IT如何提高溝通能力
IT如何提高溝通能力
要成為一名優(yōu)秀的IT采購(gòu)人員，除了自身的努力學(xué)習(xí)、提高自己的專業(yè)度外，還需要不斷地提升跨職能溝通的能力，所謂兄弟齊心，其利斷金，對(duì)內(nèi)創(chuàng)建良好的工作氛圍，對(duì)外選好合適的供應(yīng)商。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了IT提高溝通能力技巧，供你閱讀參考。
IT提高溝通能力技巧
1、合理的角色定位
間接采購(gòu)人員不應(yīng)該僅僅是服務(wù)、支持或參與的角色。間接采購(gòu)人員更多的應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的角色，要領(lǐng)導(dǎo)公司各部門，制定采購(gòu)的政策、明確各職能部門的分工、并制定相關(guān)的采購(gòu)流程。只有政策明確、職能劃分清晰、流程明了，才能讓各部門有法可依。
采購(gòu)人員領(lǐng)導(dǎo)制定好政策流程之后，還需要給各職能部門或各相關(guān)方提供培訓(xùn)，確保各職能部門的人員對(duì)政策和流程都明了，在執(zhí)行的過(guò)程中做到有法必依。
2、溝通時(shí)換位思考
采購(gòu)人員在從事間接采購(gòu)時(shí)，切不能本位主義，只想著自己部門的利益，而應(yīng)該時(shí)刻以公司利益與團(tuán)隊(duì)利益為重，要多站在各利益相關(guān)者的角度來(lái)考慮問(wèn)題，在制定政策、流程，供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商評(píng)估體系的制定中多站在各職能部門的角度來(lái)考慮問(wèn)題，確保決定是最大范圍符合公司利益和集體利益的。例如，某公司的HelpDesk外包服務(wù)，作為管理部門的IT部門認(rèn)為供應(yīng)商的服務(wù)整體評(píng)估很好，希望保持獨(dú)家供應(yīng)(即使公司有好幾個(gè)工廠)，不希望引進(jìn)新的供應(yīng)商。但是，對(duì)采購(gòu)來(lái)說(shuō)，獨(dú)家供應(yīng)的結(jié)果是供應(yīng)商每年提出了10%的漲價(jià)要求，而且當(dāng)采購(gòu)去談價(jià)格時(shí)，供應(yīng)商漲價(jià)的訴求很堅(jiān)決，采購(gòu)很難談。這個(gè)時(shí)候，采購(gòu)如果在得到IT部門同意前一定要強(qiáng)行引進(jìn)新的供應(yīng)商甚至把訂單分一半給新的，那么，顯然會(huì)對(duì)IT部門的同事造成傷害，這個(gè)時(shí)候，需要采購(gòu)能換位思考，站在公司的角度和IT的角度想想為何要引進(jìn)新的供應(yīng)商，引進(jìn)新的供應(yīng)商對(duì)公司和對(duì)IT部門有什么好處，能為他們帶來(lái)什么價(jià)值，最好能用數(shù)字來(lái)認(rèn)證，如果引進(jìn)新的供應(yīng)商不僅能帶來(lái)更好的服務(wù)，而且有更有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格，相信IT部門也能理解并給予支持。
同樣的，溝通時(shí)的語(yǔ)言選擇也是一樣，一般來(lái)說(shuō)，IT技術(shù)人員非常專業(yè)，相對(duì)來(lái)說(shuō)，用戶在IT方面知識(shí)就比較欠缺，這就要求采購(gòu)人員在與不同IT背景的人員溝通時(shí)靈活應(yīng)對(duì)，所謂“到什么山上唱什么歌”，作為一名優(yōu)秀的IT采購(gòu)人員，既要懂得專業(yè)的IT知識(shí)能夠和IT技術(shù)人員直接溝通，又要做到能夠?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)用普通的語(yǔ)言描述出來(lái)和用戶直接溝通。
3、謹(jǐn)慎承諾，信守承諾，贏得信任
作為一名采購(gòu)人員，需要經(jīng)常將信息或者反饋提供給IT技術(shù)人員或用戶，由于IT人員相對(duì)來(lái)說(shuō)比較理性，所以切忌和IT人員夸大事實(shí)，承諾過(guò)度，卻無(wú)法兌現(xiàn)，失信于人。這點(diǎn)上來(lái)說(shuō)，其實(shí)對(duì)所有的采購(gòu)都是適用的，贏得信任的要訣就是答應(yīng)別人的就一定要說(shuō)到做到，如果萬(wàn)一做不到，也要盡量提前告知對(duì)方，并給予對(duì)方可以選擇的時(shí)間和空間。
4、創(chuàng)建良好的合作氛圍
