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董事會秘書工作指南

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什么是工作指南呢? 下面是小編為你整理的董事會秘書工作指南,希望對你有用!

董事會秘書工作指南

一、 負責每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。

二、 負責起草社聯的各項工作匯報。

三、 負責社聯文件的印發(fā)(如:策劃書、總結書等)。

四、 負責各項會議的記錄工作協(xié)調主席健全社聯各項規(guī)章制度

五、 負責各種例會的考勤。

六、 負責辦公室的值班情況及處理相關的日常事務。

七、 負責傳達各項通知,包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)

八、 加強各部之間的聯系,搜集同學的意見,及時反饋,取長補短。

九、 制定社聯的工作方針政策,協(xié)調和督促各部門履行職責。

十、 定期的向老師、主席匯報有關工作等。

一、值班要求

值班時間:周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

值班地點:南山書院社聯辦公室(南山書院208教室)

值班人員:秘書處成員及各部成員

(一)值班規(guī)定

1、值班人員不得無故遲到,早退或曠到,因故不能及時值班需事先向秘書長申請調崗,否則一律按曠到處理。遵守值班秩序,不得吵鬧、喧嘩,維護社團聯合會的形象。

2、要保持值班記錄本的整潔條理性,認真做好值班記錄

3、不得把與工作無關的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關資料,不得將同學的個人資料透露給其他人。

4、對外來人員及電話需做好接待工作,對于所提問題或要求的工作及時解決,不能解決的要及時傳達給秘書長或主席,并做好詳細記載。

5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物,如有借用,在確定借者身份后方可借出,并做好相關記錄(借出物品名稱,日期,數量,借出人,歸還時間,若在當時沒有歸還的應催還或移交下一值班人員),并向辦公室匯報。

6、作好交接班工作,本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結束時保證辦公室內衛(wèi)生和物品擺放整齊,注意關掉各種電器,鎖好門窗。

二、人員通知

(一)通訊錄更新

1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯系方式的變動,及時修改。

2、在右下角標注日期,方便日后整理。

(二)發(fā)放通知

1、時間要求:最晚提前一天通知。

2、內容格式:說明時間、地點、活動內容。若用短信通知,須加上“收到請回復,謝謝!”,并以“(南山社聯秘書處)”結尾,須收到被通知人的回復方可視為通知到位,對方的回復須在該活動結束后方可刪除。

(三)負責人

龔玭、陳佳其

三、會議記錄

(一)會議記錄

1、會議包括:周例會、社團聯席會、秘書處例會及其他會議。

2、會議前在簽到表上簽到,列出缺席、請假人員。

3、會議記錄格式:按會議記錄紙要求。

4、記錄內容:包括發(fā)言人及其內容,列出層次,分清主次,詳略得當。結尾標注“會議結束”。

5、重要會議制作電子文檔。

附:會議記錄格式

年 — 年第二學期第一次周例會

會議時間 : 會議地點 : 會議主持人: 參會人員: 缺席人數: 會議記錄人:

會議內容:

一、各部長匯報所分管部門上周工作情況 二、主席總結上周社聯工作 三、主席對本周工作進行安排

四、到會人員就社聯當下所存在問題進行討論并作出解決方案 五、征集對社聯工作的建議 會議結束

西安建筑科技安大學南山書院社聯秘書處

年/月/日

(二)記錄人員

鄒淑文、洪夢姝

(三)教室申請

1、在開會前一天申請教室。

2、及時協(xié)調保證會議正常進行。

西安建筑科技大學教室借用申請單(草堂校區(qū))

注意事項:

1. 使用時必須保證教室內設施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生,且不得大聲喧嘩,以免影響其它教室的教學活動;

2. 應至少提前2天到教務工作辦公室辦理借用手續(xù),尊重和服從教室管理服務人員的管理和服務。

工作指南的作用

1.以有助于實現組織優(yōu)化

在編制工作指南之前 ,有一個工作分析的過程,是對組織內各職位、部門設置、人員匹配 以及工作業(yè)務流程等進行的一次大盤點,之后形成了工作指南。試想經過這樣一次大盤點,會達到一種什么效果?部門劃分明確、職責清晰、人崗匹配等,所以有利于提高工作效率,進而實現組織優(yōu)化。

2.是對員工進行目標管理的依據

何為目標管理?目標管理縮寫為MBO(Management by objectives)是20世紀50年代中期出現于美國,以泰羅的科學管理和行為科學理論(尤其是其中的參與管理)為基礎形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標的制定,實現自我控制,并努力完成工作目標。對于員工的工作成果,由于有明確的目標作為考核標準,從而使對員工的評價和獎勵更加客觀、公平、公正、合理,可以大大激發(fā)員工為完成工作目標而努力。

3.是制定績效考核標準的基本依據

工作指南確定了崗位職責:在績效考核的時候,只有通過考察工作說明書,才會知道這個崗位有哪些職責,員工是不是履行了這些職責,以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個職責,就不能拿這個要求考核員工,因為他不需要承擔這樣的責任。所以,工作說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用,也是績效考核的一個基本依據。

4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據

直接決定薪酬的依據有幾個(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系),其中職位薪資體系用的比較廣泛,確定的前提是崗位評價,即崗位的職責范圍大小、工作復雜程度、勞動強度、勞動條件等。如何來了解這些信息呢,就是工作分析和工作說明書所提供的依據。如果沒有工作說明書,就無法進行崗位評價,也就無法確定各個崗位的薪酬。因此從根本上說,工作說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據。缺少了工作指南,企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

工作指南的格式

第一部分 崗位規(guī)格說明

一、基本資料

崗位名稱:

崗位評價:

崗位編碼:

定員標準:

直接上級:

分析日期:

二、崗位職責

(一)概述

(二)工作職責

三、其他職責

四、監(jiān)督及廣為關系

(一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督

1.所受監(jiān)督:

2.所施監(jiān)督:

(二)與其他崗位關系

1.內部聯系:

2.外部聯系:

(三)本崗位職務晉升階梯圖

(四)本崗位橫向平移情況

五、工作內容及要求

六、崗位權限

七、勞動條件和環(huán)境

室內or室外?輕體力勞動or重體力勞動?腦力勞動?工作環(huán)境溫度、適度、噪音情況、有無粉塵、照明條件

八、工作時間

第二部分 員工規(guī)格要求

九、資歷

1.工作經驗

2.學歷要求

十、身體條件

十一、心理品質及能力要求

1.智力:

2.語言能力:

3.領導和管理能力:

4.判斷能力;做事能力

十二、所需知識和專業(yè)技能

(一)擔任本崗位職務應具備的專業(yè)知識和技能

(二)招聘本崗位員工應考核的內容

(三)上崗前應接受的培訓內容

(四)上崗后應繼續(xù)教育訓練的內容

十三、績效管理

從德、能、勤、績四個方面對員工進行考核,以領導評定為主,自我評定和同級評定為輔進行,其中領導評定占70%,同級評定占20%,自我評定占10%。

(一)本崗位工作考核的內容

(二)本崗位工作從時間角度考核要求

(三)考核結果的分析和反饋

由上級領導對考核結果進行核實及可靠性分析,以保證考核結果的真實性,并將考核結果與同期指標和工作要求相比較,及時將分析結果反饋給本人。

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