商務(wù)文秘知識介紹
商務(wù)文秘作為一種全球性的職業(yè)，商務(wù)文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化，你知道哪些關(guān)于商務(wù)文秘的相關(guān)知識呢?下面小編給大家介紹關(guān)于商務(wù)文秘知識的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。
商務(wù)文秘知識
商務(wù)秘書business secretary 指協(xié)助上司處理各類商業(yè)性事務(wù)，并且負責(zé)起草合同，聯(lián)絡(luò)客戶，收發(fā)函電，參與商務(wù)考察、商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策，以自己的專業(yè)知識和實際經(jīng)驗為上同理清頭緒、分析利弊、提供意見、落實計劃、辦理具體業(yè)務(wù)，等等。
發(fā)展前景
隨著我國市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，商務(wù)秘書人員以驚人的速度增長。商務(wù)秘書已成為市場經(jīng)濟條件下興起的社會職業(yè)群體，他們是商務(wù)活動中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國改革開放特別是中國加入世貿(mào)組織，對商務(wù)秘書人員的要求是越來越高，他們從官職型向職業(yè)型、復(fù)合多能型轉(zhuǎn)變。
卓有成效的為企業(yè)經(jīng)理層服務(wù)，高標準，高效率的完成本職工作。而目前全國大多數(shù)商務(wù)秘書人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和考核，只能維持一般性的文秘工作職責(zé)。很多不具備現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)具有的素質(zhì)。為了培養(yǎng)具有現(xiàn)代秘書意識和技能，能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展需要的秘書人才。為此中國商業(yè)聯(lián)合會從2003年開始對全國商務(wù)秘書人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)和考核。
商務(wù)秘書要求是復(fù)合型人才，不僅要有企業(yè)管理、營銷、人力資源方面的基本理論與知識，而且有商務(wù)公關(guān)、談判、外語、經(jīng)濟法規(guī)運用的基本技能，能在涉外經(jīng)濟貿(mào)易部門、外資企業(yè)及政府機構(gòu)和各種企業(yè)從事實際業(yè)務(wù)、管理、調(diào)研和宣傳策劃工作。
商務(wù)秘書工作內(nèi)容
崗位描述:
1.負責(zé)安排部門內(nèi)部會議，并且負責(zé)會議記錄以及會后的文字整理工作;
2.負責(zé)日常商務(wù)往來的文件翻譯工作及其他商務(wù)工作，代表公司與購銷雙方聯(lián)絡(luò)。
3.維護與客戶的良好關(guān)系以及建立持久聯(lián)系，不斷拓寬現(xiàn)有客戶的產(chǎn)品渠道，豐富業(yè)務(wù)內(nèi)容。
4.承辦具體合同談判以及合同簽定后的后續(xù)跟蹤事宜。
5.一人跟單到底，把合同執(zhí)行到最后。
崗位要求:
1.(根據(jù)單位具體情況而定)，大專及以上學(xué)歷，熟悉辦公自動化。
2.善與人溝通，有較強談判能力。
3.性格細心嚴謹，穩(wěn)重塌實，有事業(yè)心。
4.有團隊合作意識和敬業(yè)精神。
國際商務(wù)秘書工作主要有以下幾個特點：
1.輔助性
在國際商務(wù)活動中，秘書的全部活動都必須在上司的授權(quán)和監(jiān)督之下。秘書在處理任何問題時，都應(yīng)根據(jù)上司的意圖、指示來辦理，而不能代替上司做決定;秘書應(yīng)選擇適宜的時機和場合，通過提出意見、建議的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)慎重決策;對上司一旦拍板決定的事項，秘書要毫無保留、不折不扣地貫徹執(zhí)行。
輔助性是國際商務(wù)秘書工作的基本屬性。秘書只有通過有效溝通，使自己好的建議、意見為領(lǐng)導(dǎo)所采納，并以上司的名義或組織的名義去貫徹執(zhí)行，才能真正地發(fā)揮補充作用。在許多企業(yè)中，上司是很愿意向秘書征求對各種問題的意見的，因為秘書掌握公司各方面的信息，與基層的員工聯(lián)系比較緊密，又身處公司的中樞部門，提出的意見和建議一般有一定的代表性。秘書的輔助性特點可以從以下兩個方面去認識：
