秘書必須具備的口才
一個優(yōu)秀的秘書工作者，必須具有很好的語言表達(dá)能力，對這一點，我們可以看出良好的口才在秘書工作實踐中的運用實在是太重要了。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家收集關(guān)于秘書必須具備的口才，歡迎借鑒參考。
秘書要“慎言”
不該說的不說。言多必失。秘書長期在核心部門工作，對一個地區(qū)、一個單位的情況應(yīng)該說掌握得比較全面，有時甚至比領(lǐng)導(dǎo)掌握得還要多。但如果秘書因為自己了解情況多就不分場合地信口開河，那必然要惹出大麻煩來。特別是當(dāng)有領(lǐng)導(dǎo)在場時，秘書更要把握分寸、擺正位置，不該說的堅決不說。有一位秘書陪新來的縣長到企業(yè)調(diào)研，縣長在調(diào)研前已經(jīng)通過有關(guān)渠道對這家企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況進(jìn)行了全面了解，也準(zhǔn)備講一點自己的看法。到達(dá)企業(yè)后，這位秘書自以為對企業(yè)情況非常了解，就搶先發(fā)言，而且居高臨下、滔滔不絕，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營評頭論足，提出了這樣那樣的要求。半天下來，縣長幾乎一言未發(fā)，非常尷尬。不久這位秘書就被調(diào)離了工作崗位。
原則性與靈活性相結(jié)合
秘書的輔助地位及秘書工作的被動性，決定了秘書說話的語境千變?nèi)f化，經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，這時就需要臨場調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬和失誤。突發(fā)事件的發(fā)生需要我們秘書去處理，這個時候秘書原則性與靈活性相結(jié)合的語言就顯得特別的重要了，說得好能夠促進(jìn)融洽的氣氛，化解多方面矛盾。
我們都知道，在現(xiàn)工作中，我們秘書接觸的眾多對象中，難免有修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗的人，或有意刁難、出言不遜;或自以為是、以勢壓人;或觀點不同、故意添亂。對于這些突然出現(xiàn)的情況，秘書應(yīng)處變不驚、鎮(zhèn)定自若、應(yīng)變適當(dāng)。這種機(jī)變，不是見風(fēng)使舵、八面玲瓏的投機(jī)取巧，而是原則性與靈活性相結(jié)合的隨機(jī)應(yīng)變。當(dāng)別人打聽秘密時，應(yīng)采用婉轉(zhuǎn)拒絕的技巧，既不傷和氣，又獲得理解。
簡潔明確，講究效率
現(xiàn)代社會是高節(jié)奏的效率社會，這就要求我們的秘書在說話的時候，必須簡潔明確，注意效果。時間就是金錢，效率就是生命”。在說話的的時候必須要貫徹這樣的效率原則。這也要求我們秘書要順應(yīng)時代潮流講“短話”，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴(yán)密，要用最少量的語詞傳遞盡可能多的信息，使得說話耗費的時間與說話效果成正比，提高效率。
秘書說話要為聽者著想，不能浪費對方時間。秘書接到上級辦公室電話通知向領(lǐng)導(dǎo)匯報時，要以最快的速度把這一信息概括地輸送給領(lǐng)導(dǎo)，而后再依時間、地點、主持人和會議內(nèi)容的順序述說。例如說：“XX長，市辦有會議通知。23日下午15點在市政府市長辦公室召開人事會議，由張市長主持。”這樣的傳達(dá)給人一種精明的感覺。匯報工作時，如果用一句話可以說清的問題，用了兩句乃至三句，不僅會耽誤領(lǐng)導(dǎo)的時間，匯報的主旨還可能被廢話淹沒，貽誤工作。
