關(guān)于怎么做秘書最新
今天與在座的秘書座談，聽取大家對秘書工作和公司秘書體系建設(shè)的意見，剛才聽大家提了不少問題，我談一談我的看法。
第一，秘書一定要有基本功，必須具備做一個文員的條件。
若一個秘書連文員都做不好，根本就不是一個好秘書。因此，秘書領(lǐng)域范圍內(nèi)的事情，如打字、復(fù)印、操作計算機以及其他一系列工作，都要非常熟悉、熟練，而且我認(rèn)為這是今后秘書待遇調(diào)整需要考核的一個最基本的要點。秘書必須能承擔(dān)文員所能做的一切工作，但是不同的崗位、不同的級別和不同層次，對秘書的要求都不相同，這就需要各級部門自己制定秘書體系的具體要求。每個秘書都要努力達(dá)到這個目標(biāo)和要求。
第二，秘書是經(jīng)理的助手，是管理者的助手
。這個助手的含義怎么理解，這里面就有一個善解人意的問題。剛才你們說收集信息情報、提供技術(shù)資料等等想法并不壞，但主要還應(yīng)該體現(xiàn)在善解人意上。每一個部門、每一個科、甚至每一個課題，在往前推動的過程中哪些事情要發(fā)生，有哪些問題要注意，或者哪些方面能夠減低他們的工作量，保證他們把全部精力用在主攻方向上，那么我們就應(yīng)該把這些工作接下來，由我們來承擔(dān)。如果覺得擔(dān)子太重了，可以再加一個秘書處;再重了，再加一個秘書。如此往復(fù)下去，不就有了秘書科、秘書處了嘛?？偟膩碚f，作為秘書就是要下定決心，不顧一切地去分擔(dān)管理者的壓力。這個分擔(dān)管理都的壓力，不是說替他決策，出主意，而是要減輕他的大量事務(wù)性的重復(fù)性的勞動，保證他們在主攻方向上投入很大力量，這是我認(rèn)為助手的作用。
助手也有高底之分，也有級別這分，大家不要總是爭取管理的作用，而忽略了服務(wù)的功能。秘書工作中可能有90%都是處理簡單事務(wù)，可能有10%是助手性工作，因此秘書的服務(wù)功能是非常強烈的。這種強烈就表現(xiàn)在所有別人不做的事，都應(yīng)該由你來做。當(dāng)然你可以通過分流的方式，比如打字員又快又好，你可以交給打字員去做，你做一些組織性工作。為什么聘秘書呢?就是讓經(jīng)理們、研究開發(fā)人員、市場營銷人員專心從事那些別人做不了，只有他們自己能做的事情，這樣的話，秘書就真正地起到了大大解放管理干部、研究人員的職能工作。我們不是為了解放面解放，而是為了服務(wù)。為什么要服務(wù)，就是要提高總體效益?！啊敝?，童第周要洗試管，我認(rèn)為洗試管沒有必要讓一個在科學(xué)家來做，他不做這件事，會我做一些別的事，為國家多做一些貢獻(xiàn)。我們就是為了降低整個企業(yè)的總體成本，才建立秘書服務(wù)隊伍的。如果我們不想降低成本，那么我們讓研究開發(fā)人員、高級管理人員自己拖地板、裝訂文件，無疑減慢了他們的工作速度，降低了工作效率。這就是我們所說的服務(wù)的概念，歸根到底就是解放生產(chǎn)力。
我曾經(jīng)在市場部講過，辦事處的行政秘書就是管家婆，把這個家亂七八糟的的事情管理起來，主任就可以省心了，減輕了管理者的壓力。這些往往都是例行管理的事情。對于例外管理，還是應(yīng)該讓經(jīng)理們?nèi)ゲ僮?，而不是你們越俎代皰。至于什么是例行管理，什么是例外管理，去看基本法，都寫得很明確。
現(xiàn)在我們的秘書隊伍是不是能完全擔(dān)負(fù)起這樣的責(zé)任呢?我覺得可能還有很大差距。因為我認(rèn)為秘書隊伍應(yīng)在考核管理上重新定位，適當(dāng)調(diào)換。若辦事處正在聘文員，是不是可以適當(dāng)考核辦事處行政秘書能不能擔(dān)負(fù)起行政秘書的責(zé)任，如果按標(biāo)準(zhǔn)擔(dān)負(fù)不起來，那么她就做文員，再招一個秘書來管她。新員工管老員工，老員工可能不服氣，不服氣是短暫的，時間長了，也得服氣。合理調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，合理調(diào)整組織層次。如果說我資格很老，怎么辦?那就努力學(xué)習(xí)，只有努力學(xué)習(xí)這一條道路。將來市場部考核上崗這種行為會越來越普及，包括秘書系統(tǒng)內(nèi)部也要實行。一個非常好的秘書，一考試連打字都不合格，就不可能是一個好秘書，肯定得扣分。
