù)型，比如打字、印刷，辦公設(shè)備(傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、電話機(jī))使用和維修、機(jī)要譯電等。
三種類型的人員，都要把自己的本事掌握好，達(dá)到熟練程度，才能勝任愉快，才能與領(lǐng)導(dǎo)的需要相適應(yīng)，也才能把關(guān)系搞好?，F(xiàn)在，研究、討論秘書工作的各種文章、講義、講話，反反復(fù)復(fù)講得最多的是秘書的參謀職能，這雖然沒有什么不可，但是，秘書人員的基礎(chǔ)職能是辦事，參謀多半也是在辦事中體現(xiàn)的。因此，決不可忽視秘書的辦事職能。而秘書的辦事才干有許許多方面，即使是如領(lǐng)會能力、語言能力和了解領(lǐng)導(dǎo)這樣在日常生活中常用上的本事，也同搞好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有直接影響。
秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事，經(jīng)常接受任務(wù)，匯報工作。領(lǐng)導(dǎo)人說話各自有不同的特點(diǎn)：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認(rèn)為秘書懂了。而事實(shí)上，秘書聽到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總是有一定差距。這當(dāng)中就全靠秘書領(lǐng)會了。把領(lǐng)導(dǎo)人的意圖領(lǐng)會了，把握準(zhǔn)確了，才能很好地執(zhí)行。如果秘書一知半解，懵著去干，不是不周全，就是把事情弄擰了，后果可想而知。自己也會疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘書都能熟練地寫文章，但所有的秘書必須有語言表達(dá)能力。
秘書在日常工作中不管是對上對下，都不能說話過快、過慢、羅嗦、冗長，詞不達(dá)意，不可夾俚語或者不文明的口頭語，使人費(fèi)解，引出歧義，導(dǎo)致雙方都不愉快。精明的秘書，說話應(yīng)當(dāng)簡練明白，富于感染力，而且又忠于事實(shí)。與處好同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有特殊意義的一條，是秘書要了解領(lǐng)導(dǎo)、熟悉領(lǐng)導(dǎo)。
秘書的五大修養(yǎng)：
一、謀事不傳事。“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書的第一要訣。“腦筋要多動”就是要為領(lǐng)導(dǎo)決策收集信息，提供情況，當(dāng)好參謀，出好主意。養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣，要把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，超前地、有效地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。“嘴巴要少用”，就是說領(lǐng)導(dǎo)秘書說話必須要保持謹(jǐn)慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊，別人很容易把你說的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系在一起，加以議論、猜測和傳播，以免造成一些不良的影響。我認(rèn)為只要注意做到“三不”就可以了：一是不議論領(lǐng)導(dǎo)的事。二是不傳播干部的事。三是不吹噓個人的事。
二、干事不鏟事。踏踏實(shí)實(shí)干好工作，完成好領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書的基礎(chǔ)。當(dāng)了秘書，就不能像其他工作人員一樣按點(diǎn)來、到點(diǎn)走，管家務(wù)、帶孩子，就必須做好不僅自己要加班加點(diǎn)、而且妻子也要跟著多吃苦多受累的思想準(zhǔn)備。不怕艱苦的同時，還要做到不怕批評、不怕仔細(xì)，在工作中干錯了會挨批，干對了有時也會挨批(當(dāng)然這種情況很少)，對待批評必須要保持“有則改之，無則加勉”的態(tài)度，否則就會覺得委屈，導(dǎo)致心理不平衡。有時九件工作干好了，一件工作沒干好，如果你以為這就差不多了，那就大錯特錯了，有時十減一并不等于九，而是等于零。必須要認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，事事都要精心、仔細(xì)，千萬不可馬虎大意，不能把60分當(dāng)及格。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。
三、抹事不激事。特別是作為主要領(lǐng)導(dǎo)的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協(xié)調(diào)前后任領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，以及主要領(lǐng)導(dǎo)與其他班子成員之間的關(guān)系中，有著非常重要的作用。作用發(fā)揮得好，可以使領(lǐng)導(dǎo)之間水乳交融，即使有一些非原則性的分歧也會得到化解，大事化小，小事化了;作用發(fā)揮得不好，會使領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾火上澆油，無意中推波助瀾。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團(tuán)結(jié)的話要兩頭瞞，有利團(tuán)結(jié)的事要兩頭傳”;切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。
四、攬事不躲事。領(lǐng)導(dǎo)秘書本身任務(wù)繁重，完成好職責(zé)范圍內(nèi)的工作已屬不易;盡管如此，對于一些與領(lǐng)導(dǎo)密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事，或是一躲了之,必須要義不容辭地承攬過來，了解情況，做好工作，即使是非常嚴(yán)重的問題，非需領(lǐng)導(dǎo)出面不可，也通過秘書這一關(guān)得到緩沖?！皵埵隆迸c“攬權(quán)”不同，“攬事”體現(xiàn)了工作的責(zé)任心，不管領(lǐng)導(dǎo)在與不在、知與不知，該攬的都要主動承攬。否則，領(lǐng)導(dǎo)在時就攬，知道就攬;不在時、不知時就不攬，很容易造成一些矛盾的積累和激化?！皵垯?quán)”則體現(xiàn)了一個人的虛榮心，這是做領(lǐng)導(dǎo)秘書的大忌。
五、成事不敗事。領(lǐng)導(dǎo)秘書必須要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和角度去分析、考慮事情，事事都要從大局出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)設(shè)身處地地去想、去辦，才能把事情辦好。主要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)纏身，日理萬機(jī)，光是大事、要事就應(yīng)接不暇，對于一些日常小事、家務(wù)瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事、瑣事，如果處理不當(dāng)，往往會在社會上、在群眾中給領(lǐng)導(dǎo)造成很大很壞的影響，這也是一些秘書“成事不足，敗事有余”的關(guān)鍵所在。秘書給領(lǐng)導(dǎo)敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟(jì)私”，打著辦公事的旗號為領(lǐng)導(dǎo)辦私事。表面上看給領(lǐng)導(dǎo)省了一點(diǎn)錢，實(shí)際上領(lǐng)導(dǎo)形象無形之中受到很大損害。另一種是“假私濟(jì)私”，就是借給領(lǐng)導(dǎo)辦私事的時機(jī)辦自己的私事，謀個人的私利。給領(lǐng)導(dǎo)辦個一，自己得個十;給領(lǐng)導(dǎo)辦個十，自己得個百。好處我得，責(zé)任你擔(dān)。借領(lǐng)導(dǎo)之名，謀個人之利，這種情況尤其不能原諒，最終結(jié)果只能是既害了領(lǐng)導(dǎo)，也害了秘書個人。一些領(lǐng)導(dǎo)秘書“翻船”的深刻教訓(xùn)，是值得我們認(rèn)真借鑒和深思。
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