秘書如何處理特別會議
文秘工作人員遇到特別會議如何處理呢？本文是小編為大家整理的如何處理特別會議，僅供參考。
秘書如何處理特別會議
所謂“特別會議”是指那些在規(guī)定的時(shí)間而定期召開的例行會議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開或指派他人臨時(shí)召開的內(nèi)部工作性會議，是該部門在管理或商務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，而采取的一種應(yīng)變措施。
特別會議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準(zhǔn)備的時(shí)間又很短，但對會議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開會。
當(dāng)主宇航局經(jīng)理吩咐秘書人員就特定的問題臨時(shí)召集一個(gè)會議時(shí)，如果經(jīng)理就會議的背景、目標(biāo)、問題和參加會議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。
但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會議時(shí)，而并沒有獲得對此會議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個(gè)需探明的問題是：
(一)為什么開會
這個(gè)會議是為什么開的?是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結(jié)論呢?是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策?明確會議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得成功的必要條件。
(二)議題是什么
會議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進(jìn)行的方式和出席會議人員的基礎(chǔ)。
(三)誰參加會議
會議由誰主持?要有哪些人參加?其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會的是否可找人代理?
(四)什么時(shí)間開會
會議什么時(shí)間開始?預(yù)計(jì)什么時(shí)間結(jié)束?
(五)在什么地方開會
會場安排在哪里?對會場有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽設(shè)備?
會議怎么開
會議采取什么方式進(jìn)行?是否要求與會者在前來參加會議時(shí)攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項(xiàng)?
大型會議接待方案
(一)會議接待方案的含義
會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會議總體方案的附件。
(二)會議接待方案的基本內(nèi)容
1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團(tuán)名義來訪的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時(shí)還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。
2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議目標(biāo)和會議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。
3.接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時(shí)，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。
4.接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。
5.接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。
6.接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會議活動(dòng)可設(shè)置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負(fù)責(zé)與會者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。
7.接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會者的食宿和交通的費(fèi)用安排，有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。
如何做好會議記錄
一、會議記錄的概念及作用
會議記錄是把會議的基本情況和會上的報(bào)告、議論的問題、發(fā)言、決議等內(nèi)容當(dāng)場記錄下來的文字材料。
會議記錄的作用十分重要。歸納起來，主要有：
(一)原始憑據(jù)作用
會議記錄反映和記述了會議的全過程，什么時(shí)候在什么地方開過什么會議，由誰主持，有哪些成員出席了會議，會上傳達(dá)了何種文件或有關(guān)會議精神，作出了什么重要決議等，均一一記錄在案。這為分析、研究有關(guān)會議的議題，或總結(jié)、上報(bào)情況，起了原始憑據(jù)作用。
