如何做好溝通工作前的工作
如何做好溝通工作前的工作
如何做好溝通工作前的工作?做好溝通工作前的工作的方法有哪些?下面學習啦小編整理了做好溝通工作前的工作的方法，供你閱讀參考。
工作中的溝通方法1、做好“三不”
首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位，要面對層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學會從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進領導之間，部門之間的團結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點與落腳點。
其次，要超前運籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認為，水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學的眼光看形勢，要用發(fā)展的眼光認識形勢。萬物的運行皆有規(guī)律。古語言，凡事“預則立，不預則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領導的左臂右膀也是領導的“智囊團”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運籌的意識，例如制定工作預案、工作計劃等等。而且要明確工作的重點，確保各項工作有條不紊、忙而有序的進行。同時要密切注視工作的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)并彌補由于銜接不及時或其他難以預測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼，這一點也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
工作中的溝通方法2、處理好“四個統(tǒng)一”的關系
第一、處理好程序性與時效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機會，影響工作的實際效果。為此，在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅持時效第一，急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調(diào)有關方面解決問題，再向領導匯報。另外，危機時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領導請示，可以妥善處理后再將結(jié)果向領導匯報。有時為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié)，可把領導指示不通過中間部門而直接下達到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領導、為基層、為員工搞好服務是辦公室工作人員的重要職責。特別是溝通協(xié)調(diào)領導之間、上下級之間的關系時，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者，由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點與落腳點都是為人民服務的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來，才能使服務更到位，更有效。所以，辦公室應該對上級的指示和領導意見要高度重視，作充分的準備，全面領會精神實質(zhì)，確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實。同時對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。
第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務性工作多，其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，才能出色地完成各項工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預料，所以辦公室必須隨時調(diào)整思想改變應急對策，多做思考換位靈活應對，堅持以理服人切忌以形而上學、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短，才能實現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。
工作中的溝通方法3、建立良好正常的人際關系
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關系。試想如果有一個在整個組織中人際關系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調(diào)的目標就很容易達到了。美國人際關系學家卡耐基曾經(jīng)說過，良好的人際關系是一個人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務的同時還必須要建立良好的人際關系。具體就是要做好以下兩個方面：
首先、要學會感情聯(lián)絡法。人非草木，孰能無情? “感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力。”感情投入有著其他方法難以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關系，使辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的順利實施。
其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調(diào)時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協(xié)調(diào)工作就是要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄。“機”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā);發(fā)而不繁，人將先收;難得者時，易失者機，迅而行之，速哉!”機不可失，失不在來，要及時溝通，相機協(xié)調(diào)。
工作中的溝通方法4、提高辦公室人員的自身素質(zhì)
辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調(diào)工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質(zhì)修養(yǎng)，具有本職工作相適應的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調(diào)工作的基礎。魏征說：“求木之長者，必固其根本;欲流之遠者，必浚其泉源。”溝通協(xié)調(diào)之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調(diào)工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質(zhì)的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對性地提高自己，充實自我。
搞好素質(zhì)建設，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協(xié)調(diào)工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調(diào)好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學文化素質(zhì)。智力的強弱，與溝通協(xié)調(diào)的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調(diào)工作的基礎，多智才能多溝通協(xié)調(diào)，足智才能善溝通協(xié)調(diào)。才，指的是業(yè)務素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調(diào)之心，無溝通協(xié)調(diào)之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。
其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調(diào)工作也就無法有新的進展。
總之，搞好溝通協(xié)調(diào)工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，準確把握好溝通協(xié)調(diào)之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調(diào)工作的藝術，誠心建立了良好正常的人際關系，切實提高了自身的素質(zhì)，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進而做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作。
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