秘書撥打電話注意事項(xiàng)
電話不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具，還在很大程度上體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。下面是小編為你整理的秘書撥打電話注意事項(xiàng)，希望對(duì)你有用!
撥打電話時(shí)須注意的問題
擇時(shí)通話。
通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時(shí)候撥打電話，這實(shí)際上是對(duì)通話對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況，是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。
撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間，換句話來講，就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話，除非萬(wàn)不得已。嚴(yán)格地講，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬(wàn)一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了!”否則的話對(duì)方很可能會(huì)厭煩。
再者，就餐時(shí)別打電話?，F(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會(huì)里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話，尤其是像美國(guó)等距離較遠(yuǎn)的國(guó)家，還要考慮到時(shí)差的問題。當(dāng)然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，雖然也要注意把握分寸。
撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場(chǎng)合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外，除非工作之需，一般是不應(yīng)在公眾場(chǎng)所撥打電話的，秘書人員更應(yīng)注意這一問題，切不可不管有無(wú)必要，總是旁若無(wú)人地大聲吆喝，令他人厭煩。
簡(jiǎn)短通話。
電話打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長(zhǎng)時(shí)間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng)，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然，這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話3分鐘，而是指要長(zhǎng)話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時(shí)間觀念。
通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話對(duì)方有幾個(gè)電話號(hào)碼，第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。
禮貌掛機(jī)。
結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先，要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長(zhǎng)，那我們這次就說好了，請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。如果沒有記錯(cuò)的話，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過來?！边@就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對(duì)方記錯(cuò)了，或者忘記了，同時(shí)也說明秘書人員訓(xùn)練有素，不說廢話。
其次，要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對(duì)方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對(duì)秘書人員來說，應(yīng)該由上級(jí)先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時(shí)一般就是誰(shuí)先撥打誰(shuí)先掛斷。
接聽電話時(shí)須注意的問題
鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時(shí)接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會(huì)掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福骸氨?讓您久等了。”
要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對(duì)于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問對(duì)方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬(wàn)不可先盤問對(duì)方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對(duì)方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報(bào)家門”，自我介紹身份，其好處就是萬(wàn)一對(duì)方撥錯(cuò)了，不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。
正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽到對(duì)方撥錯(cuò)的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾柡茫f明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號(hào)碼重復(fù)一下，讓對(duì)方驗(yàn)證。
在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對(duì)方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋，并請(qǐng)對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間，我們撥打過去。萬(wàn)一沒有一點(diǎn)先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時(shí)候第一句話就要道歉，并告知對(duì)方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對(duì)他人的尊重。如欲同對(duì)方另約其他時(shí)間通話，應(yīng)該說好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>
秘書禮儀禁忌
直呼老板名字
直呼老板中文或英文名字的人，有時(shí)是跟老板情誼特殊的資深主管，有時(shí)是認(rèn)識(shí)很久的老友。除非老板自己說：「別拘束，你可以叫我某某某」，否則下屬應(yīng)該以「尊稱」稱呼老板，例如：「郭副總」、「李董事長(zhǎng)」等等。
以「高分貝」講私人電話
在公司講私人電話已經(jīng)很不應(yīng)該，要是還肆無(wú)忌憚高談闊論，更會(huì)讓老板抓狂，也影響同事工作。
開會(huì)不關(guān)手機(jī)
「開會(huì)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)為震動(dòng)」是基本的職場(chǎng)禮儀。當(dāng)臺(tái)上有人做簡(jiǎn)報(bào)或布達(dá)事情，底下手機(jī)鈴聲響起，會(huì)議必定會(huì)受到干擾，不但對(duì)臺(tái)上的人，對(duì)其他參與會(huì)議的人也不尊重。
讓老板提重物
跟老板出門洽商時(shí)，提物等動(dòng)作你要盡量代勞，讓老板也跟你一起提一半的東西，是很不禮貌的。另外，男同事跟女同事一起出門，男士們?nèi)裟鼙憩F(xiàn)紳士風(fēng)范，幫女士提提東西，開關(guān)車門，這項(xiàng)貼心的舉手之勞，將會(huì)為你贏得更多人緣。
稱呼自己為「某先生/某小姐」
打電話找某人的時(shí)候，留言時(shí)千萬(wàn)別說：「請(qǐng)告訴他，我是某先生/某小姐。」正確說法應(yīng)該先講自己的姓名，再留下職稱，比如：「你好，敝姓王，是OO公司的營(yíng)銷主任，請(qǐng)某某聽到留言，回我電話好嗎?我的電話號(hào)碼是_______，謝謝你的轉(zhuǎn)答?！?/p>
對(duì)「自己人」才注意禮貌
中國(guó)人往往「對(duì)自己人才有禮貌」，比如一群人走進(jìn)大樓，有人只幫自己的朋友開門，卻不管后面的人還要進(jìn)去，就把門關(guān)上，這是相當(dāng)不禮貌的。
遲到早退或太早到
不管上班或開會(huì)，請(qǐng)不要遲到、早退。若有事需要遲到早退，一定要前一天或更早就提出，不能臨時(shí)才說。此外，太早到也是不禮貌的，因?yàn)橹魅丝赡苓€沒準(zhǔn)備好，或還有別的賓客，此舉會(huì)造成對(duì)方的困擾。萬(wàn)不得已太早到，不妨先打個(gè)電話給主人，問是否能將約會(huì)時(shí)間提早?不然先在外面晃一下，等時(shí)間到了再進(jìn)去。
談完事情不送客
職場(chǎng)中送客到公司門口卻是最基本的禮貌。若很熟的朋友知道你忙，也要起身送到辦公室門口，或者請(qǐng)秘書或同事幫忙送客，一般客人則要送到電梯口，幫他按電梯，目送客人進(jìn)了電梯，門完全關(guān)上，再轉(zhuǎn)身離開。若是重要客人，更應(yīng)該幫忙叫出租車，幫客人開車門，關(guān)好車門，目送對(duì)方離開再走。
看高不看低，只跟老板打招呼
只跟老板等「居高位者」打招呼，太過現(xiàn)實(shí)啰!別忘了也要跟老板主管身邊的秘書或小朋友打招呼。
老板請(qǐng)客，專挑昂貴的餐點(diǎn)
別人請(qǐng)客，專挑貴的餐點(diǎn)是非常失禮的。價(jià)位最好在主人選擇的餐飲價(jià)位上下。若主人請(qǐng)你先選，選擇中等價(jià)位就夠了，千萬(wàn)別把人家的好意當(dāng)驢肝肺。
不喝別人倒的水
主人倒水給你喝，一滴不沾可是不禮貌的舉動(dòng)喔!再怎么不渴或討厭該飲料，也要舉杯輕啜一口再放下。若是主人親自泡的茶或煮的咖啡，千萬(wàn)別忘了贊美兩句。
想穿什么就穿什么
「隨性而為」的穿著或許讓你看起來青春有特色，不過，上班就要有上班樣，穿著專業(yè)的上班服飾，有助提升工作形象，也是對(duì)工作的基本尊重。