關(guān)于秘書禮儀論文
禮儀與秘書人員輔助決策，協(xié)調(diào)關(guān)系，自身提高都有密不的關(guān)系，下面小編給大家介紹關(guān)于秘書禮儀論文的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
秘書禮儀論文
秘書人員作為領(lǐng)導的輔助者,必須完成各種有助于領(lǐng)導管理,決策的工作與事務(wù),這種工作特性決定了秘書 工作是一個外向性的崗位,秘書人員必須在各社會組織的公務(wù)行為中廣泛地接觸各色人等,處理各種關(guān)系,安排 各種活動,這些行為都含有禮儀的內(nèi)容或直接就是一項禮儀活動,如迎送客人,宴請等等.因此,作為領(lǐng)導的浦助 者,秘書與其他職能人員不同,他必須代領(lǐng)導處理各種交往接待事宜,禮儀內(nèi)容貫穿于秘書工作的全過程,它在秘 書的全部工作活動中具有重要意義并與秘書人員的其他工作結(jié)成了特殊的關(guān)系)。
秘書禮儀工作的意義 :
(一)禮儀是秘書工作與生俱來的職能之一 從秘書_L作產(chǎn)生那天起,禮儀,便是秘書工作的重要職能,隨著社會歷史發(fā)展,禮儀的內(nèi)容和方式有了巨大 的變化,秘書人員禮儀素質(zhì)和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應(yīng)變化,但無論這種變化多么廣泛,多么深刻,禮 儀工作從未離秘書工作而去. 秘書工作起源于奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的秘書人員.史官執(zhí)掌的工作內(nèi)容極其寬泛,其 中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮—這是典型的禮儀內(nèi)容.到了戰(zhàn)國時期,《周禮》詳備地記載了周朝 史官的職務(wù)和分工,這使我們了解到史官的工作內(nèi)容與禮有千絲萬縷的聯(lián)系.從今天看去,將史官定為秘 書人員一或從事秘書性質(zhì)工作的輔助人員是較合適的,而禮儀則是秘書工作的當然內(nèi)容. 為了更好地輔助領(lǐng)導決策并處理事務(wù),秘書承擔了與自然與社會各種關(guān)系打交道的任務(wù),這個任務(wù)中的一切 安排打點是禮儀工作的主要內(nèi)容.禮的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開.秘書以執(zhí)掌祭祀 來為領(lǐng)導權(quán)威的決策行為和國家重大活動作準備,作鋪墊,作為行動的參考系數(shù).領(lǐng)導權(quán)威無論是表示順天承 運,還是具體緊張的日理萬機,在當時,總?cè)辈涣诉@種形式的輔助,因為這種形式對領(lǐng)導權(quán)威行為的合法性和合 理性起著重要的決定作用.可見,禮儀原是秘書輔助決策的重要手段。
現(xiàn)代社會,禮儀在生活中起著極重要的作用,秘書工作對領(lǐng)導負責,技術(shù)水平高,工作質(zhì)量好,辦事效率快固 然是秘書人員的重要素質(zhì)體現(xiàn),但禮儀行為的得當,職業(yè)形象的得體,也是領(lǐng)導決策獲得成功的有效因素.秘書 的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過秘書的態(tài)度,姿勢,儀表,談吐給對方留下重要的印 象,甚至是關(guān)鍵的印象.飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態(tài)度,得體的舉止本身也就是秘書人員素質(zhì)高,業(yè)務(wù)精 的體現(xiàn).一般說來,領(lǐng)導之所以選聘秘書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領(lǐng) 導進行決策活動.領(lǐng)導的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執(zhí)行中不容許有任何伸縮,而秘書的禮儀卻是柔性 的,彈性的,它可以緩沖決策的壓力,調(diào)節(jié)決策帶來的緊張,溝通因決策而產(chǎn)生的誤解隔閡.在任何社會條件下, 禮儀總是人們共同的需求.因此禮儀對秘書工作具特殊意義。
