Excel表格實用技巧大全
一、讓數(shù)據(jù)顯示不同顏色
在學(xué)生成績分析表中,如果想讓總分大于等于500分的分數(shù)以藍色顯示,小于500分的分數(shù)以紅色顯示。操作的步驟如下:首先,選中總分所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”,在彈出的“條件格式”對話框中,將第一個框中設(shè)為“單元格數(shù)值”、第二個框中設(shè)為“大于或等于”,然后在第三個框中輸入500,單擊[格式]按鈕,在“單元格格式”對話框中,將“字體”的顏色設(shè)置為藍色,然后再單擊[添加]按鈕,并以同樣方法設(shè)置小于500,字體設(shè)置為紅色,最后單擊[確定]按鈕。
這時候,只要你的總分大于或等于500分,就會以藍色數(shù)字顯示,否則以紅色顯示。
二、將成績合理排序
如果需要將學(xué)生成績按著學(xué)生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數(shù)據(jù)列,選擇“數(shù)據(jù)→排序”,然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕。
三.分數(shù)排行:
如果需要將學(xué)生成績按著學(xué)生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按姓氏排序。操作步驟如下:先選中所有的數(shù)據(jù)列,選擇“數(shù)據(jù)→排序”,然后在彈出“排序”窗口的“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“總分”,并選中“遞減”單選框,在“次要關(guān)鍵字” 下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定]按鈕
四、控制數(shù)據(jù)類型
在輸入工作表的時候,需要在單元格中只輸入整數(shù)而不能輸入小數(shù),或者只能輸入日期型的數(shù)據(jù)。幸好Excel 2003具有自動判斷、即時分析并彈出警告的功能。先選擇某些特定單元格,然后選擇“數(shù)據(jù)→有效性”,在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中,選擇“設(shè)置”選項卡,然后在“允許”框中選擇特定的數(shù)據(jù)類型,當然還要給這個類型加上一些特定的要求,如整數(shù)必須是介于某一數(shù)之間等等。另外你可以選擇“出錯警告”選項卡,設(shè)置輸入類型出錯后以什么方式出現(xiàn)警告提示信息。如果不設(shè)置就會以默認的方式打開警告窗口。怎么樣,現(xiàn)在處處有提示了吧,當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些要求時就會警告了。
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?
例如:在單位的人事資料,在excel中輸入后,由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位,即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13,如果一個一個改的話實在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法,省時又省力:
1)假設(shè)證書號在A列,在A列后點擊鼠標右鍵,插入一列,為B列 ; 2)在B2單元格寫入: ="13" & A2 后回車; 3)看到結(jié)果為
13xxxxxxxxxxxxx 了嗎?鼠標放到B2位置,單元格的下方不是有一個小方點嗎,按著鼠標左鍵往下拖動直到結(jié)束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。
若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入:=A2 & “13” 后回車。
2、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數(shù)?
打開“工具”,選“選項”,再選“常規(guī)”,在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名,則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日,1月2日等日期形式,怎么辦?
這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成,你只要點擊主菜單的“格式”菜單,選“單元格”,再在“數(shù)字”菜單標簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件?
點擊“工具”菜單“自動保存”項,設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項,那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”,“確定”。然后進行設(shè)置即可。
5、用Excel做多頁的表格時,怎樣像Word的表格那樣做一個標題,即每頁的第一行(或幾行)是一樣的。
但是不是用頁眉來完成?
在EXCEL的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標題;可進行頂端或左端標題設(shè)置,通過按下折疊對話框按鈕后,用鼠標劃定范圍即 可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均?
加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到,并不是一項很復(fù)雜的計算,關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡單的將各個單位值(如單價)平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實就是一個除法算式),分母是各個量值之和,分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和,它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表?
把鼠標移到工作表的名稱處(若你沒有特別設(shè)置的話,Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后點右鍵,在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項,這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。
8、EXCEL中有序號一欄,由于對表格進行調(diào)整,序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩,用什么方法可以快速解決?
如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話,那么在制作EXCEL表格時就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開,如在“總分”與“排名”之間空開一列,為了不影響顯示美觀,可將這一空的列字段設(shè)為隱藏,這樣在調(diào)整表格(數(shù)據(jù)清單)的內(nèi)容時就不會影響序號了。
9、用Excel2000做成的工資表,只有第一個人有工資條的條頭(如編號、姓名、崗位工資.......),想輸出成工資條的形式。
這個問題應(yīng)該這樣解決:先復(fù)制一張工資表,然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項,設(shè)置打印工作表行標題,選好工資條的條頭,然后在每一個人之間插入行分頁符,再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。
10、在Excel中小數(shù)點無法輸入,按小數(shù)點,顯示的卻是逗號,無論怎樣設(shè)置選項都無濟于事,該怎么辦?
這是一個比較特殊的問題,我曾為此花了十幾個小時的時間,但說白了很簡單。在Windows的控制面板中,點擊“區(qū)域設(shè)置”圖標,在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文(中國)”,在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點改為“.”(未改前是“,”),按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區(qū)域?
使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如,要選取A2:A1000,最簡便的方法是按F5鍵,出現(xiàn)“定位”窗口,在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2:A1000。
12、如何快速返回選中區(qū)域?
按Ctr+BacksPae(即退格鍵)。
13、如何快速定位到單元格?
方法一:按F5鍵,出現(xiàn)“定位”對話框,在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址,單市“確定”按鈕即可。
方法二:單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框,輸入單元格地址即可。
14、“Ctrl+*”的特殊功用
一般來說,當處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時,通過選定表格中某個單元格,然后按下 Ctrl+* 鍵可選定整個表格。Ctfl+* 選定的區(qū)域是這樣決定的:根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容?
