文秘須知的基礎(chǔ)知識(shí)
秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。下面小編為大家收集整理了“文秘須知的基礎(chǔ)知識(shí)”，歡迎閱讀與借鑒！
文秘須知
(一)、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì):健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì):要時(shí)刻保持良好的心態(tài),心理狀態(tài)要正常,不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人,一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人,一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì):這是更高的一項(xiàng)要求,作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員,在一個(gè)國際知名的機(jī)構(gòu)里工作,應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神,此外,還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會(huì)里,人們的工作生活的節(jié)奏加快,社會(huì)的變化日新月異,外邊的世界很精彩,幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生,且不說每天的國內(nèi)外形勢(shì),就在我們身邊,就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事,今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天,你的哥們當(dāng)了大官,前天,你的一個(gè)熟人因腐敗問題露餡,進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨,但不要受各種情況的影響,不能看人家發(fā)財(cái)了,就想到,做人就得膽大;而一看到出問題的,馬上又一轉(zhuǎn)念,做人還是謹(jǐn)慎為好!
(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、 理論知識(shí):必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性,一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí),包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息,關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn):要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn),盡量避免走彎路,要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
3、 辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會(huì),還是處理日常事務(wù),都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)
(三)、文化素質(zhì)
1、 社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求,而懂得一點(diǎn)文史哲,具備一定的文化素養(yǎng),也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對(duì)工作有所裨益。相傳,在清朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低,寫詩做對(duì)皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來試王的文化,上聯(lián)曰:江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之:塞北一天一地一圣人。 語出驚人,頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問到,先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到:天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此,一句對(duì)聯(lián),一首詩完成了招考工作。
2、 自然科學(xué):仲裁、調(diào)解案件五花八門,常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí),如機(jī)械設(shè)備,建筑工程,醫(yī)藥化學(xué)等。一方面,我們平時(shí)要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、 外語:我們辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人,對(duì)外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經(jīng)常運(yùn)用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。
(四)此外
學(xué)會(huì)一些有益的技能,如電腦、開車,琴棋書畫等,也是很有好處的。
俗話說,“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng),掌握了某種技能,總會(huì)有你顯山露水那一天,同樣,假如你在那一方面尚存缺陷,則一定會(huì)有你無地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務(wù)正業(yè)”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)
工作原則:在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法:為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳,劃船,架橋等,關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。 工作藝術(shù):通過運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù),同時(shí)給人以美的感覺和享受。
作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書人員或管理人員,我們應(yīng)該學(xué)會(huì):堅(jiān)持工作原則,運(yùn)用工作方法,講究工作藝術(shù)。為此,我們要做到以下幾點(diǎn):
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系:包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間,同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系,與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。
在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí),要作到尊重領(lǐng)導(dǎo),維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如,有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng),凡是愛有個(gè)前因后果,對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí),擺觀點(diǎn),有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山,對(duì)此就要言簡(jiǎn)意賅,直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn),目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下,要敢于提出自己的觀點(diǎn),要有維護(hù)真理的精神。那種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會(huì)使別人懷疑你的人格、人品,領(lǐng)導(dǎo)也不一定會(huì)欣賞這種人。
對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng),也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。
秘書工作的任務(wù)
秘書工作的任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:
1.調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行,秘書應(yīng)該通過訪問、開會(huì)、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全面的信息,及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。
2.文書工作
文書工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行,很多時(shí)候秘書還要進(jìn)行文件、報(bào)告的起草,所以秘書對(duì)文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時(shí)分類歸檔。
3.會(huì)議籌辦
秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會(huì)議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同的籌辦要求。
4.來賓接待
秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個(gè)單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案的采集、整理、保管和提取。
6.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對(duì)于各種信函、來訪或投訴要認(rèn)真地對(duì)待,在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當(dāng)?shù)奶幚?對(duì)自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)的問題,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
7.日常事務(wù)工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書來處理。
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