(二)禮儀是秘書公關(guān)的輔助手段 利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互了解和適應(yīng),這便是公共關(guān)系的任務(wù).秘書工作起 著信息的匯總和傳播的作用,建立良好的相互了解和信任的關(guān)系,樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象 和信譽,是秘書公關(guān)的主要內(nèi)容,在公共關(guān)系中,要做好這些工作,離不開禮儀,應(yīng)努力發(fā)揮禮儀的優(yōu)勢來為公關(guān) 服務(wù).禮儀可以調(diào)節(jié)感情,潤滑關(guān)系,這與公共關(guān)系內(nèi)求團結(jié)完善,外求和諧發(fā)展to的宗旨是相一致的,公關(guān) 的對象具有不同層次,但無論是什么群體或組織都是由人組成的,因此,不能撇開禮儀搞公關(guān).拙于策劃會使 公關(guān)實務(wù)失敗,而疏于禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現(xiàn).可以說,公關(guān)是禮儀最適用領(lǐng)域,對禮儀的領(lǐng) 悟,把握和運用程度的高下直接關(guān)系到公關(guān)實務(wù)的操辦水平.同時,公關(guān)作為一種以傳播手段來協(xié)調(diào)組織與公眾 之間關(guān)系的行為,不假以禮儀,也不能實現(xiàn)傳播的雙向信息傳遞.而由于公關(guān)活動中公眾始終是變化著的,不定 的,問題形成時有公眾對象,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾對象中以新 鮮的,積極的感覺體現(xiàn),極大地幫助了公共關(guān)系的實施。
公關(guān)對象的多種多樣,形成了不同的員工關(guān)系,顧客關(guān) 系,媒介關(guān)系,股東關(guān)系,社區(qū)關(guān)系,政府關(guān)系,名流關(guān)系[[1l等,要適應(yīng)這不同的關(guān)系,依靠順意公眾,轉(zhuǎn)化逆意公 眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀。
公共關(guān)系的另一實務(wù)活動就是將社會組織的信息傳播給公眾,并把公眾的信息反饋給社會組織的決策層,秘 書要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進行傳播溝通.傳播溝通有多種形式, 然而人際傳播還是最基本的,沒有人際傳播,便是大眾傳播也不會順利進行下去.人際傳播,無論是通過儀表服 飾,語言,舉止等媒介進行,還是通過電話,電報,書信等書面性媒介進行,都離不開禮儀表現(xiàn),可以說,禮儀是傳播 的重要媒介.禮儀在公關(guān)實踐中塑造著組織的形象,創(chuàng)造著組織的信譽.它可以幫助體現(xiàn)一個組織的坦誠熱情, 實事求是的態(tài)度,并可以承載這種態(tài)度,有了這種真誠的禮儀表現(xiàn),才能實現(xiàn)和諧發(fā)展,爭取支持的公關(guān)目的. 所以,禮儀在秘書的公關(guān)行為中具有關(guān)鍵意義。
禮儀與秘書工作的關(guān)系 ：
(一)秘書禮儀與秘書輔助領(lǐng)導 輔助領(lǐng)導是秘書的天職,輔助領(lǐng)導的手段多種多樣,以禮儀輔助領(lǐng)導是其中之一. 領(lǐng)導是決策者,并依法享有一定的權(quán)威,這使領(lǐng)導既沒必要也不可能事必躬親.領(lǐng)導又因作為一種機構(gòu)的代 表,權(quán)力的象征,需要在行事時有相關(guān)禮儀的配襯.秘書的崗位,緊貼領(lǐng)導,是直接為領(lǐng)導服務(wù)的,由秘書安排各 種禮儀事項,自然再順理成章不過了。
禮儀是秘書的常務(wù)工作,在輔助領(lǐng)導進行決策的過程中,對禮儀程序作妥 善安排,使領(lǐng)導在具體的活動中既體面又掌握主動,是秘書工作者辦事能力的反映.如A企業(yè)的經(jīng)理與B企業(yè) 的經(jīng)理在n企業(yè)晤面,秘書在事先將有關(guān)時間,地點通知對方,并認真打掃好會客室,安排好茶水和午餐,準備好 相關(guān)文件材料,精神飽滿,態(tài)度從容地迎接s企業(yè)的經(jīng)理并將之向n企業(yè)經(jīng)理介紹,使會晤在以秘書為主營造的 良好氣氛中進行.這個開始也許會給整個晤面的結(jié)果帶來影響.禮儀的周到,使人精神放松,心情舒暢,雙方開 誠布公,容易促使事情成功或好轉(zhuǎn).在某些重要場合,領(lǐng)導需有些象征性的行為,如剪彩,奠基等,秘書必然要在 事先作好準備,將必要的工具裝飾好,地點選定并完滿考慮到在象征性行為完成后領(lǐng)導的合理退場.這種禮儀性 的安排,雖屬工作中較瑣碎一面,卻不可不做,而且事雖小卻影響大,為領(lǐng)導個人,為企業(yè)都塑造了形象.當然,秘 書只隱在這些體面的禮儀背后,秘書工作的特性之一是潛隱性.即使秘書人員代領(lǐng)導前去慰問,拜望某人時,起 的也只是禮儀象征的作用,是代領(lǐng)導行事而不是以秘書本人身份行事.即使秘書的良好態(tài)度和典雅舉止吸引了 客人,客人仍a先記著的是某公司有個好秘書,而不是某秘書在某公司.所以,禮儀工作做好了,是在很大的 程度上提高了領(lǐng)導的工作效率,實現(xiàn)了領(lǐng)導的威信.至于平時的文書往來,其中涉及到的文書禮儀,包括禮儀性 的內(nèi)容和禮儀套話更是秘書為領(lǐng)導服務(wù).輔助領(lǐng)導決策的一個常規(guī)工作,秘書必定要掌握這些知識,并要能嫻熟 地運用,以使自己更好地盡到秘書的責任。