(二)撰文基礎(chǔ)作用
很多重要會議之后，要撰寫一系列文件，諸如決定、決議、會議紀(jì)要和簡報(bào)等，都要以會議記錄和大會文件提供的情況為基礎(chǔ)。尤其是會議紀(jì)要，它完全是以記錄為基礎(chǔ)，通過整理加工而成的。因此，會議記錄在撰寫文件時(shí)起著不可替代的基礎(chǔ)作用。
(三)存檔備查作用
會議記錄既有原始憑據(jù)作用，也有存檔備查作用。很多事情和問題，時(shí)過境遷，容易忘卻。有了會議記錄等于有儲備資料的“活電腦”。如過去一些重要議決事項(xiàng)或事情研究處理結(jié)果，只要一查當(dāng)時(shí)的會議記錄就一目了然。
二、會議記錄的寫法
會議記錄的格式共分三部分：
(一)標(biāo)題
會議記錄的標(biāo)題一般分兩種：一是完全式公文標(biāo)題，如《鬃縣人民政府關(guān)于落實(shí)棉花種植面積辦公會議記錄》;二是省略性的公文標(biāo)題，如《鬃學(xué)院第五次行政辦公會議記錄》。
(二)正文
正文由兩部分組成：
1.會議的組織情況。它包括：
(1)會議名稱。寫清召集會議的單位或機(jī)構(gòu)名稱，要寫全稱。
(2)開會時(shí)間。寫明會議起止時(shí)間，注意年、月、日的準(zhǔn)確。
(3)會議地點(diǎn)。
(4)出席人。指按照規(guī)定必須參加的人數(shù)。規(guī)模小、人數(shù)少的會，應(yīng)將出席人的名字全部列上;規(guī)模大、人數(shù)多的會，只寫會議對象和范圍，如全委會便寫委員、候補(bǔ)委員多少人，擴(kuò)大會擴(kuò)大到哪一級。工作例會只寫缺席者和名字，注明其他人均到。
(5)列席人。不屬于本次會議的正式代表，被邀請參加會議的人員。
(6)主持人或會議主席。可寫主持人姓名、職務(wù)。
(7)記錄人。
以上七項(xiàng)均在會議開始前寫好。
2.會議內(nèi)容：
會議內(nèi)容是記錄的主體部分。
記錄的內(nèi)容包括：會議議題、領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、會議的發(fā)言、討論情況、形成的決議，及主持會議的總結(jié)情況。
3.會議記錄的方法有三種：
(1)詳細(xì)記錄法
此種方法適用于重要會議，特別是會議審議或討論的重大的關(guān)鍵性問題，或者是對審議的問題有重大原則分歧時(shí)，一定要將其發(fā)言具體完整地記錄下來，盡量記錄原話。記錄時(shí)，應(yīng)抓住：①主持人或報(bào)告人的發(fā)言。如果發(fā)言有書面稿子，只需記個(gè)題目，用括號注明。如是即興發(fā)言，必須詳細(xì)記下原話。②討論發(fā)言。發(fā)言人的姓名、職務(wù)及談話的內(nèi)容。③主持人總結(jié)性發(fā)言，包括決議事項(xiàng)都得記清楚。④會議通過的情況，贊成、反對、棄權(quán)的票數(shù)要寫清楚。
(2)摘要記錄法
此種記錄適用于一般性會議。其方法有兩種：①記討論情況的，將發(fā)言的要點(diǎn)和有爭議的問題摘錄下來，并寫上發(fā)言人的名字;②不反映討論情況，不記發(fā)言人，直接摘出議程、議題及決議事項(xiàng)。實(shí)則只需記下會議所報(bào)告的事情、討論的問題、通過的決議。
(三)結(jié)尾
會議記錄的結(jié)尾包括“散會”說明和“核稿簽名”兩項(xiàng)。前者另起一行，寫上“散會”二字;后者是記錄整理后，由主持人審核簽名，記錄人同時(shí)簽名。
三、記錄寫作要注意的事項(xiàng)
(一)記錄前要作好思想、物質(zhì)方面的準(zhǔn)備
作好思想準(zhǔn)備，是指會前要了解會議的性質(zhì)、任務(wù)，參加對象和主要議程，估計(jì)會議過程中可能產(chǎn)生的意見分歧。只有情況明，記錄才能抓住會議重點(diǎn)，把握會議的大方向，掌握其主要精神，發(fā)現(xiàn)不同意見的分歧點(diǎn)。
作好物質(zhì)準(zhǔn)備是指及時(shí)準(zhǔn)備好紙、筆、墨水等，盡管這些是微不足道的小事，一旦不注意，也會影響會議的記錄。
(二)記錄中要快要準(zhǔn)
要忠實(shí)地記錄會議情況，“快”和“準(zhǔn)”是記錄的基本功。 如何做到快?一要耳聰、腦靈、手快。平日養(yǎng)成邊聽、邊記、邊思的良好習(xí)慣;二要掌握一些速記的手段，諸如簡稱、簡化符號的運(yùn)用，以及長句的壓縮和意表眾多意義的合體字符，者要加快記錄速度的有效手段。
要想做到準(zhǔn)，首先，必須符合原意，不管是會議情況，還是發(fā)言，決議等，不能用記錄人的語言加工概括，更不能隨便增刪改調(diào)，要忠于原話原意。有時(shí)，連發(fā)言人的措辭、語氣、手勢都要顯示出來。其次，做到完整、清楚。對發(fā)言者，除記錄他們的原話外，發(fā)言的中心、線索，分幾層意思，都要記得一清二楚。
(三)記錄后要仔細(xì)整理
記錄有原始記錄，整理記錄和印發(fā)記錄之分。會議進(jìn)行中的記錄，多為原始記錄，這種記錄不可能達(dá)到準(zhǔn)確無誤的完美程度，這就需要整理加工。這種整理不象其它文字材料的整理，能加材料、換觀點(diǎn)。它只要檢查文字上的錯(cuò)漏，或記錄中因時(shí)間緊張，空掉或錯(cuò)記、短缺的原話將其補(bǔ)正。
記錄整理要趁熱打鐵，一般在會議的后半段，或者會議結(jié)束，就必須著手整理，趁著記憶猶新，及時(shí)完善整理工作，使記錄更為完善。
例文：辦公會議記錄一(詳細(xì)記錄法)
黨支部會議記錄
地點(diǎn)：___會議室
主持者：___(職務(wù))
記錄者：___(職務(wù))
出席者：支部全體黨員(詳見點(diǎn)名簿)
列席：___(職務(wù))、___(職務(wù))??
