作為一名秘書人員，應該涉獵廣泛，了解各方面的知識，這樣在日常工作中才能得新應手。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)寫作知識，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!

　　商務文秘寫作原則

　　實事求是的原則

　　公文處理工作必須要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調查研究、認真負責的工作作風，因為公文的出發(fā)點和最后的目的就是要解決實際的問題，它是公務活動面對實際問題必須借助的方法、工具之一。如果不深入實際，調查全面真實的情況，只是閉門造車，必然陷入官僚 主義、形式主義和文牘主義的泥沼，使公文成為脫離實際，堆滿了官話、套話、空話、假話、大話的垃圾堆，使浮夸虛飾、生搬硬套、本本主義、瞎指揮、妄下結論的官僚 主義之風侵害機關和組織的健康肌體，這樣公文處理不但無助于組織的管理，發(fā)揮不了實際的作用，甚至可能會帶來混亂和矛盾等負面效應。所以公文處理必須是一種有效的信息溝通，公文處理的實踐者應該從客觀實際出發(fā)，傾聽群眾和基層的呼聲，如實地反映真實情況，不先入為主，不任意夸大和縮小問題，不掩飾矛盾，既報喜也報憂。同時，公文處理的實踐者要能對搜集上來的各種情況和材料的性質、真?zhèn)巍⑹欠?、可行性做出準確的分析判斷推理，運用科學的方法論從客觀事實中得出正確的結論。能夠發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問題。所以在公文處理實踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手段、途徑、措施。

　　精簡的原則

　　精簡是使公文處理活動能夠更加準確、便捷、高效的保證?！胺蔽娜旃?jié)”一直是困擾公文處理活動實現(xiàn)高效的突出問題。黨和政府的有關領導曾一再要求“反對黨八股”，倡導“搬文山，填會?！?，但這些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經濟社會對于公文處理活動的時效性要求更高，質量要求更嚴，因此必須要化繁為簡，刪繁就簡。首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結構、種類都要力求簡化。其次，公文的運轉處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯的機會，最終實現(xiàn)逐步簡化過程。第三，公文處理的實踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡的意識，認識到簡便易行的程序、責任到人的工作安排、規(guī)范功用強的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。

　　高效的原則

　　效率和質量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時效，更取決于公文處理的高質量，只有將每項工作、每個環(huán)節(jié)都做到準確、細致、嚴謹、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實現(xiàn)。公文處理的質量涉及到了公文處理活動構成的各個要素，涉及到了工作過程的每個環(huán)節(jié)，涉及到了評估審核的指標體系。首先，質量的高低不僅要依靠設備、物質、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個方面都達到高的質量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強調速度，強調快，強調客觀設備條件、物質條件是否具備，就有可能“欲速則不達”，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。

　　商務文書寫作要素：

　　主旨

　　所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務文書的寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的;換而言之，就是應該對方看到該商務文書后產生作者所希望的感受和行動。

　　在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。

　　材料

　　好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應。

　　在材料方面，應該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。

　　結構

　　另外，好的商務文書還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。

　　在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

　　語言

　　如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

　　在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。

　　秘書技能：寫好工作總結的方法

　　一根據工作職能進行總結

　　這是一種最主要的總結角度，常用于年度工作報告，用于對工作進行全面總結。

　　如稅務部門的主要職能是“執(zhí)好法、收好稅、帶好隊、服好務”，某省國稅局在總結工作時就歸納為“稅收收入躍上新臺階;依法治稅得到新加強;隊伍素質有了新提高;納稅服務有了新改進”等部分，這就是從工作職能出發(fā)來總結工作的。

　　二根據工作思路進行總結

　　如果工作思路與眾不同或別有創(chuàng)新，也可以圍繞工作思路來總結。

　　某省國稅局抓稅收分析工作，先從宏觀稅負查找可能存在問題的行業(yè)，然后再對該行業(yè)可能存有疑點的企業(yè)進行微觀評估，然后進一步總結經驗、汲取教訓、制定制度，形成長效機制。整項工作思路清晰，層層遞進，富有啟發(fā)性。該單位在經驗總結時就歸納為“宏觀分析定方向;微觀分析找問題;健全機制求長效”三部分，在全國交流時產生了很大反響。一般來說，用這種角度來總結工作，效果好壞主要取決于思路是否清晰、深刻、新穎。

　　三根據工作特色進行總結

　　這種方法常用于專項工作的經驗介紹，對執(zhí)筆人要求比較高，不僅需要充分掌握材料，而且還要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛，能從大量的資料中挖掘出閃光點來。