第三，秘書地位問題。
你們問秘書地位究竟有多高，這個問題限難說清楚。我舉一個例子給你們聽，美國軍隊里有一種士官，不叫軍官，是士兵的士，叫士官。他們有時候連準(zhǔn)將都可以管，但他們甚至連準(zhǔn)尉都不是。這是美國軍旅制度確定的，士官沒有軍官資格，可他們在總參謀部做一些非常具體的工作。所以，秘書的權(quán)力、職責(zé)大小是與她本人所處的部門、崗位密不可分的，秘書的地位、崗位也是有一定區(qū)別的。說到底秘書定位就是一個服務(wù)性的定位，但不能簡單理解為端茶倒水、打字復(fù)印，不同地位的秘書其服務(wù)的意義也不同。像我們公司這么龐大的秘書隊伍，發(fā)達(dá)國家是養(yǎng)不起的，因為成本太高。美國的公司一般是提供好的工具，要求科技人員自己做文件，下班之前務(wù)必做完。這一系列管理制度目的就是為了降低成本。華為公司處于中國特色的情況下，所以養(yǎng)得起，有這么一大群秘書。
而且，任何一個公司對女性都有不同程度的歧視，華為公司從不歧視女員工。我們女性員工總?cè)藬?shù)占公司總?cè)藬?shù)的25%左右，這個比例是相當(dāng)高的。我們在安排安全退休金以及其他方面，都是體現(xiàn)男女平等的。很多公司不愿意聘用女員工，是因為女員工效率低，做事達(dá)不到目標(biāo)，而且女員工有一個大缺點，就是愛傳小話，嘮叨小話，破壞團(tuán)結(jié)。本來我們錄用女員工的目的是為了給管理群增加一種潤滑劑。男性員工的最特點是剛性，互相一碰撞容易出火花。中間隔著一層彈性海綿，就不會撞出火花了。若女同志傳小話，反而去點火了。既然如此，那我們就有必要調(diào)整某些部門女員工的比例，向其他部門輸送、消化一部分。華為公司聘用員工的男女比例是遵循客觀規(guī)律的，不是人為可以改變的，我們?nèi)ゴ髮W(xué)招聘科技、技術(shù)人員時是沒有性別區(qū)別的。
你們感到學(xué)技術(shù)的女性與男性不平等，男性可以上前線去裝機，而女性大多做秘書。我認(rèn)為我們公司是一律平等的，如果你們有這方面的要求，條件也符合，要求換崗位，我們是可以支持的。我們選用秘書時，基本上是不考慮專業(yè)的，有專業(yè)選擇的是個別部門，絕大多數(shù)部門是沒有專業(yè)限制的，只考慮潛在發(fā)展力量，什么專業(yè)都可以進(jìn)來，我在俄羅斯談話時說得很清楚，我們所吸收的一大批俄羅斯博士、碩士、大學(xué)生、男性一定要專業(yè)對口，女性只要受過本科訓(xùn)練就可以。你們感到與男性不平等，可以勇敢上前線。不過我認(rèn)為裝機前線生活環(huán)境、條件比較艱苦，女生不太適合，如果你們一定要去，希望你們的長官也要照顧一下，別放到連汽車都沒有的地方，你們單獨走一大截山路怎么辦呢?我還不放心呢。華為公司人才流動是一種很正常的現(xiàn)象，所有應(yīng)聘的機會你們都可以去挑戰(zhàn)。
努力是個人爭取機會、創(chuàng)造機會，發(fā)展自己的唯一道路，而不是等到人家對你有個什么說法，我想也不會有。國際歌里有句口號：從來就沒有什么神仙皇帝，從來就沒有救世主，全靠我們自己。我們的女員工一定要注意，提升你們的不是經(jīng)理，也不是男員工，而是你們自己，中有你們創(chuàng)造你們自己的歷史，創(chuàng)造自己的前途和機遇。這些問題，要在工作中慢慢去體會，克服自身缺點，表現(xiàn)自己的優(yōu)點，發(fā)揮強項，使得自己適合時代潮流。華為公司大發(fā)展的滾滾洪流，是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移的。干部使用中任人唯親的現(xiàn)象也不會更多發(fā)生，將會為大家提供越來越多的機會，這些機會也靠你們自己去創(chuàng)造，我想是可以創(chuàng)造出來的。在展露自己才華時，不是靠你說，是要看別人對你的承認(rèn)。因此不要認(rèn)為你們不安心工作，我們就會對你們有看法。我們公司的人才政策一貫講得是“愛一行，干一行;干一行，專一行”，沒有強迫大家去干一行就一定要去愛一行。秘書如果不團(tuán)結(jié)起來，不大聲吶喊，就永遠(yuǎn)改變不了自己的命運。你們可以多寫文章，可以發(fā)表，可以上報，提出建設(shè)性意見，我們是會參考的。大家都可以發(fā)揮積極性，每個人都可以談?wù)J識，討論怎么樣做個好秘書，秘書不是有好幾項功能嗎，可以重點講講服務(wù)功能。
