公文文書的寫作技巧
廣義公文的指稱范圍包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調(diào)查資料、記錄、登記表冊等。怎樣寫好公文文書呢?現(xiàn)在學(xué)習(xí)啦小編為你分享了公文文書的寫作技巧，希望能夠幫到你。
公文文書的寫作技巧(一)
1. 標(biāo)題
公文標(biāo)題是對文件內(nèi)容的精確概括，要準(zhǔn)確、簡要，一般由發(fā)文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內(nèi)容及其性質(zhì)使用。
有版頭的文件或法規(guī)性文件，計劃和總結(jié)，通知和通報，可省略發(fā)文單位，有時或只標(biāo)以文件種類，如《通知》。
2. 發(fā)文字號
包括機(jī)關(guān)代號、年號、順序號。編寫發(fā)文字號的作用是有利于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如“審辦發(fā)(1989)6號”，代表審計署(局)辦公廳1989年第6號文件，“審辦發(fā)”是審計署(局)辦公廳的代字，(1989)是年號，“6”號是發(fā)文順序號。
幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面;凡無文件版頭的，放在標(biāo)題的右側(cè)方。
3. 主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)是行文的主要對象，即要求主辦或答復(fù)這份文件的對方單位。準(zhǔn)確地確定主送機(jī)關(guān)是公文發(fā)出后能否及時得到處理的關(guān)鍵。
對下級發(fā)出的指示、通知、通報等稱為普發(fā)公文，可以主送幾個以上機(jī)關(guān)，凡其下屬機(jī)關(guān)都是主送機(jī)關(guān);向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，不能多頭主送，如需報送另一個上級機(jī)關(guān)時，可以用抄報的形式，以免責(zé)任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機(jī)關(guān)，可在發(fā)表或發(fā)送時，另附一個通知或公函給主送機(jī)關(guān)。
主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下，頂格寫。
4. 正文
正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數(shù)事。
正文的作用是：直接體現(xiàn)黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發(fā)文的目的能否實現(xiàn)，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應(yīng)該觀點鮮明，內(nèi)容清楚、簡潔、通暢，標(biāo)點符號準(zhǔn)確。正文一般在主送機(jī)關(guān)之后另起一行空兩格書寫。
正文一般分為開頭、中段、結(jié)尾三個部分，不同文種的正文結(jié)構(gòu)還有些細(xì)微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發(fā)文的根據(jù)和理由、發(fā)文的目的或結(jié)論。如是復(fù)文，要引述來文的日期和標(biāo)題。
中段是公文主體，要根據(jù)辦文的目的、國家的有關(guān)政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內(nèi)容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數(shù)表明項目，以資醒目。
結(jié)尾應(yīng)簡潔明晰，向?qū)Ψ教岢鲆?，請求解決某項問題。結(jié)尾用語要按照行文關(guān)系，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報告妥否，請批示”、“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)”;平行文，可用“專此函復(fù)”、“特此通知”;下行文則常用“希遵照執(zhí)行”、“ 此復(fù)”、“此令”等語。
5. 發(fā)文機(jī)關(guān)
發(fā)文機(jī)關(guān)又稱落款，應(yīng)寫在正文的下面偏右，與正文保留適當(dāng)?shù)目崭?，以便蓋章。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫明全稱，以示嚴(yán)肅負(fù)責(zé)。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時，應(yīng)冠以職務(wù)、身份。
蓋章是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證，應(yīng)按GB9704-88“國家標(biāo)準(zhǔn)”規(guī)范執(zhí)行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱“齊年蓋月”。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批印發(fā)的公文，因使用了規(guī)定格式的文件版頭，并由機(jī)關(guān)交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
公文文書的寫作技巧(二)
6. 發(fā)文日期
發(fā)文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發(fā)文日期一般以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn);會議通過文件以會議通過日期為準(zhǔn);一般性例行公文如通知、函等以實際發(fā)出日期為準(zhǔn);法規(guī)性以公文的批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或公文最后專門規(guī)定生效、執(zhí)行日期，如“本條例自發(fā)布之日起施行”。
發(fā)文日期寫在公文末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)下面，并稍向右錯開。
7. 抄報、抄送
抄報、抄送單位是指協(xié)助承辦或需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節(jié)省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節(jié)，影響協(xié)調(diào)。
抄報、抄送單位名稱列于公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發(fā)時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數(shù)印在最后。
8. 文件版頭
正式公文一般都有統(tǒng)一規(guī)格，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××(機(jī)關(guān)名稱)文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件
附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補(bǔ)充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。
公文附件應(yīng)在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之前注明附件名稱全稱和件數(shù)，不可略寫成“附件如文”或“附件×件”。
10. 機(jī)密等級
公文內(nèi)容涉及國家機(jī)密時，應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。劃分機(jī)密等級力求準(zhǔn)確，寬了，造成失 密，嚴(yán)了，妨礙工作開展。
密級的位置，通常放在公文標(biāo)題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機(jī)密公文還要按份數(shù)編號，如“編號000××”或“No.000××”，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。
11. 緩急程度
緩急程度是公文送達(dá)和辦理時限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標(biāo)明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理。
緩急程度的書寫位置沒統(tǒng)一要求，為了醒目，常寫在標(biāo)題或編號的左側(cè)或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標(biāo)出，而是放在標(biāo)題中的公文種類前面，如“國務(wù)院關(guān)于控制各單位上年結(jié)余存款的緊急通知”。
12. 閱讀范圍
上級機(jī)關(guān)對下級發(fā)文，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要注明發(fā)送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫在發(fā)文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，并加括號，如“(此件發(fā)至縣、團(tuán)級)”。
行政性、事務(wù)性的非機(jī)密公文，向上級機(jī)關(guān)的報請性公文都不必規(guī)定閱讀范圍。
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