為了提高說話的效率，應(yīng)當(dāng)精心選詞，使之以一當(dāng)十，“言”半功倍。秘書還應(yīng)注意在說話時少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不帶“這個”、“那個”等口頭禪，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，辦公室主任對秘書說：“這個會你就不必參加了———如果這份稿子沒寫完的話。”秘書先聽到的是不讓參加會議，在未聽清原因時，有可能產(chǎn)生誤解?，F(xiàn)代社會生活的快節(jié)奏，還要求秘書長話短說，對所說的內(nèi)容要分清主次，確定詳略，有點有面，努力提高說短話的能力。
把握分寸，講究表達(dá)藝術(shù)
在有些情況下，多說一句添亂，少說一句欠缺。說深了，難以拔出，說淺了，不能奏效。分寸的把握較為復(fù)雜，涉及到思想認(rèn)識及語言運用等多方面因素。秘書特殊的工作性質(zhì)和工作環(huán)境，要求他們說話時應(yīng)把握分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。看問題不武斷，是掌握分寸的前提。為了使話說得有分寸，秘書有時還得借助委婉含蓄的表現(xiàn)手法。特別是對一些重大、敏感、不便直說但又不得不說的事情，采用委婉的語氣，能夠避免被動。比如在涉及到領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程的詢問的時候，應(yīng)該避免把話說絕對了。秘書對這種情況應(yīng)留有余地，可以這樣說：“此事正在研究，很快將正式答復(fù)你們。”
說話有分寸，實際上是講究表達(dá)藝術(shù)。話說出來要讓人樂于接受，聽得順耳。特別是對重要問題的說明，需要格外注意措辭。說話還得看準(zhǔn)時機(jī)，該早講的不能晚講，該晚說的不能先捅出去。如果交談中發(fā)生爭執(zhí)，秘書不可“火上澆油”，應(yīng)抑制感情，“冷卻降溫”。比如秘書幫助領(lǐng)導(dǎo)接待一些難纏的客人的時候，需要秘書出面協(xié)調(diào)的時候，秘書的說話有的時候甚至起到?jīng)Q定性的作用。在這樣的情況下，秘書 在耐心、仔細(xì)地聽取客人陳述意見后，秘書采取緩和擋駕的方法，說話時把握了分寸，沒有就對方意見作實質(zhì)性表態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)考慮對策贏得了時間，也為今后處理糾紛創(chuàng)造了良好條件。
口才是秘書人員的基本功之一，在我們秘書隊伍中有一些人，為領(lǐng)導(dǎo)寫大報告、長篇文章能行云流水、妙筆生花，但出場講個話就結(jié)結(jié)巴巴，顯得十分窘迫，這就是由于缺乏口才。事實證明，具有良好的口才可以助人成功，不善辭令則很可能喪失機(jī)遇。
事例一、有一位不善言辭性格內(nèi)向的秘書，就是因為他的口才的缺陷失去一個發(fā)展的機(jī)會。去年縣市公開招考科局級實職干部，本來他書面考試成績在那個職位上名列前茅，按他本人在縣委辦工作多年，又是出名的寫文字材料能手的條件，在眾人看來。他考取這個職位是“鼎罐里面取蕎巴--穩(wěn)拿”，但誰料到，他在面試時，竟然會腿直哆嗦，講不出話來，最后還滿頭直冒冷汗，面試考官大多數(shù)他都認(rèn)識，為什么還如此怯場呢?分析原因就是因為他平時只注意埋頭寫材料，不注意口才鍛煉，再加上心理上的壓力造成的。
