職場(chǎng)中好的溝通能提升我們的交際能力
職場(chǎng)中好的溝通能提升我們的交際能力
職場(chǎng)里，我們與他人的溝通是否順暢、感覺(jué)是否愉快，直接影響我們?cè)诠ぷ魃系谋憩F(xiàn)與成果。我們的人際關(guān)系，也要仰賴好的溝通技巧才能得以維系。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的職場(chǎng)中好的溝通能提升我們的交際能力，希望對(duì)大家有用。
什么才是“好的溝通”
一個(gè)人必須具備強(qiáng)大的思考能力和清晰的表達(dá)邏輯，才能駕馭語(yǔ)言，精準(zhǔn)地表達(dá)自己。
大家都喜歡“言之有物”的人，所謂“言之有物”，并不是指說(shuō)話人夸夸其談，而是指一個(gè)人能以清晰易懂的方式傳達(dá)自己的豐富見(jiàn)解，同時(shí)還要使聽(tīng)者能理解說(shuō)話人想要傳達(dá)的內(nèi)容。
說(shuō)的人說(shuō)得清楚，講得明白，聽(tīng)的人聽(tīng)得懂沒(méi)誤解，如此才算完成了一個(gè)有效率的“溝通”。
簡(jiǎn)單地說(shuō)，“好的溝通”包含雙方經(jīng)過(guò)表達(dá)、傾聽(tīng)、觀察、解讀、準(zhǔn)確分析信息并及時(shí)回饋意見(jiàn)。也就是說(shuō)，“溝通”是雙方“動(dòng)態(tài)傳遞與接收信息”的過(guò)程。
一個(gè)銅板打不響，溝通不順暢或是誤會(huì)，絕不是單方面造成的。溝通的雙方要共同承擔(dān)溝通結(jié)果及質(zhì)量是否優(yōu)良的責(zé)任。只有通過(guò)良性的互動(dòng)，雙方才能爭(zhēng)取達(dá)成原定的溝通成果。
我在職場(chǎng)上經(jīng)歷過(guò)的溝通挑戰(zhàn)或困擾，多數(shù)與內(nèi)部的同事和主管相關(guān)，很大的原因來(lái)自與內(nèi)部人說(shuō)話時(shí)，由于彼此較熟識(shí)，心神容易松散，有時(shí)會(huì)不自覺(jué)地跳脫邏輯講話，忽略溝通的完整流程。
這一疏忽，忘了及時(shí)回饋，就可能大大削減溝通的效果。在與外部人(例如客戶)溝通時(shí)，由于警覺(jué)度提高，溝通時(shí)反而會(huì)更關(guān)注自己表達(dá)的完整性。
職場(chǎng)上最常見(jiàn)的溝通困擾
記得剛?cè)肼殘?chǎng)時(shí)，最常發(fā)生的溝通困擾，就是發(fā)現(xiàn)主管有了新想法，我心里納悶兒：“先前根本沒(méi)說(shuō)過(guò)要這樣安排啊!”結(jié)果主管點(diǎn)評(píng)：“沒(méi)有事情是主管沒(méi)說(shuō)的，只有你沒(méi)問(wèn)的。”
譬如，負(fù)責(zé)聯(lián)系一個(gè)商務(wù)餐會(huì)，客戶方有三人參加，但公司除了主管，會(huì)不會(huì)有其他同事同往，這應(yīng)該是主管告訴你還是由你主動(dòng)發(fā)問(wèn)?主管事務(wù)繁忙，當(dāng)然是你應(yīng)該設(shè)想，并且提問(wèn)確認(rèn)。
后來(lái)做了幾年事，有了些經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)始懂得把意見(jiàn)與主管再核實(shí)一下。偶爾有些疏忽，主管點(diǎn)評(píng)：“沒(méi)有事情是主管聽(tīng)錯(cuò)或理解錯(cuò)的，只有你沒(méi)說(shuō)清楚的。”
譬如，負(fù)責(zé)完成一件招標(biāo)說(shuō)明書，其中有些法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，需要內(nèi)部先行確認(rèn)。結(jié)果，主管給客戶匯報(bào)時(shí)，才驚覺(jué)自己忘記和公司法務(wù)同人先確認(rèn)。你說(shuō)這是誰(shuí)的責(zé)任?是主管忘了提醒你，還是你認(rèn)為主管能頂住客戶的提問(wèn)，不關(guān)你的事?
跟主管有不錯(cuò)的默契了，以為自己可以掌握主管對(duì)事情發(fā)展風(fēng)向的判斷。結(jié)果主管說(shuō)：“沒(méi)有事情是你可以自己以為的，只有你忘記確認(rèn)的。”
情境是主管對(duì)某一家客戶的態(tài)度不友善，說(shuō)過(guò)不想與他們做生意，于是你就不再跟進(jìn)了解這家客戶的商機(jī)潛力。
有一天，主管聽(tīng)說(shuō)這家客戶被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶到大訂單，你卻說(shuō)：“我以為我們不跟他做生意呢!”你說(shuō)誰(shuí)對(duì)呢?是你自己推論主管的一句閑話，還是你沒(méi)把一家大的潛力客戶在市場(chǎng)的活動(dòng)信息及時(shí)提供給主管，以便調(diào)整更好的商業(yè)決策呢?即使你有一定的把握，多問(wèn)一句總無(wú)妨，對(duì)吧?