(二)秘書是某個社會組織中專為領(lǐng)導處理各種人際關(guān)系的輔助者,社會交往活動是其主要工作內(nèi)容之一,秘書 工作的特點是跟人打交道.無論是他的服務(wù)對象一一領(lǐng)導,還是在為領(lǐng)導服務(wù)的過程中,要形成的各種關(guān)系, 歸根結(jié)蒂,都是人際關(guān)系.處理好各種不同關(guān)系是秘書工作藝術(shù)的體現(xiàn),恰當?shù)剡\用禮儀來理順關(guān)系,對秘書工 作總體效益的提高大有幫助。
首先,秘書與領(lǐng)導形成了緊密的固定關(guān)系,由于這種關(guān)系十分重要.雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心 翼翼,而一且覺得不稱心會立刻撒手.反之,一旦發(fā)現(xiàn)配合默契,便越發(fā)珍惜和依賴這種關(guān)系.從理論上說來,領(lǐng) 導與秘書的關(guān)系越緊密,就越富有工作創(chuàng)造力,但在實踐中卻未必如此,關(guān)系緊密了,有時也就結(jié)成了一種同盟, 可能反而有礙甚至破壞企業(yè)或國家的利益.因此,規(guī)范領(lǐng)導與秘書的關(guān)系,除各種原則制度的保障之外,禮儀自 古就有的別異作用,仍有現(xiàn)實意義.禮儀可以幫秘書工作者把準自己的地位,規(guī)范自己的行為,不播越,不輕 浮.尊重領(lǐng)導權(quán)威,尊重領(lǐng)導意見,按正常渠道上情下達溝通信息,同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴。
其次,作為管理層中的中介部門,秘書還要與各職能部門和外部世界聯(lián)系溝通,良好的禮儀在溝通中有助于 消除隔閡,增進理解.由于身處領(lǐng)導近旁,會使其他人對秘書有特殊看法,秘書人員這時除了以誠相見之外別無 他法.以誠相見不僅是感情的真摯,也包括禮儀的周到.如尊重對方的地位,理解對方的處境,同情對方的閑難, 贊賞對方的成就.通過這些取得對方的信任。
在與外部世界的交往中,禮儀又是一個窗口,從中可以窺得一個單位的精神面貌和經(jīng)營品質(zhì),這是許多社會 組織重視禮儀工作的原因之一.即使在不成功的談判與合作中,堅持有理,有利,有節(jié)的原則,從大局出發(fā),從長 遠出發(fā),或可以做到買賣不成友情在,或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為。
(三)秘書禮儀與秘書自身提高 禮儀是社會的規(guī)范,秘書禮儀與整個社會的文明程度有密切關(guān)系.通過牛L儀的學習和掌握,不僅可以提高秘 書工作者個人修養(yǎng),還可由此推動社會的文明與進步。
由于工作特點,秘書人員的地位特殊,他既在單位內(nèi)部起聯(lián)系溝通作用,又在社會上成為本單位的窗el和代 表,所以禮儀在秘書人員身上是全方位地體現(xiàn)的.首先,秘書人員的個人禮儀應(yīng)講究.他是在一個外向性的 崗位上,與多種對象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒并影響辦公室同 事的情緒.所以許多單位對秘書人員的衣著,飾物,化妝品都有規(guī)定.這種規(guī)定,當然不是針對某個秘書人員個 人,而是針對秘書這個崗位的.此外秘書工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動的能力,對在不同情況下的禮儀要求 應(yīng)有較多較完善的掌握.要在禮儀活動中分清主次,內(nèi)外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教 的文化風俗禮儀習慣有所了解并在實踐中融會貫通.尤其在21世紀,人類進人了一個新紀元,對許多客觀事物 的理解認識上了一個新的臺階,如保護環(huán)境,與動物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識 結(jié)合起來.倘在給外賓送禮時,把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了.酒宴上的山珍海味,也有許多 不該成為餐餐之徒的腹中之物.禮儀活動中若缺乏這種現(xiàn)代意識,是會使整個禮儀水平都大打折扣的.可見,禮 儀是一種綜合素質(zhì)的體現(xiàn),遠不是懂外語,會電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的.它的文化內(nèi)涵十分精探并總 是與時俱進的,秘書人員必須不斷學習,不斷提高,才能在禮儀場合游刃有余。
結(jié)論:
秘書禮儀說大也大—它在秘書的全部工作中占有舉足輕重的地位;說小又小—它總是瑣碎地體現(xiàn)在細 枝末節(jié)上,研究這個問題,以促進秘書工作水平的提升,對我國加人世界貿(mào)易組織后進一步與世界交往,與國際接 軌,迎接新一輪國際挑戰(zhàn)是很有幫助的。
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