物業(yè)會議管理四點因素需謹(jǐn)記
對于物業(yè)服務(wù)行業(yè)來說，每日的例會是至關(guān)重要的。傳達(dá)指令、傳遞信息、協(xié)調(diào)資源，維護(hù)服務(wù)供應(yīng)鏈的正常高效運行。但為什么會造成這種尷尬的狀況呢?問題不在于會議制度，而出在會議本身。下面是小編為大家收集關(guān)于物業(yè)會議管理四點因素需謹(jǐn)記，歡迎借鑒參考。
一、例會制度不嚴(yán)肅
1、不能守時。“對不起，路上堵車。”“哎呦，不好意思，來晚了。”“今天這雨真大!實在沒辦法。”這些解釋對于物業(yè)服務(wù)行業(yè)的例會制度而言，就是一種缺乏責(zé)任、缺乏尊重，甚至是藐視制度的表現(xiàn)。
“如果今天你是在趕國際航班，我相信無論是堵車，還是天氣原因，你一定不會遲到，這是一種責(zé)任感缺失的行為。”必須對這些不負(fù)責(zé)任的托辭給予嚴(yán)肅的警示與處罰，而且無論哪一位未到，既定時間一到，立即召開，絕不拖延，絕不等待。
2、不能守紀(jì)。例會從某種意義上來說，是物業(yè)公司最重要的會議，它是一天工作的起點、終點，部署、總結(jié)，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)，對服務(wù)供應(yīng)過程起著承前啟后的重要作用，可在許多物業(yè)公司的例會上，人員進(jìn)進(jìn)出出，手機(jī)此起彼伏，甚至還有人無故缺席，而奇怪的是違紀(jì)者竟然沒有一絲愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一個沒有嚴(yán)肅紀(jì)律的會議所產(chǎn)生的任何決議也不可能是嚴(yán)肅的。
3、口舌之快。例會的目的是解決事務(wù)，而不是針對個人。但現(xiàn)實中，有些人卻常常在講述事件的時候,不由自主地將矛盾引到具體的人，由此在會議進(jìn)行中引發(fā)激烈爭論，導(dǎo)致會議本身失控，物業(yè)公司嚴(yán)肅的例會變成了辯論會、訴苦會，甚至爭吵會，針對這種情形，主持會議者，要及時發(fā)現(xiàn)苗頭，在矛盾開始前有效制止。
二、例會安排不合理
1、身心疲憊。一次例會的時間通常應(yīng)控制在40-60分鐘，這種時間安排在不過多占用服務(wù)工作時間的同時，也保證了參會者高度集中的注意力，因為一個成年人注意力完全集中的時間一般不超過90分鐘。 許多公司常常把例會開得昏天黑地，讓參會者叫苦不迭，那種讓人腰酸背疼、心煩氣躁的例會，不會產(chǎn)生應(yīng)有的效果，只能適得其反。
2、短會長說。例會應(yīng)該用最簡短的語言表達(dá)最清晰的意圖，而不是讓你發(fā)表演講。滔滔不絕的會議發(fā)言讓例會變了味，讓參會者反感，浪費了大量寶貴的時間，尤其是最高管理者要格外注意這一點。例會制度中應(yīng)約定每人發(fā)言的時間長度，通常不超過五分鐘，并根據(jù)情況適當(dāng)提示并嚴(yán)格執(zhí)行，這是保證高效率例會的有效措施之一。
3、喧賓奪主。如果不是特別必要，不要每次例會都邀請無直接關(guān)聯(lián)的人參加，尤其是邀請領(lǐng)導(dǎo)參加。“我再補(bǔ)充兩句。”是聽眾最不愿聽到的話。此外，如果判斷某個人可能會干擾會議，或?qū)h決議沒有任何幫助，那么干脆就不要讓他參加。
三、例會內(nèi)容不科學(xué)
1、議而不決。既然是會議，就應(yīng)該有議題;既然有議題，就應(yīng)該形成決議。有些例會只是羅列上報問題，互相推諉責(zé)任，而沒有解決措施，沒有形成最終決議，這種例會是完全失敗，沒有任何意義的。
2、內(nèi)容繁多。議題太多等于沒有議題。我曾在旁聽一次物業(yè)公司的例會中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)理一次性強(qiáng)調(diào)了30個問題，我快筆如飛也沒有記全內(nèi)容。會后我對他說，你可以嘗試一下，每天篩選出3個最重要的問題進(jìn)行例會強(qiáng)調(diào)，這樣十天后就可能全部解決了。而現(xiàn)在，即使每天把30個問題都強(qiáng)調(diào)一遍，10天后我相信那30個問題還原封不動的擺在那兒。
3、沒有重點。解決重點問題是例會的關(guān)鍵。每次例會應(yīng)該事先確定一個主題，不要討論、講述與本次例會無關(guān)的內(nèi)容，例會不是擺龍門陣，宜收不宜放。
4、避重就輕。例會是發(fā)現(xiàn)問題、提出問題、解決問題的平臺，許多物業(yè)公司的例會卻是為了開會而開會，避重就輕，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。對任何決議都是堅決執(zhí)行、沒有意見，而會后卻我行我素，你好我好大家好，長此以往，致使問題堆積如山，久拖不決。北京南銀大廈物業(yè)公司的會議室正中掛了這樣一幅警句：沒有問題就是問題。這種提法很值得思考借鑒。
5、爭論不休。會議最忌無法達(dá)成共識，一次爭論不休沒有任何結(jié)果的會議其實就是浪費時間。因此，例會要確保列入議事日程的議題能夠達(dá)到預(yù)期的效果，如果在會議中出現(xiàn)了激烈爭論，意見無法達(dá)成統(tǒng)一的情形，立即叫停，果斷放棄討論。
四、例會準(zhǔn)備不充分
一次成功的例會還需要細(xì)致精心的準(zhǔn)備。
1、對需要討論決定的議題要事先與參會者溝通，讓參會者有備而來。
2、保證參與決議形成者全部到場。
3、會前預(yù)留充足的時間，讓參會者搜集有關(guān)資料與信息。
4、如果會外能夠解決的問題盡量不要在會議上解決。
最后強(qiáng)調(diào)一點，就是對會議決議進(jìn)行有效跟蹤與反饋，監(jiān)督指導(dǎo)決議的執(zhí)行。可采取書面會議紀(jì)要形式，落實責(zé)任部門、責(zé)任人的方式進(jìn)行。真正達(dá)到有章可依，執(zhí)行必嚴(yán)，違議必糾。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)如何開一個高效的例會，不是一個小問題，需要管理者充分地重視，真正發(fā)揮例會應(yīng)該發(fā)揮的，不可替代的管理作用。
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