即便認(rèn)為主管不會(huì)調(diào)整意見(jiàn)，但在已知市場(chǎng)有重要資訊改變的時(shí)候，應(yīng)該向主管匯報(bào)。
掌握溝通原則，走完溝通流程
透過(guò)這幾個(gè)例子，大家應(yīng)當(dāng)明白作為部屬與主管溝通，不是件容易的事。這些情境都是職場(chǎng)經(jīng)常發(fā)生的，其原因主要是我們與對(duì)方相對(duì)熟悉，讓我們很容易忽略或是簡(jiǎn)化了“溝通”的細(xì)致步驟。
所以，要盡量依照“溝通”的完整流程走，才可以減少各說(shuō)各話、各做各的、糊涂錯(cuò)聽(tīng)、誤解不休，甚至心口不一的諸般情境。
由此得到幾個(gè)職場(chǎng)上溝通的原則：
(1)反復(fù)校準(zhǔn)，確保信息的真實(shí)意義能夠精準(zhǔn)傳達(dá)
說(shuō)的人不僅要說(shuō)清楚，還要詢問(wèn)對(duì)方是不是聽(tīng)得清楚。聽(tīng)的人不僅要仔細(xì)聽(tīng)，也要確認(rèn)自己聽(tīng)的與說(shuō)的人的本意是否相同。這道程序不能省，也不要擔(dān)心對(duì)方嫌你麻煩。
(2)不要隨便臆測(cè)
公事上，在還沒(méi)認(rèn)知事情全貌之前，不要隨便推論臆測(cè)，或是過(guò)早下判斷，避免誤己、誤人、誤公事!這是初入職場(chǎng)的人士容易犯的毛病。在查證一件事情的過(guò)程中，不要隨便聽(tīng)到某人的說(shuō)話就當(dāng)作是自己的判斷。
心中只要出現(xiàn)疑問(wèn)，就應(yīng)該反復(fù)查證，或者向主管提出疑點(diǎn)。部屬的工作是幫助主管做出最好的決策，不是誤導(dǎo)主管的判斷，就算沒(méi)有惡意，也要謹(jǐn)慎。
(3)向主管報(bào)告或與同事討論時(shí)，最好專注在描述自己所知的事實(shí)上
即使對(duì)特定內(nèi)容有自己的觀點(diǎn)，也建議等到主管問(wèn)起任務(wù)相關(guān)信息時(shí)，再闡述個(gè)人觀點(diǎn)，避免任性發(fā)揮議題外的個(gè)人意見(jiàn)。我剛?cè)肼殘?chǎng)時(shí)，曾因急于表現(xiàn)，把查知的事實(shí)與自己的論點(diǎn)攪和在一起，匯報(bào)給主管與同人，在溝通中也未清楚說(shuō)明，以致團(tuán)隊(duì)信息傳遞時(shí)造成混亂。
正確的做法，是把“已知事實(shí)”與“個(gè)人意見(jiàn)”分開(kāi)表述，才能清晰論理，供主管參考以做出優(yōu)質(zhì)判斷。
舉個(gè)例子，主管聽(tīng)說(shuō)辦公室里有同事?tīng)?zhēng)論，問(wèn)你發(fā)生什么事。此時(shí)，你的主要任務(wù)是描述事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)，不要輕易亂下評(píng)論，因?yàn)槟悴皇钱?dāng)事人，不容易從表面的情境中，探查當(dāng)事人溝通問(wèn)題的癥結(jié)是什么。
溝通中錯(cuò)的機(jī)會(huì)實(shí)在太多，當(dāng)事人就是因?yàn)殡p方搞不清楚才會(huì)起爭(zhēng)執(zhí)，局外人若真想幫助厘清，得先花點(diǎn)時(shí)間讓大家冷靜下來(lái)，然后好好循著溝通的流程走一遭。
等到事情都清楚，或許大家的氣也就消了!你作為旁觀者，須注意不要添亂，不然很容易成為辦公室里的“是非人”，那就違背初衷了。
“關(guān)系角度”與“內(nèi)容角度”會(huì)影響溝通結(jié)果
所有溝通時(shí)傳遞的信息都蘊(yùn)含說(shuō)話人的“關(guān)系角度”與“內(nèi)容角度”。溝通雙方彼此之間的關(guān)系，會(huì)影響溝通的結(jié)果與成效，這就是溝通流程中定調(diào)“關(guān)系角度”的重要性。
而每個(gè)人因背景、習(xí)慣不同，對(duì)個(gè)別人或事物也會(huì)有既定的“內(nèi)容角度”。我來(lái)分享一則小故事，以增強(qiáng)大家對(duì)“關(guān)系角度”影響“內(nèi)容角度”的印象。
我小時(shí)候家里狀況不好，和兩個(gè)妹妹念小學(xué)時(shí)，因買不起學(xué)校指定的塑料書包，于是做裁縫的母親用客人不用的剩余布料為我們做書包。由于和學(xué)校規(guī)定的款式不同，我們上學(xué)時(shí)擔(dān)心受老師責(zé)備和同學(xué)恥笑，備感壓力。
母親很快便發(fā)現(xiàn)異狀，為此親自到學(xué)校向校長(zhǎng)解釋，請(qǐng)求特別寬容，允許我們用自家的書包。我對(duì)母親的作為感到忐忑不安，生怕姊妹三人在學(xué)校遭受欺凌。
所幸，校長(zhǎng)與老師們溝通后，在升旗典禮上宣布我們?nèi)齻€(gè)清貧學(xué)生，可以使用母親的愛(ài)心書包，并規(guī)定同學(xué)不可私下評(píng)論。從此，我們才放心去上學(xué)。
紀(jì)念小學(xué)畢業(yè)40 年的同學(xué)會(huì)上，有位同學(xué)提起這事，說(shuō)她好羨慕我在當(dāng)時(shí)那么嚴(yán)格的校規(guī)下，背著特別款式、上面有漂亮蝴蝶結(jié)的書包。
言下之意，這位同學(xué)當(dāng)時(shí)的認(rèn)知是，我家必是非富即貴，才能獲此禮遇。而實(shí)際情況正好相反，我們當(dāng)時(shí)連學(xué)校的書包都買不起!