選定單元格區(qū)域,輸入值,然后按 Ctrl+ Ener鍵,即可實現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數(shù)的名稱,但記不清函數(shù)的參數(shù)了,怎么辦?
如果你知道所要使用函數(shù)的名字,但又記不清它的所有參數(shù)格式,那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。
具體方法是:在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名,然后按 Ctr+ A鍵,Excel則自動進入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時,上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置?
按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。
具體方法是: 選定單元格,按下Shift鍵,移動鼠標指針至單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭),然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志,左右拖拉時會變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標志,釋放鼠標按鈕完成操作后,選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大?
可以將不用的工具欄隱藏,也可以極大化Excel窗口,或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
20、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域,然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快顯菜單?
快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令,利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域,然后單擊鼠標右健即可調(diào)出快顯菜單,根據(jù)操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動打開太多文件?
當Excel啟動時,它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時,Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外,還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件:選擇“工具”\“選項”\“普通”,將“替補啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。
23、如何去掉網(wǎng)格線?
1)除去編輯窗口中的表格線
單擊“工具”菜單中的“選項”,再選中“視圖”,找到“網(wǎng)格線”,使之失效;
2)除去打印時的未定義表格線
有時會出現(xiàn)這樣的情況:你在編輯時未定義的表格線(在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線),一般情況下在打印時是不會打印出來的,可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了,特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線,只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單,點擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框,取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
24、如何快速格式化報表?
為了制作出美觀的報表,需要對報表進行格式化。有快捷方法,即自動套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是: 選定操作區(qū)域,選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令,在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式,按“確定”按鈕即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個“應(yīng)用格式種類”選項,若某項前面的“x”不出現(xiàn),則在套用表格樣式時就不會用該項。
25、如何快速地復(fù)制單元格的格式?
要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分數(shù)據(jù)上,可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格,單擊工具條上的“格式刷”按鈕,此時鼠標變成了刷子形狀,然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線?
一般我們習(xí)慣表格上有斜線,而工作表本身并沒有提供該功能。其實,我們可以使用繪圖工具來實現(xiàn): 單擊“繪圖”按鈕,選取“直線”,鼠標變成十字型.將其移至要添加斜線的開始位置,按住鼠標左鍵拖動至終止位置,釋放鼠標,斜線就畫出來了。另外,使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字,但文字周圍有邊框,要想取消它,可選中文字框,調(diào)出快顯菜單,選擇“對象格式”\“圖案”,選擇“無邊框”項即可。
27、如何快速地將數(shù)字作為文本輸入?
在輸入數(shù)字前加一個單引號“”’,可以強制地將數(shù)字作為文本輸入。
28、如何定義自己的函數(shù)?
用戶在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至 Visual Basic模塊,或插入一頁新的模塊表(Module),在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù)VBA程序,按Enter確認后完成編 寫工作,Excel將自動檢查其正確性。此后,在同一工作薄內(nèi),你就可以與使用Exed內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù),如:
Function Zm(a)
If a< 60 Then im=‘不及格”
Else Zm=“及格”
End If
End Function
29、如何在一個與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中調(diào)用自定義 函數(shù)?
可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下,采用鏈接的方法(也就是在調(diào)用函數(shù)時加上該函數(shù)所在的工作簿名)。假設(shè)上例中的自定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS,現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù),應(yīng)首先確保MYUDF.XLS被打開,然后使用下述鏈接的方法: =MYUDF.XLS! ZM(b2)
30、如何快速輸入數(shù)據(jù)序列?
如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù),在下一個單元格內(nèi)輸入第二個數(shù)據(jù),選定這兩個單元格,將光標指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方向拖動填充柄,拖過的單元格中會自動按Excel內(nèi)部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)(如辦公室人員名單),定義成序列,以備日后自動填充,豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項”命令,再選擇“自定義序列”標簽, 在輸入框中輸入新序列,注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二……),單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。
31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄
上例中,介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法。其實,使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù),按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄,將會出現(xiàn)包含下列各項的菜單:復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、以年填充;序列……此時,你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。
32.如果你的工作表中已有某個序列項,想把它定義成自動填充序列以備后用,是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項?
不需要。有快捷方法:選定包含序列項的單元格區(qū)域,選擇“工具”\“選項”\“自定義序列”,單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框,按“確定”按鈕返回工作表,下次就可以用這個序列項了。
33、上例中,如果你已擁育的序列項中含有許多重復(fù)項,應(yīng)如何處理使其沒有重復(fù)項,以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列?
選定單元格區(qū)域,選擇“數(shù)據(jù)”\“篩選”\“高級篩選”,選定“不選重復(fù)的記錄”選項,按“確定”按鈕即可。
34、如何對工作簿進行安全保護?
如果你不想別人打開或修改你的工作簿,那么想法加個密碼吧。打開工作薄,選擇“文件”菜單中的“另存為”命令,選取“選項”,根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”,按“確定”退出。
工作簿(表)被保護之后,還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進行保護,起到雙重保護的功能,此時你可以這樣做:首先,選定需保護的單元格區(qū)域,選取“格式”菜單中的“單元格”命令,選取“保護”,從對話框中選取“鎖定”,單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護”命令,選取“保護工作表”,根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。
注意:不要忘記你設(shè)置有“口令”。
35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?
對那些加了保護的單元格,還可以設(shè)置顏色和底紋,以便讓用戶一目了然,從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改,從而可增加數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題,即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來,表格的可視性就大打折扣。解決辦法是:選擇“文件”\“頁面設(shè)置”\“工作表”,在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格單色打印”選項。之后,打印出來的表格就面目如初了。