有關(guān)秘書工作的認(rèn)識(shí)
說起秘書，我們都覺得既熟悉又陌生。下面是小編為你整理的有關(guān)秘書工作的認(rèn)識(shí)，希望對(duì)你有用!
有關(guān)秘書工作的認(rèn)識(shí)
現(xiàn)代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計(jì)員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動(dòng)者經(jīng)過培訓(xùn)、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導(dǎo)人。那么，文秘人員應(yīng)該具備哪些能力，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表達(dá)能力
文秘人員種.種職能的實(shí)現(xiàn)，都離不開語言文字的表述，有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達(dá)能力是對(duì)文秘人員的特殊要求，而文字表達(dá)和口頭表達(dá)是表達(dá)能力的基本體現(xiàn)。文字表達(dá)能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報(bào)，大到年度工作總結(jié)、任期工作報(bào)告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識(shí)，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手?？陬^表達(dá)能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對(duì)上級(jí)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問題，提出建議;對(duì)下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào);對(duì)外開展公關(guān)，公務(wù)交往，社會(huì)應(yīng)酬。都對(duì)其口頭表達(dá)能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達(dá)要用精練的語言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡(jiǎn)而理周”。要了解交流對(duì)象的特征，準(zhǔn)確把握對(duì)方的意圖和要求，充分認(rèn)識(shí)語言表達(dá)的環(huán)境，研究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。
二.辦事能力
文秘人員每天都要面對(duì)大量的事務(wù)性工作，如文書事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)等，辦事成了文秘人員的一項(xiàng)基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項(xiàng)事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會(huì)議的組織，來賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過程，其實(shí)就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關(guān)系，長(zhǎng)于接人待物，善于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)及時(shí)準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對(duì)于突發(fā)事件，更要機(jī)敏應(yīng)對(duì)，能在堅(jiān)持正確原則的前提下，審時(shí)度勢(shì)，靈活機(jī)動(dòng)的處理。
三.協(xié)調(diào)能力
在現(xiàn)代社會(huì)中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會(huì)活動(dòng)。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對(duì)文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請(qǐng)求對(duì)某一問題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問題時(shí)應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對(duì)象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每一位服務(wù)對(duì)象，對(duì)他們的不滿要做好說服解釋工作，爭(zhēng)取他們的理解和支持，對(duì)他們不合理的要求和不正確的意見要進(jìn)行合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對(duì)象一個(gè)滿意。
四.合作能力
信息時(shí)代的社會(huì)分工越來越細(xì)，某項(xiàng)工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動(dòng)、大型會(huì)議，只有集中人員，團(tuán)結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團(tuán)結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強(qiáng)聯(lián)系，主動(dòng)交流信息，面對(duì)面商量解決問題;遇到難題，要主動(dòng)請(qǐng)教別人，主動(dòng)幫助別人，主動(dòng)想辦法解決;遇到共同辦理的事項(xiàng)，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭(zhēng)挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)互助的合作精神。
五.操作能力
隨著新技術(shù)革命對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠?jī)芍皇帧蓷l腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動(dòng)化浪潮對(duì)我國(guó)的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像機(jī)、照相機(jī)、文字處理機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對(duì)于書法、速記、編輯、校對(duì)、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運(yùn)用的本領(lǐng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。
新時(shí)期對(duì)文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的脈搏，才能成為日益競(jìng)爭(zhēng)的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場(chǎng)的大海中盡情暢游。
淺談對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)
一、秘書工作的定位秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的綜合輔助人員，負(fù)責(zé)溝通信息、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議、草擬文件、時(shí)間管理等主要職能。秘書既是管理人員，也是業(yè)務(wù)人員。秘書工作的主要目的是為領(lǐng)導(dǎo)者提供及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)者的決策依據(jù)更為充分、科學(xué)，并推動(dòng)決策有效地落實(shí)。
秘書工作，是秘書群體圍繞領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理過程中所開展的一系列輔助性和服務(wù)性的工作。
二、對(duì)秘書的要求
秘書工作的特殊性要求秘書一定要有過硬的文化素養(yǎng)和較高的工作能力。首先，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，應(yīng)該穩(wěn)重干練，堅(jiān)持正確的政治方向。一個(gè)秘書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能見風(fēng)使舵，左右搖擺，隨隨便便發(fā)表議論。《省委書記》一書中為我們展示了一位年輕秘書，郭立明，在一念之間的失誤，使他的前途毀于一旦，因?yàn)槭∥睍浰魏７鍘退o父母找到房子，所以他與宋海峰走的較近，后來宋海峰出事他也被牽連了。本來這位秘書也是很認(rèn)真負(fù)責(zé)的，他有一本很厚的工作日記，記錄貢開宸書記的每一點(diǎn)活動(dòng)。但就因?yàn)闆]有把持住自己，以貢開宸的名義替宋海峰傳話，違反了組織紀(jì)律，而受到了懲罰。