這個(gè)故事提醒了我，面對(duì)同一問(wèn)題，真相是什么?眼見(jiàn)的又是什么?尚未探究出事情的本質(zhì)前，認(rèn)知可能與現(xiàn)實(shí)相距甚遠(yuǎn)。
其實(shí)，我根本不愿談起書包這段往事，那位同學(xué)卻用她的想象力為這事增添了浪漫色彩。
但辦公室里的認(rèn)知差異，可能就不會(huì)這么幸運(yùn)了。辦公室里許多讓自己感到委屈的情境，說(shuō)穿了大都是由于“認(rèn)知差異”帶來(lái)的溝通不暢所致。
不同的“關(guān)系角度”左右溝通的“內(nèi)容角度”，會(huì)影響溝通結(jié)果。直白地說(shuō)，你用什么身份說(shuō)話，對(duì)方用什么身份聽(tīng)取，直接影響雙方溝通的效果。
畢竟，雙方表達(dá)意見(jiàn)時(shí)，每個(gè)人都是以自己的“身份立場(chǎng)”決定“說(shuō)話的出發(fā)點(diǎn)”。
溝通過(guò)程中要隨時(shí)注意調(diào)整角度
我們?cè)诒磉_(dá)時(shí)習(xí)慣從自己的“內(nèi)容角度”出發(fā)，問(wèn)題是，絕大多數(shù)人由于溝通習(xí)慣不同，以至于經(jīng)常在互動(dòng)時(shí)與對(duì)方選取的“內(nèi)容角度”不同。若不經(jīng)由回饋加以調(diào)整，話說(shuō)得越多，雙方的距離可能越遠(yuǎn)，越覺(jué)得與對(duì)方有“雞同鴨講”的感覺(jué)。
因此，溝通中一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方脫軌，最好耐心地微調(diào)自己的表達(dá)方式，再試著校準(zhǔn)，努力縮小認(rèn)知上的差異。
溝通產(chǎn)生誤解后，如果雙方愿意平心靜氣地修補(bǔ)關(guān)系，那么，在說(shuō)明自己溝通中的誤會(huì)時(shí)，可能會(huì)說(shuō)：“喔，我以為……
這“我以為”其實(shí)正是誤導(dǎo)自己，導(dǎo)致雙方認(rèn)知產(chǎn)生歧異的主因。若能在最后多補(bǔ)充一句：“下次我們這樣做好不好?”便可以增強(qiáng)雙方信任，補(bǔ)救彼此關(guān)系。
你可能發(fā)現(xiàn)有些人老喜歡“翻舊賬”。其實(shí)，這是因?yàn)榍皫谆販贤ㄉ系钠缫?jiàn)還沒(méi)消除，不順暢的心結(jié)讓對(duì)方在心理上依然處于對(duì)峙狀態(tài)，導(dǎo)致“舊賬”始終浮現(xiàn)于腦海。這是人際關(guān)系里常見(jiàn)的矛盾，在工作關(guān)系中應(yīng)該特別謹(jǐn)慎。
尤其對(duì)敏感的話題，溝通時(shí)對(duì)信息的交換，更該給予更多的耐心加以確認(rèn)，否則最終雙方都要付出很大的代價(jià)。
要知道，有緣分當(dāng)同事，同在一個(gè)公司共事和成長(zhǎng)，是件難得的事，那些存心惡意曲解你的人也是極少數(shù)的。
作為職場(chǎng)人士，只要你愿意將心態(tài)調(diào)整好，溝通上的誤解都能消除，人際關(guān)系也會(huì)因此而保持友善愉快的狀態(tài)。