事例二、有一位從秘書崗位起步的領(lǐng)導(dǎo)干部，他從大學(xué)畢業(yè)分配進(jìn)機(jī)關(guān)工作開始，就十分注意口才培養(yǎng)鍛煉。平時他一方面注意學(xué)習(xí)各方面知識，豐富自身內(nèi)涵，另一方面大膽利用各種機(jī)會鍛煉自己口才，甚至在工作之余也獨自練習(xí)演講技能，由于有意識鍛煉，走上領(lǐng)導(dǎo)崗位后，口才和領(lǐng)導(dǎo)能力都出眾。只要聽過他在公開場合講過話的人，都反映他有敏銳的觀察力，能深刻地認(rèn)識事物，還具有嚴(yán)密的思維能力，分析、判斷和推理問題相當(dāng)準(zhǔn)確，說話有條有理，很富有感染力，講話的聲調(diào)、姿勢、表情都配合得恰到好處，所以每次講話都能產(chǎn)生很好的影響力。總結(jié)他事業(yè)的成功不難發(fā)現(xiàn)很大程度上得益于其超群的口才。
事例三、有一位曾經(jīng)與本人同科室2個月的秘書，就因缺乏口才，不能勝任工作而被退回原單位。他是一位名牌大學(xué)本科畢業(yè)生，這在80年代米的黨政機(jī)關(guān)中算得上是“風(fēng)毛麟角”，被同輩人視為佼佼者。畢業(yè)后直接分配到一個局辦公室工作，由于該局業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)研究性強(qiáng)，與外界交往較少，再加上他本人不注意口才訓(xùn)練，所以，盡管本人有內(nèi)才.但卻展示不出來。90年初抽調(diào)到我們辦公室來，當(dāng)時正值年初，全州準(zhǔn)備召開幾個大型會議，領(lǐng)導(dǎo)要他在書面通知前先發(fā)出前先發(fā)口頭通知，但他在打電話中卻無法表述清楚通知的內(nèi)容，會中安排他當(dāng)工作人員，在工作人員碰頭會上他又不能有條有理、歸納出會議代表的講話內(nèi)容。在試用的兩個月中，從領(lǐng)導(dǎo)到同事都覺得他口頭表達(dá)能力欠缺，完全與他的高學(xué)歷不相符，最后只得將他退回原單位。
事例四、有一位女秘書，由于她善于言辭，能夠充分抓住機(jī)遇，通過口才展示自己各方面的才華，因而很快由一個縣的局辦公室普通秘書成長為一個高校創(chuàng)辦的大型工廠經(jīng)銷經(jīng)理，期間還擔(dān)任過兩個局、辦負(fù)責(zé)人。最初她是由一所中專學(xué)校畢業(yè)分配到某局辦公室從事秘書工作，一次縣里領(lǐng)導(dǎo)帶隊，組織各局局長和一名辦公室人員外出考察，她在參加這次活動中，充分展示了自己的口才和智慧，由于她本人性格開朗、待人熱情大方，再加上口齒伶俐，因而很受人歡迎和喜愛，考察回來后，領(lǐng)導(dǎo)對她的言談舉止大為贊賞，迅速將她調(diào)到縣委辦工作，在縣委辦工作期間又因人緣好，能說會道，處事周到，工作能力強(qiáng)，僅半年提為副科，一年后任縣委辦督查室主任，后又提拔為縣旅游局局長，在擔(dān)任旅游局局長期間，所接待過的賓客都一致夸她口才很好，很會說話。后來被一高校領(lǐng)導(dǎo)看上，調(diào)該校所辦工廠任經(jīng)銷公司經(jīng)理。
上面四個正反例子都說明了一個道理：秘書離不開口頭表達(dá)能力，口才是秘書走向成功的橋梁。如何搭好這個橋，我以為需注意培養(yǎng)三種能力：智力、口頭表達(dá)能力、交際能力。智力是指觀察力、記憶力、思考力、想象力以及實際操作能力。智力的培養(yǎng)最重要的是多讀書，充實自己講話的內(nèi)容?？陬^表達(dá)能力主要指能正確運用發(fā)音器官，把話說得清楚、流暢，力求語調(diào)隨著感情變化。交際能力是能恰如其分地應(yīng)付各種場合，針對各種人的個性去表達(dá)不同的話語。
為使自己成為能說會道的雄辯能手，有效地推銷自我，促進(jìn)事業(yè)蓬勃，讓我們每個秘書人員都努力鍛煉口才吧!
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