其次，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，要想領(lǐng)導(dǎo)所未想，時(shí)刻替領(lǐng)導(dǎo)著想，保持清醒的頭腦?！妒∥瘯洝分羞€有一位優(yōu)秀的秘書——焦來年。他不僅成熟穩(wěn)重，還把與貢開宸有關(guān)的事情都記得清清楚楚。比如有一次貢書記自己都忘記了“11·14”家庭聚會(huì)，但焦來年卻記得，并且為之做了準(zhǔn)備。還有一次貢書記在辦公室想事情，焦來年就一直等著，因?yàn)樗靼棕晻浀男乃迹A(yù)料到貢書記會(huì)有事要他去辦。
第三，作為一個(gè)秘書，要知道什么該說，什么不該說，要嚴(yán)格遵守保密性原則。由于秘書往往跟領(lǐng)導(dǎo)走得很近，不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策，而且還掌握著包括領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場(chǎng)合活動(dòng)時(shí)要注意內(nèi)外有別、把握分寸，對(duì)什么該說什么不該說，必須心中有數(shù)，不能為了嘩眾取寵、一時(shí)興起而口無遮攔。否則，不僅會(huì)泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導(dǎo)者的形象，于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘書的職務(wù)就因?yàn)樗麤]有堅(jiān)持原則，因?yàn)橐稽c(diǎn)小恩小惠就立場(chǎng)不堅(jiān)定了，所以他不能成為一名優(yōu)秀的秘書。因此作為一個(gè)秘書，要經(jīng)得住考驗(yàn)，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀與價(jià)值觀。
第四，作為一個(gè)秘書，要具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力。秘書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業(yè)敬群，以優(yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養(yǎng)創(chuàng)造良好的人際關(guān)系，從這個(gè)意義上說，秘書應(yīng)當(dāng)是一位出色的公關(guān)人員。特別是和領(lǐng)導(dǎo)的相處中，更應(yīng)該處理好自己和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，尊重而不奉承吹捧，主動(dòng)而不越位脫軌，服從而不盲從附和。
最后，作為一個(gè)秘書，要有一定的智謀，工作要積極，要有思想，能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。焦來年總是能夠給貢開宸一些好的建議，他很清楚地知道什么時(shí)候該說話，什么時(shí)候不該說話，他在“大山子”的問題上給貢開宸的幫助很大。因此，焦來年應(yīng)該稱得上是一位稱職的好秘書。
三、秘書工作的任務(wù)
秘書工作的任務(wù)主要分為三類：
第一類是日常程序化工作。接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話;收發(fā)與回復(fù)日常郵件;撰寫會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告;會(huì)談、會(huì)務(wù)安排;安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作;將信件及其他記錄歸檔;備份信件及其他文檔;接待訪客;采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。
第二類是領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。在日常工作中，有時(shí)遇到重大事件時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)過深思熟慮才能做決定，而這種決定往往是臨時(shí)性的，此時(shí)就需要秘書積極地響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)的決定落實(shí)下來。
第三類是智囊性的輔助工作。作為一個(gè)秘書，應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者。秘書人員應(yīng)具備輔助決策的意識(shí)，提高輔助決策的能力，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遇到比較困難的問題時(shí)，秘書應(yīng)迎難而上，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)者排憂解難。
總的來說，秘書其實(shí)是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，要做一位合格的秘書是需要付出巨大地努力的。因此，我們這批未來的秘書應(yīng)該勇敢的迎接挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)，為將來的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在當(dāng)今這個(gè)發(fā)展較快的時(shí)代，我們要想在社會(huì)上有立足之地，就一定要有足夠的能力，機(jī)會(huì)永遠(yuǎn)只會(huì)給有準(zhǔn)備的人。我們要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，就要不斷地學(xué)習(xí)，提高自身的能力。
秘書工作作用的認(rèn)識(shí)有哪些
工作描述：秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項(xiàng)：
秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力，可見秘書崗位的重要性。
知識(shí)要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學(xué)歷，有文書寫作、檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等基本知識(shí)，并有一定的外語基礎(chǔ)。技能要求：文字功底深厚，具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，在授權(quán)范圍內(nèi)有一定的預(yù)見能力和判斷能力。
經(jīng)驗(yàn)要求：具有一年以上相關(guān)職位的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細(xì)致、處事謹(jǐn)慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動(dòng)并持久，具備較強(qiáng)的心理承受力和保密意識(shí)。
職業(yè)現(xiàn)狀：秘書職業(yè)向來是職場(chǎng)上供需兩旺的人才需求熱點(diǎn)，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)的秘書從業(yè)人員達(dá)2300萬人。隨著社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示主動(dòng)性和判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。
風(fēng)險(xiǎn)與回報(bào)：秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關(guān)鍵。據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計(jì)，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的秘書有4.31%;月薪在8000以上的秘書只有2.02%。
發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部將秘書職業(yè)資格分為三個(gè)等級(jí)：初級(jí)秘書、秘書、高級(jí)秘書。要求秘書持證上崗。
轉(zhuǎn)型機(jī)會(huì)：根據(jù)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。
職業(yè)典范：每一個(gè)成功者的背后都有一個(gè)默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關(guān)注和提起，千尋萬覓，終于找到一個(gè)，她就是世界首富比爾?蓋茨的秘書——露寶，比爾?蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。
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