演講者總是抱怨準備太倉促．事實上，只要進行合理分配，時間根本不是問題．
　　除了雕琢核心觀點鮮明的文稿，制作形象生動的幻燈片和熟悉現(xiàn)場技術(shù)設(shè)備之外，更重要的是搞清以下幾個概念并均衡分配時間："說什么"-"怎么說"；"練習"-"預(yù)演"；"物質(zhì)準備"-"心理準備"．
　　很多經(jīng)理人都是在演講結(jié)束時才開始大徹大悟："要是我處理那個問題時，稍稍多一點技巧就好了"；"要是能找到更多有說服力的數(shù)據(jù)來支持我的觀點就好了"．當然，演講過后最追悔莫及就是："要是我有更多時間準備就好了．"這些都是事后諸葛亮，完全于事無補．
　　事實上，對大多數(shù)經(jīng)理人來說，有再多的時間準備演講也還是不夠．如果你熬了三個晚上來準備，講完之后你會覺得應(yīng)該熬五個晚上才行．
　時間總顯得不夠用，部分原因是因為許多經(jīng)理人在演講上追求盡善盡美．如何利用這些寶貴的時間（通常也就是指，你是否真正理解了練習和預(yù)演的不同），決定了你的演講是平淡無奇，還是震撼人心．
　也就是說，在如何利用時間上并沒有什么放之四海而皆準的規(guī)律．每個經(jīng)理人千差萬別，他們有各自的目標、演講經(jīng)驗，對演講內(nèi)容和聽眾的把握能力各異，所采用的視聽設(shè)備也不同，因此"共同規(guī)律"即使有也用處不大．專家認為，更好和更現(xiàn)實的做法是：合理利用你能擠出的每一分鐘時間．
　雕琢講稿“說什么”
　首先要撰寫演講文稿，然后制作圖表或幻燈片來做補充．這好像是顯而易見的道理，但是許多經(jīng)理人卻是先做幻燈片，然后再在上面編寫句子．盡管有些人可以采用這種方式，但對大多數(shù)人來說，顛倒順序的容易造成演講雜亂無章、主題渙散．
　一旦開始寫演講稿，要留出充裕的時間對文稿進行編輯潤色．專業(yè)的演講稿撰寫人建議在寫第一稿時，要盡可能快，不要停下來去修改已寫完的部分，或者去反復(fù)推敲措辭．這些工作留到以后來做．簡練并生動的語言必須經(jīng)過不斷地修改才能出現(xiàn)，而不是在草稿階段就可以達到這個效果．
　　
　編輯文稿時，要大刀闊斧敢于下手．研究演講藝術(shù)的大衛(wèi)·登普西教授（DavidDempsey）說："能用三個觀點突出主題，就不要用十個觀點，這樣反而不能給人留下任何印象．要不斷地問自己，這是不是最重要的問題？這是不是最好的例子？這是不是說明我的觀點最有煽動力的表達方式？"
　如果你的結(jié)論或重要觀點沒有經(jīng)過精心琢磨和反復(fù)修改，登普西認為："不管花多少時間去練習，不管你的演講技巧有多么高超，都不能掩飾這個根本的缺陷．"
　卡內(nèi)基顧問公司（DaleCarnegie&Associates）的課程總監(jiān)大衛(wèi)·格林（DavidGreen）建議時間緊張的經(jīng)理人記住："做好眼前事，勝過事后諸葛亮．"盡管你希望自己的演講稿和幻燈片出類拔萃，但是你不能在推敲詞句上浪費過多時間，何況實際演講的時候也許不會照本宣科．
　格林認為："一般來說，大多數(shù)人準備好演講的時間比他們自己認為的要早得多．他們需要安排更多的時間來排練和演習如何與聽眾互動．"
核心觀點貫始終
　無論你采用何種方式來確定演講稿的結(jié)構(gòu)，你都可以通過列出重點段落或概念作為"記憶觸發(fā)點"來節(jié)省時間，也就是要抓住要點，而不是逐字逐句地把整篇文章寫出來．
　曼德爾溝通有限公司的CEO史蒂夫·曼德爾（SteveMandel）認為，記憶觸發(fā)點模式有助于演講時的即興發(fā)揮，而聽眾也喜歡聽．"我告訴那些演講人，演講時不要唱獨角戲，要多用對話模式與聽眾進行溝通，就像兩個人坐在廚房的桌子邊聊天那樣，這會令人感覺自然、放松，而且你還不用花很多心思去想說些什么．而獨白式的演講就是一個人對著幻燈片生硬地自言自語．"
　曼德爾說，在準備演講的開始階段，應(yīng)該花更多時間去琢磨如何圍繞核心觀點來組織演講內(nèi)容．"電梯式演講"是指核心觀點始終貫穿整個演講過程，就像電梯在每個樓層間運行一樣．當然這得花費時間，但卻是值得的，可以避免在遇到挫折時就投降，也可以避免在找到核心觀點之前，在那些無關(guān)痛癢的事情上花太多時間．
勤加預(yù)演“怎么說”
　某咨詢公司的總裁瑪里琳·莫布利（MarilynnMobley）建議在演講稿還未定稿之前就開始預(yù)演，這樣就可以盡早知道在哪些地方你可能會講太長時間、哪些內(nèi)容還需要調(diào)整．
　莫布利在準備一個演講時，是這樣安排時間的：因為對話題和聽眾都很熟悉，她先用15%的時間調(diào)查聽眾的需求；50%的時間用來準備演講---確定論點、收集論據(jù)、設(shè)定起承轉(zhuǎn)合、制作幻燈片；20%的時間用來進行初步的預(yù)演，"就當有聽眾在面前，練習如何停頓、如何結(jié)合幻燈片講解，并熟悉設(shè)備，從而確定整個過程是否可行，時間拿捏是否合理"；10%的時間是在初步預(yù)演后進一步修改演講稿，包括編輯文字和調(diào)換某些幻燈片的順序；剩下5%的時間用來進行最后的預(yù)演．
　先想想你以前通常是怎么準備演講的．也許你和大多數(shù)經(jīng)理人一樣，利用一切可能的機會練習，或在路上分秒必爭，或在辦公室里忙里偷閑．
　專家認為，這種方式大有問題：花太多的時間去練習，而沒有足夠的時間去預(yù)演．預(yù)演意味著要站起來，用和真實演講同樣的手勢、同樣的眼神，配合視聽設(shè)備控制演講進程．
　卡內(nèi)基公司的格林認為，坐在飛機上或在辦公室里回顧演講稿或幻燈片是練習，不是預(yù)演．就像戲劇里的演員沒有穿上戲服就沒有入戲的感覺一樣，非專業(yè)的演講者不經(jīng)過一到兩次的全程預(yù)演，就不應(yīng)該出現(xiàn)在聽眾面前．預(yù)演時最好還要選擇一些人坐在臺下，給演講者一些反饋意見．
　格林說："你不能只坐在房間里背誦演講稿，必須去預(yù)演，模仿真實的演講，這樣才能達到預(yù)演的目的．把你的心思從演講的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到和聽眾的互動上去，這也是預(yù)演與練習的不同．我并不認為企業(yè)界人士都理解預(yù)演的價值．經(jīng)理人往往在“說什么”上面花了太多精力，但對“怎么說”卻重視不夠．