秘書人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
秘書人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
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秘書人員應(yīng)具備的交談禮儀修養(yǎng)
(一)交談的態(tài)度
交談的態(tài)度要真誠。美國總統(tǒng)林肯曾說過：“真誠是我待人的美學(xué)原則。”說話要有誠意。不論多么美妙的話語，如果缺乏了誠意，也不過是花言巧語而已。巴金說過：“文學(xué)的最高的技巧是無技巧。”巴金并非反對技巧，而是想強(qiáng)調(diào)，比起所謂技巧，真情實(shí)感更為重要。說話也是一樣。我們曾看到許多“訥于言而敏于行”的君子，雖然話不多，但他君子的品行，一句兩句話就讓人信服和佩服了。所以無論你的口才如何，首先要真誠、要有誠意是非常重要的，這也是任何禮儀實(shí)施的首要的基本要求。
(二)交談的語言
對于紛繁復(fù)雜的眾多的地方方言系統(tǒng)，我們?yōu)榱烁玫販贤ê徒涣?，提出了一種規(guī)范化的語言，即普通話，所以秘書人員要想能與人更好地溝通交流，就必須具備較好的普通話水平。
(三)交談的聲音
對于交談的聲音，可從音量、語速和語調(diào)三個方面來闡述。
1、音量
秘書特別要注意控制自己的音量。在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養(yǎng)。所謂的適度，就是以能讓交談對象聽清而不影響其他的人為準(zhǔn)。聲調(diào)略低，是職業(yè)的需要，有利于建立良好的職業(yè)形象。
2、語速
交談中陳述意見要盡量做到平穩(wěn)中速。為了表達(dá)的需要，在特定的場合下，也可以通過改變語速來引起對方的注意，加強(qiáng)表達(dá)的效果。比如說語速的變慢，以引起注意。不論何種語速都要以對方能夠聽清為主，這也是對對方的尊重。
3、語調(diào)
秘書人員要根據(jù)不同的交際對象、交際場合，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用不同的語氣語調(diào)進(jìn)行交談。如面對上司、長者時，語氣要平和、謙恭，給對方以敬重感;面對同事、客人時，語氣要和緩、有禮;面對下屬時，語氣要親切、隨和。
(四)交談的表情
社交中最豐富多彩、最引人注目的體態(tài)語言就是面部表情。人們心中的感受往往首先借助面部表情向外擴(kuò)張。而在禮儀學(xué)中的表情禮儀是指人們對目光和笑容兩方面的禮儀規(guī)范。
微笑是社交場合中最富吸引力、最令人愉悅、也最有價值的面部表情。而目光禮儀根據(jù)目光注視的范圍劃分為公務(wù)注視區(qū)(額中至雙眼部的區(qū)域)、社交注視區(qū)(雙眼至下頜的區(qū)域)、親密注視區(qū)(雙眼至前胸的區(qū)域)三個區(qū)域，其中公務(wù)注視適于公務(wù)活動中的秘書向上司匯報工作、與客戶談判、以及與同事討論問題等正式、莊重的場合;社交注視適用于各種社交場合，這種目光親切友好，有利于營造輕松和彬彬有禮的社交氣氛;親密注視區(qū)是具有親密關(guān)系的人在交談時采用的注視區(qū)。
當(dāng)然，不論是采用哪種注視區(qū)，都應(yīng)注意既注視對方，又不能盯著人家不放，使對方緊張。有時不妨把目光轉(zhuǎn)移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可隨談話的內(nèi)容而轉(zhuǎn)移、變化，或點(diǎn)頭、或搖頭，表情自然過渡，這樣就較為輕松自在。
如果以上四種基本要求可以歸為談話者所應(yīng)具備的形式要求的話，那么，下面我們就談話內(nèi)容的本身提出一個基本要求，即：
(五)交談的用語
要用禮貌用語。尤其秘書人員需要更有意識地多使用禮貌用語，而且要時時注意去運(yùn)用。這里舉一個例子。一個剛工作的秘書奉命接待一個公司客戶?？蛻魜淼焦敬髽牵貢匆娏?，走上前就說;“陳先生，我們經(jīng)理叫你上去。”(設(shè)想一下如果你是那位陳先生，聽到這句話會有何感想?)所以這位陳先生一聽，心想：我又不是你下屬，憑什么你叫我上去我就上去。一氣之下就說：“你們要想做生意，讓你們經(jīng)理去找我，要不想做就不必去了。”于是就以這樣的局面收場。試想如果那位秘書當(dāng)時說的是“請”字，就不會出這樣的尷尬了，所以要注重禮貌用語的時時運(yùn)用，秘書人員要以此作為一種職業(yè)養(yǎng)成。
秘書人員交談時應(yīng)具備的技巧
秘書人員在具備上述的交談的基本要求基礎(chǔ)之上，為了更好地遵循交談禮儀，還應(yīng)掌握一定的交談技巧，下述就從五個方面來闡述。
(一)選擇話題力求投機(jī)
交談是一種有來有往的雙邊或多邊的言語和情感的交流活動。其中話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務(wù)必要小心。因此，交談前選擇話題是首先必須把握的。話題的選擇分為有既定的主題和無既定的主題兩種情況。
1、有既定的主題
有既定的主題，即有事務(wù)交往雙方事先約定的主題。此時，談話內(nèi)容事先要
有準(zhǔn)備，如信息的收集、思路的整理，這樣才能提高效率。正式見面時應(yīng)開門見山地向?qū)Ψ秸f明來意或交談的目的，或是寒暄幾句后就較快地進(jìn)入正題。
2、無既定的主題
此時就需要尋找適合的談話內(nèi)容，這可從以下幾個方面來選擇。
(1)應(yīng)注意選擇的話題要取得與對象的共同感
從內(nèi)容上來看，選擇交談話題最好的辦法是就地取材，即按照當(dāng)時所處的環(huán)境覓取話題。例如出于社交的需要，秘書代替領(lǐng)導(dǎo)拜訪、看望他人時，就被拜訪者、被看望者所處的環(huán)境中的某樣物品，或稱贊它，常常是最穩(wěn)當(dāng)、最得體的開場白，由此可引出某方面的話題來。
(2)要談?wù)搶ο蟾信d趣的、熟悉的話題
交談時可向?qū)Ψ搅私庖恍┧煜さ?、感興趣的問題，讓對方談他最熟悉、最感興趣的事情，表明你已機(jī)智地吸引了對方交談的興趣，話語才會綿綿不絕。
(3)要談?wù)搶ο笊瞄L的主題
如和律師交談的時候，可以談?wù)劮煞矫娴脑掝};在和從事某專業(yè)的人士交談時，可以談此專業(yè)的問題。
此外，可以有一些公共的話題。比如當(dāng)前發(fā)生的社會事件、熱點(diǎn)問題、最近熱播的影視劇、體育賽事、流行時尚等。
此外，秘書人員與人進(jìn)行事務(wù)交往時，雙方一般都是因公而談，所以有關(guān)個人隱私的內(nèi)容，如年齡、收入、婚戀、健康、個人經(jīng)歷、宗教信仰等，如果不是對方主動提出來或是工作需要必須了解的內(nèi)容，就不要談?wù)?。另外如非議他人、趣味低級的話題、政治話題等，也是應(yīng)該避開的。
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