　　筆者剛參加工作時，有位同事承擔了撰寫本單位思想政治工作總結的任務，但反復修改，幾易其稿，還是通不過，十分苦惱。一位從事文字工作多年的辦公室領導提醒他，可以先從原始材料中提煉出特點和特色來，然后再圍繞這些特點進行總結?？芍^“一語驚醒夢中人”，這位同事聽后迅速調整思路，抓住本單位思想政治工作“工作扎實、細致耐心、方式靈活、領導帶頭”的特點進行總結，歸納為“立足一個實字，增強思想政治工作的針對性;著眼一個細字，增強思想政治工作的感染力;突出一個活字，增強思想政治工作的吸引力;強調一個帶字，增強思想政治工作的感召力”等部分。領導看后十分滿意，認為不落俗套，寫出了新意，還要求大家作為范文來學習。選用這種角度寫起來比較難，對秘書工作者的寫作能力要求也很高，但寫好了就別具一格，很有說服力。

　　四根據采取的工作措施進行總結

　　這也是很常見的方法，主要用于對某方面的工作進行總結。

　　如某市紀檢部門抓“執(zhí)行力建設”時采取了“統(tǒng)一思想、轉變作風、加強督辦、素質培訓”四大措施，總結時就歸納為“統(tǒng)一思想抓落實;轉變作風抓落實;督促檢查抓落實;提高能力抓落實”四部分。又如某市工商局從“教育引導、內外監(jiān)督、健全制度和嚴格懲處”等方面抓規(guī)范執(zhí)法工作，總結時就歸納為“創(chuàng)新載體，提升教育的針對性;內外并重，增強監(jiān)督的實效性;建章立制，確保機制的長效性;狠抓不懈，提高查處的準確性”。這是根據工作措施進行總結的典型例子。

　　五根據開展工作的時間順序進行總結

　　這種方法一般用于對專項工作進行總結。

　　如完成某個重點項目后，從“領導重視，精心組織;制定方案，分工負責;加強協(xié)調，形成合力;抓好試點，健全方案;狠抓落實，強化執(zhí)行;總結提高，優(yōu)化改進”等六方面進行總結。這個例子所采取的角度就是開展工作的先后順序。應該說，這種方式能完整描述整項工作的全貌，但缺點是重點不突出，特點不明顯，寫不好很容易變成流水賬，難以給人留下深刻的印象。

　　六根據“關鍵詞”進行總結

　　黨代會、中央全會等各種重要會議，往往會提出一些新的理念，出現(xiàn)一些熱點詞匯。合理利用這些熱點詞匯來總結工作，既可以體現(xiàn)時代氣息，又可以提升文稿的高度。

　　有一次，筆者參加市政協(xié)的一個會議，市領導在講話時抓住政協(xié)的“協(xié)”這一關鍵字進行總結論述，“第一，所謂相‘協(xié)’，首要之義為協(xié)商;第二，所謂相‘協(xié)’，又有協(xié)力之義;第三，所謂相‘協(xié)’，又有協(xié)和之義;第四，所謂相‘協(xié)’，還有協(xié)同之義”，講得富有新意，十分精彩，贏得了滿堂喝彩。因此，作為一名秘書工作者，如果經常關注黨中央的最新精神和理念，能善于提煉、總結關鍵詞或字，也能開闊思路，提高總結的水平。

　　七根據參與主體來總結

　　當某方面工作或者某個重大項目完成后，一般都要召開會議，總結工作，表彰先進。這種場合的總結部分，往往圍繞參與該工作的各主體來構思。

　　如某次抗洪搶險救災工作總結表彰會議的總結部分就采用了這種方法，“在整個抗洪搶險中，黨中央高度關注……;受災省區(qū)的各級黨委和政府，認真貫徹執(zhí)行黨中央、國務院的方針……;人民解放軍和武警部隊堅決響應黨和人民的召喚……;人民群眾是奪取抗洪搶險勝利的主力軍和真正英雄……”，這是按參與主體總結的一個經典范例。

　　八根據解決的問題來總結

　　在總結工作時，針對解決的問題來歸納，往往也會取得很好的效果。

　　有一次，筆者所在單位的服務部門總結工作，客觀來說這個部門做了很多工作，也采取了很多創(chuàng)新的措施，成效也比較明顯，但上級領導聽了匯報并不滿意，批評思路不清楚，工作針對性不強?；厝ズ?，該部門對材料進行了重新補充和梳理，從解決“臉難看、事難辦、門難進”等問題出發(fā)，將工作總結為“進一步提高服務意識，盡量讓老百姓少受一點氣;進一步改進服務環(huán)境，盡量讓老百姓少跑一點路;進一步優(yōu)化服務手段，盡量讓老百姓少花一點錢;進一步提升工作效率，盡量讓老百姓少排一點隊”四個方面，得到了領導的認可。用這種角度來總結工作，針對性強，直接鮮明，能給人留下較深的印象。

　　上述只是筆者根據工作經驗歸納的幾種角度，在實戰(zhàn)中它們往往不是獨立使用的，常常是根據情況有機組合的。撰寫總結時，應當認真收集材料，掌握總結對象的特點，嘗試從多個角度出發(fā)，把思路向四面擴散，沿著不同的方向、不同的側面思考問題，然后再進行比較分析，找出最佳的總結角度和方法。這就要求我們秘書工作者平時注重積累分析，不斷拓寬、豐富分析問題的角度，讓自己的思維更加發(fā)散、更加多元、更加活躍。

