秘書接待客人計(jì)劃
辦公室秘書或總經(jīng)理秘書應(yīng)該如何制定接待客人的工作計(jì)劃?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書接待客人計(jì)劃的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
秘書接待工作計(jì)劃
(一)接待規(guī)格及接待計(jì)劃的主要內(nèi)容
1.接待規(guī)格劃分
接待規(guī)格有3種：(1)高規(guī)格接待;(2)對等接待;(3)低規(guī)格接待。
2.影響接待規(guī)格的因素
影響接待規(guī)格的因素有：(1)對方與我方的關(guān)系;(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格;(3)對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。
3.接待計(jì)劃的主要內(nèi)容
接待計(jì)劃的內(nèi)容有4項(xiàng)：(1)確定接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費(fèi)運(yùn)算;(4)工作人員。
(二)制定接待工作計(jì)劃的程序
制定接待計(jì)劃的程序是：了解背景資料→草擬接待計(jì)劃→與本單位相關(guān)部門溝通情況→與來訪者溝通情況→報(bào)請上司申批。
(三)制定接待工作計(jì)劃的注意事項(xiàng)
(1)如果本單位有接待方面的規(guī)章制度，秘書應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。(2)要注意了解來賓的飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱。(3)在接待過程中，要特別做好工作。
秘書接待客人注意事項(xiàng)
不浪費(fèi)客人的時(shí)間
如果是接待有預(yù)約的客人，事情就比較簡單，把他帶到預(yù)先定好的會議室，及時(shí)通知預(yù)約的部門就行了。如果客人沒有事先預(yù)約，那么，就要詳細(xì)地問明客人有什么事，要找誰，馬上與有關(guān)部門聯(lián)系?，F(xiàn)在經(jīng)常有這種現(xiàn)象，秘書在沒有弄清客人到底找準(zhǔn)合適之前，就把他帶到市場部;到市場部后，市場部的人說客人的事是銷售部負(fù)責(zé)，當(dāng)他們來到銷售部時(shí)，人家又說這方面的工作已移交給企管部……這種來回往返，讓客人感到十分難堪，這實(shí)際上是對他的不尊重。因此，在這種沒有把握的情況下，最好是請客人稍等一會，先用電話與有關(guān)部門聯(lián)系一下：“……天地公司的李強(qiáng)先生有件關(guān)于廣告的事，是不是請你們接待一下?”這樣就可以少碰許多軟釘子，客人也會感到你的熱情。
客人較多的時(shí)候
在客人較多的時(shí)候，秘書要堅(jiān)持先來后到的接待原則，有些客人雖然是初次來訪，但說不定他就是總經(jīng)理幾十年沒見面的老同學(xué)。如果秘書在接待客人時(shí)不堅(jiān)持先來后到的接待的原則，熟人優(yōu)先，讓客人明顯感到薄此厚彼，那心里肯定不痛快。因此，即使是總經(jīng)理的座上客，也得按先后順序接待。其實(shí)，只要你對他們點(diǎn)點(diǎn)頭，表示一下歉意：“實(shí)在對不起，請您稍等一下?！彼麄兇蠖喽紩斫?。
現(xiàn)在有許多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門推銷，這多少會影響一些前臺的接待工作。即使如此，秘書也不能表現(xiàn)出一副不耐煩的樣子，擺出一副高高在上的架勢。你無形的優(yōu)越感會讓他們產(chǎn)生自卑感，甚至產(chǎn)生怨氣。當(dāng)他們推銷的時(shí)候，你只要婉言謝絕，他們一般不會胡攪蠻纏。
有時(shí)候會出現(xiàn)這樣的情況，穿快遞服裝的客人并不是快遞公司的，而是公司某位老總的親戚，或其他重要單位的客人，如果前臺秘書以衣帽取人，那到時(shí)候局面可能就無法收拾。
另外，接待客人不只是值班秘書一個(gè)人的事。客人是公司的客人，但現(xiàn)在有些人在走廊上碰到客人，卻視而不見。在一些秘書看來，這只是一件小事，但在客人看來，這是做秘書的缺乏教養(yǎng)的表現(xiàn)，是公司管理不嚴(yán)的表現(xiàn)。不是你值班，不一定要專門停下來打招呼，但是，點(diǎn)個(gè)頭、問聲好的禮貌還是要有的。
如何應(yīng)付各種突然出現(xiàn)的場面
如果事前已經(jīng)約好，那么，上司的客人到了之后，一般都要將客人帶到上司的辦公室去，除非上司有急事要辦臨時(shí)出去了。不過，如果上司確實(shí)不在的話，那么，與其讓客人在上司的辦公室干等，還不如自己先與客人聊聊。
上司突然不在客人按照約好的時(shí)間來訪，可是上司因?yàn)閯e的急事要辦突然出去了。在這時(shí)，秘書應(yīng)向客人說明情況，請求諒解，并征求他的意見：“請?jiān)俚纫粫汉脝?”“等經(jīng)理回來之后，我再跟您聯(lián)系行嗎?”或者根據(jù)具體情況，把他介紹給有關(guān)部門：“讓市場部的張經(jīng)理跟您談?wù)劊慈绾?”總之，不管客人是否愿意等到上司回來再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。
不速之客如果是出門辦事，事先就應(yīng)該與對方約好，這是現(xiàn)代社交中的一般規(guī)矩。但是，秘書對于那些不速之客，決不能因?yàn)闆]有預(yù)約而怠慢他們。首先要弄清來客的姓名、所在的公司、有什么事情。如來客人點(diǎn)名要與某某會談，就應(yīng)當(dāng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是，在聯(lián)系好之前，不應(yīng)給客人以肯定的答復(fù)，因?yàn)楫?dāng)事人有可能不在，也有可能不愿見這位客人。如果是不愿意見，你就要這樣答復(fù)客人：“實(shí)在對不起，某某現(xiàn)在不在家……”這樣不致于給客人留下一個(gè)沒有誠意的印象。
有時(shí)，上司會給秘書來個(gè)電話或者寫張紙條來，說今天某某客人要來，自己不想見他。然而客人到后，秘書總不能以上司不想見他為理由而不給予安排會見。所以，秘書在這時(shí)頭腦要靈活一點(diǎn)，比如可以這樣委婉地拒絕對方：“實(shí)在對不起，孫總準(zhǔn)備明天下午出差，今天確實(shí)抽不出時(shí)間?！边@樣客人就能給予諒解。不過，在這之前，秘書有一點(diǎn)要弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人還是實(shí)在抽不出時(shí)間，如果是當(dāng)天抽不出時(shí)間，那么，就有一個(gè)改期的問題。
現(xiàn)在秘書不時(shí)要接待一些不請自來的客人。這些并不受人歡迎的客人之中，大多是上門推銷;有的干脆就是無理取鬧。不管是哪一種人，秘書在接待時(shí)都要待之以禮，顯示出自己的涵養(yǎng)和風(fēng)度。首先把來各領(lǐng)到接待室，立即讓有關(guān)部門出面接待，并借送茶的機(jī)會，摸清對方來訪的意圖，及時(shí)向上司匯報(bào)、請示。當(dāng)然這些不能做得太顯眼了。比如，可以裝作接電話的樣子，把請示的內(nèi)容寫在紙條上遞給上司，或者干脆裝做很忙的樣子，總之要讓這種客人知道自己絲毫沒有怠慢他的意思，這樣讓他們盡可能少惹點(diǎn)麻煩。
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