一是服務(wù)性，是指國際商務(wù)秘書的一切工作都是圍繞上司的工作展開的。企業(yè)管理者在組織中具有計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的基本職能，他們必須要考慮有關(guān)組織技術(shù)、規(guī)章
制度、經(jīng)濟目標、社會態(tài)度、公眾需求等各方面的因素，因此他們的行為將側(cè)重在計劃、協(xié)調(diào)、溝通、監(jiān)督、激勵、評價等六個方面。在這些工作中，國際商務(wù)秘書應(yīng)追隨在上司左右。秘書要為上司的決策和管理提供服務(wù)，而且這種服務(wù)多側(cè)重于事務(wù)性工作。比如，上司要主持召開一次會議，秘書要做的是會前準備好材料，搜集上司講話所需要的信息，布置會場，召集與會人員，準備會議場地，還包括會上的組織服務(wù)、會后的逐一催辦落實等，秘書應(yīng)靠自己全面的服務(wù)和輔助，使這次會議圓滿成功。
二是從屬性，是指國際商務(wù)秘書人員在處理任何問題時，必須根據(jù)上司的意圖和要求處理，不能超越自己的職權(quán)范圍，遇事不能自作主張，自行其是。從屬性是由秘書的從屬地位決定的，秘書的從屬地位決定了秘書所做的一切都必須依上司的意圖行事。
2.中介性
國際商務(wù)秘書是處于決策部門與業(yè)務(wù)部門、本職能部門與其他職能部門、本公司和外公司之間位置上的輔助管理人員，起著承上啟下、聯(lián)系左右;溝通內(nèi)外的作用。國際商務(wù)秘書要清楚自己正是憑著所處的中介位置展開各項工作的，因此必須要樹立中介的意識，正確地把握自己在工作中的位置，把工作過程視作發(fā)揮中介作用的過程。只要能真正起到橋梁、紐帶、媒介的作用，秘書工作就一定能卓有成效。
3.綜合性
秘書部門是綜合辦事部門，國際商務(wù)秘書的工作是為上司的各種國際商業(yè)事務(wù)工作服務(wù)的，因此國際商務(wù)秘書工作的內(nèi)容和活動方式必然涉及國際商業(yè)事務(wù)工作的各個方面，內(nèi)容具體而繁雜，因而具有鮮明的綜合性。國際商務(wù)秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個方面。凡涉及企業(yè)工作運轉(zhuǎn)的一切事務(wù)，秘書人員和秘書部門都有責(zé)任擔負起來;涉及職能部門協(xié)調(diào)運作的一切事務(wù)，包括由業(yè)務(wù)工作引起的各種事務(wù)，也是國際商務(wù)秘書應(yīng)自覺擔負起來的工作;對企業(yè)中出現(xiàn)的新問題、新事務(wù)、新情況，需要協(xié)調(diào)和解決的問題，秘書都要參與。因此，秘書工作的內(nèi)容是全面且多樣的。秘書工作的綜合性還表現(xiàn)在秘書要有條理地處理紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作，在綜合服務(wù)中完成輔助管理的職責(zé)。
4.機要性
機要性，是指秘書工作的機密性和重要性。國際商務(wù)秘書身處企業(yè)的決策者、管理者身邊，企業(yè)秘書部門最貼近企業(yè)的中樞部分，秘書工作的一個重要部分就是輔助上司進行決策管理和開展各種商務(wù)活動，所以在秘書工作中有相當?shù)膬?nèi)容屬上司的工作范圍。因為工作需要，秘書必須了解和掌握這些工作內(nèi)容，甚至在有些必要的場合，還要代替上司臨時實施管理和展開商務(wù)活動。
而且，在上司的工作中，相當一部分內(nèi)容關(guān)系組織的重大決策和重要事項，由于辦理事務(wù)的需要，上司對秘書是不保密的，為了便于處理事務(wù)，秘書比別人知道組織的秘密會更多一些、更早一些，秘書還要負責(zé)保管組織的各種保密文件，這些都決定了秘書工作具有機要性。
另外，國際商務(wù)秘書的工作內(nèi)容涉及范圍廣，工作環(huán)境錯綜復(fù)雜。對于國際商務(wù)秘書來說，既需要對各方面的工作和情況了如指掌;又有必要明確哪些是需要自己知道的，哪些是
自己不必知道的。知道的內(nèi)容要守口如瓶，不必知道的，絕不好奇打聽，自覺減少失密的可能。這也是秘書工作機要性的特點之一。在國際商務(wù)秘書工作中，涉及本企業(yè)商務(wù)貿(mào)易、經(jīng)濟技術(shù)、產(chǎn)品開發(fā)、客戶資料以及組織決策管理等方面的信息，都需要做好工作。