IT技術(shù)人員普遍都是男的，所以要?jiǎng)?chuàng)建良好的合作氛圍，可以雇傭女士來(lái)做間接采購(gòu)人員，所謂男女搭配，干活不累?；蛘哂幸庾R(shí)的在團(tuán)隊(duì)合作的時(shí)候創(chuàng)建輕松的合作氛圍，畢竟，IT的項(xiàng)目對(duì)于一般人來(lái)說(shuō)都會(huì)比較枯燥，合作氛圍的營(yíng)建可以在工作上，也可以在生活中。
在溝通上的問(wèn)題
論表達(dá)能力
在表達(dá)上人們通常有3個(gè)問(wèn)題。
表達(dá)問(wèn)題1：不知所云
你大概有這樣的經(jīng)歷，好像對(duì)方一直嘴皮在動(dòng)，但是你就是不知道到底他說(shuō)了什么。這里有幾個(gè)原因：
原因1：肚中沒(méi)貨
本來(lái)就不知道該說(shuō)什么，沒(méi)話找話。這就像小時(shí)候我寫日記，兩三行都很困難。對(duì)于商務(wù)會(huì)談，這屬于典型的準(zhǔn)備工作沒(méi)做。
原因2：思路不清
你還是有些東西要表達(dá)的，但對(duì)于這些事情，自己都沒(méi)想透，那么你怎么可能表達(dá)清楚呢。這個(gè)問(wèn)題是超級(jí)普遍。所以有人跟我說(shuō)，他表達(dá)不清怎么提升。我通常問(wèn)的就是：“到底你是表達(dá)不清楚，還是自己沒(méi)想清楚”。
原因3：讓潛意識(shí)主導(dǎo)溝通
一件事情即使本人想清楚了，可能你表達(dá)出來(lái)依然讓人不知所云。這通常是讓潛意識(shí)主導(dǎo)的結(jié)果。
前面談到，人類潛意識(shí)的運(yùn)行方式，是基于關(guān)聯(lián)的，例如我在談到“吃飯”時(shí)，可能潛意識(shí)立即跳出“明晚有飯局”，然后又想到“要打電話確認(rèn)”，可能就直接跟對(duì)方說(shuō)“對(duì)不起我要先打個(gè)電話”。你的思維很可能一直這樣跳到很遠(yuǎn)的地方。但對(duì)方看不到這個(gè)過(guò)程，自然沒(méi)法理解。
在正式的溝通環(huán)境中(例如銷售演講)，通常你需要讓自己的意識(shí)去控制溝通，保持邏輯性。順便說(shuō)一下，一個(gè)人很難持續(xù)的保持著意識(shí)的控制，通 常說(shuō)著說(shuō)著就會(huì)進(jìn)入自動(dòng)駕駛(潛意識(shí)控制)模式，這是很正常的。但你可以做的是設(shè)定一個(gè)大的框架(例如演講的邏輯)，在多數(shù)的時(shí)間，讓潛意識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)。但是過(guò) 一段時(shí)間，就有意識(shí)的檢查“我現(xiàn)在進(jìn)度怎么樣，是不是跑題了?”這樣可以把自己拉回來(lái)。這就像你開(kāi)了自動(dòng)駕駛系統(tǒng)，但是定期會(huì)人工檢查當(dāng)前的狀況，如果有 問(wèn)題立馬切換到人工操作。
我們的溝通由潛意識(shí)主導(dǎo)，本身并不是什么壞事，例如聊天的時(shí)候，大家東拉西扯就是這么出來(lái)的。有些人在重要場(chǎng)合或者見(jiàn)到重要人物時(shí)，本來(lái)是需要閑聊的，反而變得不善言辭。有時(shí)候就是因?yàn)檫^(guò)于緊張，意識(shí)主導(dǎo)了溝通，反而壓制了潛意識(shí)的活動(dòng)。
原因4：表達(dá)缺乏邏輯性
即使你自己想的比較清楚，而且也是有意識(shí)的在進(jìn)行溝通。但你沒(méi)有用清晰的邏輯來(lái)組織語(yǔ)言，導(dǎo)致對(duì)方難于理解。
原因5：面面俱到
表達(dá)者把自己知道的所有事情都倒給你了，需要你自己去理頭緒。例如銷售演講，把產(chǎn)品的每個(gè)功能都給你看一遍，客戶死的心都有了，還不好意思讓你走人。
表達(dá)問(wèn)題2：缺失關(guān)鍵信息
例如“3月25日下午在大會(huì)議室開(kāi)會(huì)”。你都不知道到底幾點(diǎn)，還要去問(wèn)。
表達(dá)問(wèn)題3：難于理解
前面談的第一類表達(dá)問(wèn)題，顯然是難于理解的。但這里，我們指的是即使表達(dá)者邏輯清晰，對(duì)方依然難于理解的情況。
這種問(wèn)題的產(chǎn)生，常常是因?yàn)槭鼙娙狈ο嚓P(guān)經(jīng)驗(yàn)或者基礎(chǔ)知識(shí)。
例如以前有客戶經(jīng)常問(wèn)我什么是PKI、什么是CA(計(jì)算機(jī)安全方面的名詞)。如果我直接邏輯的、正式的介紹這個(gè)東西，可以這樣講：PKI叫做Public Key Infrastructure，意思是公共密鑰架構(gòu)……blablabla….
