關(guān)于發(fā)郵件的格式匯總
E時(shí)代的到來，郵件更是在網(wǎng)絡(luò)生活中扮演不可缺少的角色。下面是小編為你整理的關(guān)于發(fā)郵件的格式匯總 ，希望對你有用!
關(guān)于發(fā)郵件的格式匯總
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。
3.最好寫上來自__公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“_ !”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。
8.最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
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1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“_經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“_先生”、“_小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear ___”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。
2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
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1. Email正文要簡明扼要，行文通順
若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3. Email正文多用1234或ABCD之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4/ABCD的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。
8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)
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1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。
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