文秘基礎(chǔ)之通用公文格式與例文
文秘的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎(chǔ)指導(dǎo)，歡迎大家閱讀借鑒。
(一)含義、功用和性質(zhì)
“公告”是“適用于向國內(nèi)外宣布重大事項或者法定事項”的公文文體。
“通告”，是“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項”的公文文體。
本類兩種，被稱為發(fā)布性公文或知照性文告，中心是曉喻告語，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規(guī)定、要求發(fā)布出去，或者說是告知、關(guān)照到有關(guān)方面。由于告白的對象范圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。
(二)二者之分工
“公告”，發(fā)文機(jī)關(guān)級別更高(多為省、部以上機(jī)關(guān))，宣布的事件更重大;或告知的范圍更廣，有時包含國外;發(fā)布的方式一般不張貼，而足通過通訊社、電臺、報刊。
“通告”，使用機(jī)關(guān)范圍最大，各種機(jī)關(guān)單位都可發(fā)布;內(nèi)容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，而事項則更一般化;發(fā)布方式多種式樣，可張貼，也可在報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可省略日期，因報紙有日期。
(三)格式和寫法
1.標(biāo)題。一般由三部分組成：“公告”標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，有時只標(biāo)文種即可：標(biāo)題如無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款?！巴ǜ妗睒?biāo)題一般要標(biāo)出單位或事由。
2.正文。包括開頭的原由，講原因目的;主體的事項，即告白的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是結(jié)尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡捷地提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如“特此公告”等。
3.文尾。包括署名和日期。以機(jī)關(guān)名義發(fā)布，標(biāo)題如已有機(jī)關(guān)名，就不必署了。
由于告語面廣，撰寫時要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不口羅嗦，語言通俗不鄙俚，文風(fēng)嚴(yán)肅不做作。做到易讀易懂易知。
(四)例文簡析
例文1：
中華人民共和國全國人民代表大會公告
第三號
第七屆全國人民代表大會第一次會議于1988年4月3日選舉
現(xiàn)予公告。
中華人民共和國第七屆全國人民
代表大會第一次會議主席團(tuán)
1988年4月8日于北京
簡析：
例文l這則公告，只用一句話向全世界宣告，中華人民共和國全國人民代表大會這一最高權(quán)力機(jī)關(guān)于何時選出何人為共和國中央軍委主席?！艾F(xiàn)予公告”，以示鄭重。
例文2：
中華人民共和國國務(wù)院、中華人民共和國中央軍事委員會公告
(1996年1月28日)
根據(jù)中華人民共和國憲法賦予中國人民解放軍的使命和《中華人民共和國香港特別行政區(qū)基本法》關(guān)于中央人民政府負(fù)責(zé)管理香港特別行政區(qū)防務(wù)的規(guī)定，為維護(hù)國家的主權(quán)、統(tǒng)一和領(lǐng)土完整，保持香港特別行政區(qū)的繁榮和穩(wěn)定，中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)的部隊，經(jīng)過精心準(zhǔn)備，現(xiàn)已組建完成。駐香港部隊由中國人民解放軍陸軍、海軍和空軍部隊組成，隸屬中華人民共和國中央軍事委員會領(lǐng)導(dǎo)。這支部隊將于1997年7月1日零時正式進(jìn)駐香港。中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)負(fù)責(zé)防務(wù)的軍隊不干預(yù)香港特別行政區(qū)的地方事務(wù)。香港特別行政區(qū)政府在必要時，可向中央人民政府請求駐軍協(xié)助維持社會治安和救助災(zāi)害。駐軍人員除須遵守全國性的法律外，還須遵守香港特別行政區(qū)的法律。駐軍費用由中央人民政府負(fù)擔(dān)。
簡析：