第四，就是秘書管理系統(tǒng)，包括培訓(xùn)、考核、和定位等問題。
這方面華為公司還沒有搞好。過去，公司處于解決溫飽狀態(tài)，重點一是抓產(chǎn)品開發(fā)，二是抓市場拓展，現(xiàn)在對研究開發(fā)人員和市場拓展人員都有了較好的評價，但是對整個后方，所有的管理體系，包括生產(chǎn)管理體系等等都沒有明確定位。我前幾天在生產(chǎn)部門講過，今天的生產(chǎn)已與昨天不可同日而語，這么復(fù)雜的體系，管理的難度與深度都是很大的。所以我認(rèn)為隨著公司的發(fā)展，要開始狠抓管理。今天跟大家談話，目的就是要在今年在秘書體系建設(shè)的問題上作出努力，使得秘書體系能夠比較科學(xué)化、合理化。當(dāng)然，實現(xiàn)在這個目標(biāo)也可能需要更長的時間，但是我們會努力往這個方向去努力。
關(guān)于秘書的培訓(xùn)。我認(rèn)為不一定要依賴于公司，每個人時時處處做每一件事，與任何人打交道，都是一個自我培訓(xùn)的過程，這講究一個悟性。你悟性好，就可以得其精華，就可以成仙。沒有這個悟性，機會總是會從你身邊錯過。每個人都要加強自我培訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上上升到公司的體系，那就是寫出你的論文來。人人都可以寫自己的崗位，也可以寫別人，我建議最好寫本人的崗位，因為只有自己對自懷的崗位認(rèn)識較深刻，這樣可以給我們提供參考意見。培訓(xùn)也可以共享，各部門組織后，發(fā)個NOTES，大家一起來聽。深大也有很多秘書專業(yè)，可以邀請教授來講課或者自己去聽。你想提高待遇，你就得多學(xué)習(xí)，提高自我是必不可少的。如果不提高，就可能淘汰。
第五，談到憂患意識，我認(rèn)為不同層次人考慮的東西不盡相同。
就比如960萬平方公里裝在國家領(lǐng)導(dǎo)人肚子里就不沉，可是裝在我們肚子里就很沉。所以說我們每個人最大的憂患意識就是如何做好本職工作。比如中試部一年改了一根線，使產(chǎn)品穩(wěn)定，降低成本，多么偉大。憂患每時每刻就在我們身邊，并不一定要提高到很高層次，產(chǎn)品質(zhì)量不高，返修率不低就是我們的憂患意識。不同崗位、不同層次的人工作內(nèi)容不同，需要了解的也不一樣，總之，精力應(yīng)該放在搞好工作中去，空抱著那些虛無飄渺的所謂的遠(yuǎn)大理想是錯誤的，做好本職工作最重要，這也是華為文化之一。華為公司不管社會上怎么攻擊我們，我們從不解釋，因為我們沒有功夫，我們的重心是建設(shè)自己。
第六，我認(rèn)為秘書是可以發(fā)展、走向經(jīng)理崗位的。
世界上很多的秘書后來都能夠做到很高的職位，秘書地位也并不低，秘書也可以拿高工資，秘書也不必一直做秘書，這是正常的。因為秘書了解的綜合面廣，有相當(dāng)大的適應(yīng)能力，當(dāng)她在某一點問題上看破紅塵時，她站起來說話甚至比專業(yè)人員還要歷害。所以我們動員一批優(yōu)秀秘書到前線去，到辦事處去，增加對市場的了解，經(jīng)受市場考驗，加強市場意識，這有利于將來的發(fā)展。公司今年要重點建立干部隊伍體系，準(zhǔn)備成立干部部，目前雖然還沒有完整的架子，但都開始在組建了。今年要建立一個科學(xué)的考評管理體系，還有就是建立秘書服務(wù)體系。我們現(xiàn)在下定決心做這件事，當(dāng)體系建立起來以后，就會給你們提供機會。我們也不是先知先覺，不可能想好了一個秘書體系怎么辦，然后你再上來干，我們只能共建秘書體系。
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