　　文秘工作的寫作基礎與技巧

　　一、寫作基礎知識

　　主題是文章的統(tǒng)帥和綱領，是文章的核心;主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標題。

　　文章結構安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度;設置線索;安排層次;劃分段落;設計開頭與結尾;處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹(嚴密精細，無懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)

　　文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。

　　語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

　　二、公文的特點和種類

　　公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā);②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用;③具有規(guī)范的體式;④履行法定的程序。

　　根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

　　(1)根據形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

　　(2)根據內容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密六類

　　(3)根據行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

　　(4)根據內容的性質，公文可分為規(guī)范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

　　(5)根據處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

　　(6)根據來源，在一個機關內部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

　　三、寫作技巧

　　1.把握特點

　　所謂特點，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點和區(qū)別點。分析和認識總結文體的特點，是寫好總結的關鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的工作總結。總結與其它的文體相比較，有五個不同特點。

　　一是在內容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對已經做過的一個時期的工作，進行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學化。

　　二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機關。就是總結領導機關在組織領導、指導思想、工作作風和工作方法上，有什么經驗，有什么教訓，看以前服務得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務。

　　三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。

　　四是在目的上，不是預測情況，估算數字，盤算問題，而是肯定成績，找準問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導明天?？偨Y工作不是目的，目的在于吸取經驗教訓，做好當前和今后的工作。如果只是把總結當成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達不到預期的效果。

　　五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實明白無誤地說明規(guī)律。

　　六是在作用上，就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介紹情況和經驗。向群眾作總結并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機關全面了解下面工作的情況，以便及時獲得上級機關的指導;向外單位介紹本單位的工作情況和經驗教訓，是提供學習借鑒。

　　2.區(qū)分類型

　　總結的文體細分有很多種，但無論是從內容上分，或是從范圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結，一種叫專題性工作總結。

　　(一)全面性工作總結。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進行全面總結。凡在機關工作的同志，都經常和這種文體打交道，其關鍵是要總結經驗和教訓。全面總結，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結合。我認為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統(tǒng)一：

　　一是統(tǒng)一總結的中心內容。是以反映工作情況為主，還是以反映經驗體會為主，要有一個明確的思想。

　　二是統(tǒng)一總結的主題思想。寫全面總結要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結就很難突破一般化。

　　三是統(tǒng)一工作形勢的估價。寫全面總結之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經驗值得總結推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結上報。在這些方面統(tǒng)一了思想認識，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結構編排就容易，就易產生靈感，下筆也就順暢。

　　(二)專題性工作總結。就是對某項工作進行專題總結，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經驗教訓進行專門總結。其特點是突出一個“專”字，要求內容專、主題專、事例專、經驗專、寫作手法也專。在寫專題總結時，必須對有關專題的內.容、原則、要求、方法，全面深刻地認識和理解，知道所要寫的總結專在那里，專的是否有理，專的是否有據，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結寫成一般性的總結。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進行。

　　3.突出經驗

　　寫總結的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經驗教訓，做好當前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結中，不能滿足于把成績講夠、把問題找準、把措施定好，應該在總結經驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結里面只總結出一條有普遍指導意義的經驗，也是成功的。我感到寫好經驗總結，要把握好以下三點。

　　(一)要有精巧的構思。開好頭、結好尾、突出中間，這是寫好經驗總結的基本要求。古人作樂府詩，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結尾要像豹尾一樣威風有力。我認為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。

　　(二)要廣泛占有資料。寫好一個單位、部門或組織的經驗總結，必須充分占有資料。起碼要掌握四個方面的內容：一是要準確掌握在該階段內做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發(fā)展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細了解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題采取了什么辦法和措施，有什么成效，有什么經驗教訓。三是要清楚有哪些能說明工作成效、經驗教訓的典型事例，精確數據，群眾語言和意見及建議，各級的評價等。四是洞悉當前的工作存在什么問題和原因，哪些是帶傾向性的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題。

　　4.創(chuàng)新出彩

　　一篇好文章，重要的標準是義理創(chuàng)新，“言前人所未言，發(fā)前人所未發(fā)”。無疑，這種創(chuàng)新出彩，是合乎民眾的期盼與時代的召喚，是對社會事物認識的深化，對客觀規(guī)律的揭示，對歷史與現(xiàn)實問題的，是科學新命題的提出，是對真善美的發(fā)現(xiàn)與褒揚，對假惡丑的識別與鞭撻，是針砭時弊，匡謬糾錯，揚棄超越。決不是扭曲事實，妄想臆說，詭辯忽悠。

　　創(chuàng)新出彩，可表現(xiàn)在各個方面，如詞句、觀點、方法、表述、結構、體裁風格、學派、理論體系，等等?！皠尤舜荷豁毝唷?。一篇文章創(chuàng)新出彩、形成亮點之處，可能就一兩個警句，幾十個字;一部著作，做出貢獻、被人稱道引用的，可能就一兩個獨到的觀點。有了它，就能使文章亮起來，讓人開卷獲益，愛不釋手。

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