這是事項較為復(fù)雜的一則公告，標(biāo)題標(biāo)出國務(wù)院、中央軍委，以示重要和份量。正文只一段，告白駐香港部隊諸問題。共七句，一句一個完整意思。第一句根據(jù)憲法和香港基本法(依據(jù))，為了什么(說明)“中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)的部隊”(使用全稱)已組建完成(決策何事)，是一導(dǎo)語性開頭。下面六句分別告白具體決策：組成與領(lǐng)導(dǎo)，何時進(jìn)駐，負(fù)責(zé)防務(wù)不干預(yù)地方事務(wù)的原則，必要時香港特別行政區(qū)政府可向中央人民政府請求駐軍維持治安和救災(zāi)，駐軍要遵守全國性法律外還須遵守特別行政區(qū)法律，軍費由中央政府開支。清楚周備，堂堂正正，表現(xiàn)出中央政府的闊大氣度和磊落政策，蘊含了駐軍將深得人心的風(fēng)度。
例文3：
中華人民共和國財政部公告
(第5號)
根據(jù)《中華人民共和國國庫券條例》，現(xiàn)就發(fā)行1995年第二期憑證式國庫券公告如下：
一、1995年第二期憑證式國庫券(以下簡稱“本期國庫券”)計劃發(fā)行60億元，期限3年，從11月21日開始發(fā)行，12月16日結(jié)束。
二、本期國庫券從購買之日起開始計息，到期一次還本付患，不計復(fù)利。持滿3年的，年利率為百分之十四，并實行保值貼補。
三、本期國庫券可以記名、可以掛失，不上市流通;發(fā)行期結(jié)束后，持券人可隨時到原購買網(wǎng)點提前兌取，利率分檔設(shè)定。
四、本期國庫券由中國工商銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、中國銀行、中國人民建設(shè)銀行、交通銀行和各地國債服務(wù)部承購后，面向社會銷售。居民個人和其它投資者可到上述機(jī)構(gòu)辦理購買事宜。
特此公告。
中華人民共和國財政部
1995年11月17日
(《北京日報》1995年11月18日)
例文4：
公告
根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于組建城市合作銀行的通知》和經(jīng)中國人民銀行總行批準(zhǔn)的《__市城市合作銀行組建方案》的要求，為了做好城市信用社股東向__市城市合作銀行入股的工作，現(xiàn)將有關(guān)事項公告如下：
凡__市各城市信用社的股東(合法人和自然人)自公告之日起十五日內(nèi)，持股金證明和身份證(或戶口簿)前往原入股的城市信用社，辦理向__市城市合作銀行入股或退股手續(xù)。逾期不辦理的，視為放棄入股的權(quán)利，其股金以活期存款形式存放在城市合作銀行。
__市城市合作銀行籌備領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室
地址：__市__區(qū)右安門內(nèi)大街65號113房間
電話：3520014—2113
(《北京日報》1995年12月1日)
簡析：
例文3是財政部發(fā)行國庫券的公告，公開于全社會發(fā)行，用公告。正文開頭一句說明依據(jù)何條例發(fā)行第幾期憑證式國庫券。主體用序碼列四條說明數(shù)量、期限、發(fā)行日期，利息，記名掛失等性質(zhì)、何處銷售等。最后特此公告作結(jié)論，然后是落款。
例文4是告白面廣而發(fā)的公告，標(biāo)題只用公告二字。開頭一段一句講根據(jù)何文件要求(依據(jù))、為了做好轉(zhuǎn)股工作(說明)將有關(guān)事項公告如下：第二段即為決策事項，在何時如何將信用社股金轉(zhuǎn)入信用銀行，逾期將如何處理。下款后寫明地址、電話，便于查詢。
例文5：
北京鐵路分局通告
目前，北京地區(qū)各站運能運量矛盾日趨突出，貨場能力飽和。一些物資單位的貨物到達(dá)后長期不領(lǐng)取，“以場代庫”，造成貨場堵塞，嚴(yán)重影響首都建設(shè)和人民生活物資的正常運輸。為保證貨場暢通、保證首都工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基本建設(shè)和人民生活物資進(jìn)得來、出得去，經(jīng)上級批準(zhǔn)，自元月十五日起，對到達(dá)__市范圍內(nèi)貨場的貨物到達(dá)卸后，自鐵路發(fā)出催領(lǐng)通知(包括黑板揭示)之次日起，免費保管兩天。對逾期未搬出者以累計遞增方法核收暫存費。
特此通告
(發(fā)布于一九八五年一月十二日《北京日報》)
簡析：
例文5標(biāo)題上只是何單位的“通告”，因一體周知，不寫上款。全文四句話三部分，三要素俱全。第一二句概括出“行文”緣由，第三句經(jīng)說明而提出措施，是主要內(nèi)容，第四句是對不遵守者的處理辦法。然后以“特此通告”結(jié)尾。寫得簡明清楚。因標(biāo)題上寫了單位所以無下款，因登在報上所以無日期，因為范圍在北京地區(qū)或到北京站卸貨單位，所以登在《北京日報》上。
例文6：
中華人民共和國公安部、郵電部關(guān)于保護(hù)通信光纜線路的通告
通信光纜是當(dāng)今世界通信容量大、傳輸距離長、抗干擾性能強(qiáng)的現(xiàn)代化通信傳輸設(shè)施，目前已成為我國通信網(wǎng)的重要組成部分。光纜是由玻璃纖維構(gòu)成，不含任何金屬成分，極易受到損壞，一旦損壞，阻斷通信，其危害后果非常嚴(yán)重。為確保通信光纜安全，根據(jù)國家有關(guān)法律和規(guī)定，特通告如下：