缺席者：___(缺席原因，如學(xué)習(xí)、出差、生病、無故等) 會議主題：
1、討論支部工作報(bào)告;
2、討論通過預(yù)備黨員___、___轉(zhuǎn)正。
發(fā)言內(nèi)容和決定事項(xiàng)：
___(主持人、書記)：今天，我們召開支部全體黨員大會，有__人出席，超過應(yīng)到會人員半數(shù)，會議有效。今天我們還邀請___、___等幾位同志參加，大家向他們表示熱烈歡迎。今天會議是討論通過去年支部的工作報(bào)告和討論___、___同志的轉(zhuǎn)正。下面讓我來向大會做支部工作報(bào)告。
(書記做支部工作報(bào)告)
請與會同志醞釀，充分發(fā)表意見。
___(___)：??
??????
[詳細(xì)記錄每位同志的發(fā)言]
___(主持人)：剛才，同志們對我們的工作提出了許多寶貴的意見，我們會認(rèn)真加以考慮，不斷改進(jìn)工作。接下來研究預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正。
___(___)：??
??????
[詳細(xì)記錄每位同志的發(fā)言]
___(主持人)：??
[總結(jié)性發(fā)言，包括決議事項(xiàng)，務(wù)必要記詳細(xì)]
散會
主持人：(簽名)
記錄人：(簽名)
例文二：辦公會議記錄二(摘要記錄法)
鬃學(xué)院第?/SPAN>次辦公會議記錄
時(shí)間：?/SPAN>年?/SPAN>月?/SPAN>日
地點(diǎn)：第一會議室
出席人：李?/SPAN>(院長)、王鬃(副院長)、陳鬃(中文系主任)??
缺席人：王鬃、朱鬃(到省開會)
列席人：(略)
主持人：李鬃(院長)
記錄人：魏鬃
會議內(nèi)容：
(一)報(bào)告
主持人傳達(dá)省人民政府《關(guān)于壓縮行政經(jīng)費(fèi)的通知》(略)
(二)討論
我院如何按照《通知》精神，抓好行政費(fèi)用的合理開支，切實(shí)做到既勤儉節(jié)約，又不致影響正常教學(xué)、科研等活動(dòng)的開展。
(三)決議
1、??
2、??
主持人(簽名)
記錄人(簽名)
1、記錄會議的組織情況
組織情況包括：
(1)會議名稱及時(shí)間地點(diǎn)
(2)缺席和列席人員
(3)主持人及記錄人的姓名
(4)如果有其他需要記錄的情況，可以以備注形式記錄下來
2、記錄會議的內(nèi)容
會議內(nèi)容包括：
(1)發(fā)言人的姓名及發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等，必要時(shí)還要記下表決情況。
(2)關(guān)于會議的相關(guān)動(dòng)態(tài)也是必不可少的喲，如發(fā)言中的笑聲、掌聲、臨時(shí)中斷以及會場等重要情況。
(3)會議記錄完了要另起一行寫“散會”。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文右下方簽字(ps:這是會議記錄中的重要組成部分喲)。
3、采用速記
當(dāng)會議的參與人員較多，議題和發(fā)言較多，詳細(xì)記載比較困難時(shí)，速記是一個(gè)常用高效的方法。速記方法為：概括每位發(fā)言人的中心大意，切忌句句記錄。速記時(shí)重點(diǎn)為以下內(nèi)容：
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)。
(2)會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解。
(3)權(quán)威人士或代表人物的言論。
(4)會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論。
(5)會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)。
4、確保會議記錄的準(zhǔn)確性和及時(shí)發(fā)出
(1)為如果遇到不太清楚的地方，在發(fā)出以前最好跟發(fā)言人本人和會議的組織者將不清楚的會議內(nèi)容核實(shí)一遍，以免發(fā)出會議記錄后產(chǎn)生異議。
(2)另外為了保證記錄的時(shí)效性，應(yīng)盡快整理好并發(fā)出供大家參考。
秘書如何處理特別會議相關(guān)文章：
★ 如何做好秘書工作
★ 秘書基本禮儀
★ 秘書的直覺很重要
秘書如何處理特別會議
上一篇：關(guān)于秘書處個(gè)人工作總結(jié)
下一篇：做好秘書的工作心得