即使我這樣講的條理清楚邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，客戶還是不懂，或者似懂非懂。在銷售復(fù)雜技術(shù)型產(chǎn)品的過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這種問(wèn)題一再上演。
那么要讓客戶懂，你該怎么說(shuō)呢?例如我會(huì)跟客戶講：“我們乘飛機(jī)要身份證對(duì)吧?”客戶說(shuō)“是啊”。“那么身份證的目的是什么呢?”“確保你 就是那個(gè)人啊”“那么誰(shuí)有權(quán)發(fā)身份證呢?”“公安局”“這就對(duì)了，CA就是公安局，發(fā)證件的。這樣計(jì)算機(jī)看到他們發(fā)的證件，就知道你是誰(shuí)了……”
然后客戶立即就懂了。他并不能成為技術(shù)專家，但至少對(duì)于理解問(wèn)題足夠了。
還有客戶后來(lái)對(duì)我說(shuō)：“我們要裝那個(gè)啥…公安局了…”顯然公安局比CA讓他更容易記憶。
解決這個(gè)問(wèn)題，一個(gè)手段是要讓自己的表達(dá)生動(dòng)起來(lái)，讓客戶可以“產(chǎn)生經(jīng)驗(yàn)”。這里有幾個(gè)基本的途徑：打比喻、講故事(案例)、讓客戶親自體驗(yàn)。
所以溝通有個(gè)基本原則，一定要有案例。例如哪些技能，經(jīng)較短時(shí)間的學(xué)習(xí)，就可以給人的生活帶來(lái)巨大幫助?，貌似反饋不錯(cuò)，就是因?yàn)橹苯由狭税咐＿@樣馬上就讓對(duì)方容易懂了。你干講一堆東西條條有理頭頭是道，如果客戶產(chǎn)生不了體驗(yàn)有什么用啊。
從這個(gè)角度，研究歷史的重要性體現(xiàn)出來(lái)了。歷史上有無(wú)數(shù)的案例，人類活動(dòng)各方面的都有。很多時(shí)候你拿出這些來(lái)，對(duì)幫助他人理解觀念很有幫助。
如果問(wèn)題足夠復(fù)雜，有些時(shí)候簡(jiǎn)單手段(例如比喻、故事、讓客戶體驗(yàn))都可能失效。那么這時(shí)候，你面臨必須要讓對(duì)方理解的情況，可能就要設(shè)計(jì)一條認(rèn)知路徑了。就是先讓客戶理解一些基礎(chǔ)的東西，一步步走向最終的目標(biāo)。
例如我以前跟客戶講如何選擇企業(yè)管理軟件，我就帶他們走了一遍企業(yè)管理發(fā)展過(guò)程。虛擬一家包子店，最開(kāi)始只有老公和老婆賣包子，沒(méi)有任何管理需求。這家包子鋪如何開(kāi)始招人、拓展品種、發(fā)展分店、連鎖化運(yùn)營(yíng)、一直到上市。每一步面臨怎樣的管理問(wèn)題，技術(shù)如何解決這樣的問(wèn)題。
在這樣一個(gè)過(guò)程中，最開(kāi)始他們只需要計(jì)算器，然后要用到電腦，然后產(chǎn)生對(duì)于網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的需求……技術(shù)架構(gòu)是如何發(fā)展的。
通過(guò)這種從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的方式，他們很快就有了整體的概念。對(duì)于自己面臨的問(wèn)題和選擇也就清楚了很多。
也許你發(fā)現(xiàn)了，這就是我前面講過(guò)的“把握事物演化脈絡(luò)”的策略。
表達(dá)問(wèn)題4：關(guān)我屁事
聽(tīng)眾找不到你講的東西，到底跟他們有什么關(guān)系。例如你給我講了這么多產(chǎn)品知識(shí)，到底又怎么呢?
關(guān)于這一點(diǎn)，在任何正式的表達(dá)之前，我建議你問(wèn)一個(gè)問(wèn)題：“通過(guò)這次溝通，客戶得到的最大的好處是什么?”
例如你正在讀的這篇文章，我想它帶你的好處是“成為頂級(jí)銷售的修煉路徑”。大多數(shù)銷售老是喜歡問(wèn)“我要說(shuō)什么”，但這個(gè)問(wèn)題是次要的，真正重要的是“你要給客戶什么好處”。
表達(dá)問(wèn)題5：不會(huì)表達(dá)情感
中國(guó)人很不善于表達(dá)正面的情感，最典型的就是不會(huì)夸獎(jiǎng)他人。所有的贊美之詞都留到追悼會(huì)上使用，搞得一看悼詞所有人都是高大上。
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