一、任何單位和個人不得損壞通信光纜，不得有危害通信光纜安全的行為;凡損壞通信光纜設(shè)施、阻斷通信的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)修復(fù)光纜設(shè)施的費用，賠償阻斷通信所造成的經(jīng)濟(jì)損失。對于危害后果嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的j依法追究刑事責(zé)任。
二、故意破壞和盜竊通信光纜或利用技術(shù)手段危害通信安全的，都是違法犯罪行為，情節(jié)輕微違反治安管理規(guī)定的，依照《中華人民共和國治安管理處罰條例》予以處罰;造成嚴(yán)重后果的，依法追究刑事責(zé)任。
三、凡有盜竊、破壞通信光纜行為的，必須立即向公安機(jī)關(guān)投案自首，爭取從寬處理。自通告發(fā)布之日起15日內(nèi)，凡主動投案自首的，可依法從輕、減輕或免予處罰;拒不自首或繼續(xù)進(jìn)行違法犯罪的，依法從重處罰。
四、保護(hù)通信光纜是全社會每一個公民的責(zé)任和義務(wù)。任何單位和個人，對于因施工等各種外力損壞通信光纜的行為，應(yīng)當(dāng)主動勸阻和制止;發(fā)現(xiàn)盜竊、破壞光纜的違法犯罪分子，應(yīng)當(dāng)主動向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)或郵電部門舉報。
五、對于保護(hù)通信光纜設(shè)施，阻止損壞事故，舉報犯罪分子，協(xié)助破案的單位和個人，給予表彰和獎勵;對于包庇、窩藏犯罪分子，打擊、報復(fù)舉報人的，由有關(guān)機(jī)關(guān)依法追究其法律責(zé)任。
本通告自發(fā)布之日起施行。
：1996年1月5日
簡析：
這份通告是公安部、郵電部聯(lián)合發(fā)出的，標(biāo)題特將內(nèi)容標(biāo)出。正文開頭說明為何要保護(hù)通信光纜線路，主體五條具體講保護(hù)的內(nèi)容措施。以從發(fā)布日施行為結(jié)語。下款寫明發(fā)布日期。
例文7：
__市新聞出版局通告
1993年第1號
《__市國內(nèi)新聞單位駐京記者站管理規(guī)定》，已于1993年12月17日經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)(京政發(fā)[1993]73號)，現(xiàn)予發(fā)布施行。
__市新聞出版局
1993年12月30日
(《北京日報》
1994年2月24日四版)
簡析：
這是一份發(fā)布通告，發(fā)文單位北京新聞出版局，將擬定的《__市國內(nèi)新聞單位駐京記者站管理規(guī)定》發(fā)布施行于全社會而作廣泛通告。內(nèi)容只一句，說此規(guī)定已于某年月日經(jīng)市政府批準(zhǔn)，現(xiàn)予發(fā)布施行。《規(guī)定》附于其后，便有了法定功能。
例文8：
__市房地產(chǎn)管理局通告
為有效地對本市住宅電梯的運行服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督管理，提高服務(wù)質(zhì)量，保證居民正常、安全乘梯，根據(jù)__市人民政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)居民高層住宅樓電梯管理，改善運行服務(wù)的通知》精神及__市市政管理委員會關(guān)于《__市住宅電梯使用管理規(guī)定》的要求。現(xiàn)決定對本市行政區(qū)域內(nèi)的住宅電梯進(jìn)行注冊登記?，F(xiàn)將有關(guān)事項通告如下：
一、登記范圍
各自管房單位、各房屋管理公司(物業(yè)管理公司)管理的住宅電梯。
二、登記地點
各管理單位到住宅電梯所在地的區(qū)(縣)房地局登記。
三、登記程序
(一)各房屋管理公司，在辦理電梯注冊登記時應(yīng)持市房地局的住宅電梯管理情況表及市勞動局的電梯建檔卡片。
(二)各自管房單位在辦理電梯登記手續(xù)時，應(yīng)持房屋產(chǎn)權(quán)證及市勞動局的電梯建檔卡片。
(三)未統(tǒng)一建檔的住宅電梯，其管理單位應(yīng)按市勞動局(1994.)第5號通知精神，先到市或區(qū)勞動局辦理電梯登記建檔手續(xù)。然后再到電梯所在房地局辦理電梯注冊登記手續(xù)。
(四)注冊登記證均由住宅電梯所在地的區(qū)(縣)房地局頒發(fā)。
四、登記時間
自即日起至1995年10月30日止。
(《北京日報》1995.9.14四版)
簡析：
本通告開頭就說明為何目的、據(jù)何文件決定對本市住宅電梯登記(說明、依據(jù)、決策)，具體事項分四條通告于下：登記范圍、登記地點、登記程序、登記時間。一目了然。
文秘基礎(chǔ)之通用公文格式與例文
上一篇：秘書出差實務(wù)案例分析
下一篇：學(xué)生會秘書部活動策劃
