秘書辦公室人際關(guān)系
秘書辦公室人際關(guān)系
秘書工作的特殊性要求秘書必須樹立清晰的角色意識,那秘書的辦公室人際關(guān)系是怎樣呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。
秘書辦公室人際關(guān)系:定位
在工作中,每個人都要有清晰的角色意識,這就需要準(zhǔn)確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個方面。自我定位是在自我評價的基礎(chǔ)上進行的,即認(rèn)識自身條件(優(yōu)勢和劣勢),以此為基礎(chǔ)確定自己所處的位置和所扮演的角色。
對于秘書來說,自我定位時主要應(yīng)考慮以下問題:
1.秘書崗位的職責(zé)是什么?企業(yè)或組織對秘書崗位的要求有哪些?
2.秘書崗位與其他崗位的關(guān)系是怎樣的?
3.秘書崗位在整個部門或組織的運轉(zhuǎn)中應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用?
秘書在日常工作中要按照組織規(guī)則和程式進行自我定位,以符合秘書的角色要求和領(lǐng)導(dǎo)的期待。比如陪同領(lǐng)導(dǎo)宴請客戶,秘書應(yīng)該扮演怎樣的角色,發(fā)揮什么作用,怎樣說話才符合自己的身份……對這些問題認(rèn)識越清晰,定位才會越準(zhǔn)確,行事才會越得體。再比如陪同領(lǐng)導(dǎo)出席會議,這時秘書的角色是隨行人員。如果會議中領(lǐng)導(dǎo)突然因事退席,這時秘書的角色就不再是隨行人員,而是組織或部門的代表。此時秘書應(yīng)及時調(diào)整角色位置,代表領(lǐng)導(dǎo)進行溝通協(xié)調(diào),而不是仍以秘書的身份說話辦事。
秘書辦公室人際關(guān)系:換位
怎樣才能做到定位準(zhǔn)確呢?最好的辦法是換位,也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位,定位的準(zhǔn)確性就會大大提高。對于秘書來說,這個“他人”應(yīng)該是對自己的行為結(jié)果最具影響力的人,一般是領(lǐng)導(dǎo)、同事或客戶。
換位思考就是將心比心地考慮對方的感受,善于發(fā)現(xiàn)對方的利益或需要。如果能進一步找到雙方利益的交集,就可避免分歧,為實現(xiàn)共同的目標(biāo)愉快合作。秘書主要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),尤其需要換位思考,想領(lǐng)導(dǎo)所想,主動配合領(lǐng)導(dǎo),如此才能減少工作的盲目性。如果想當(dāng)然行事,很有可能好心辦壞事。比如,有些秘書一廂情愿地希望領(lǐng)導(dǎo)采納自己的建議,如果領(lǐng)導(dǎo)不采納,就覺得自己不被重視,以后再也不提建議了。實際上,即使秘書的建議是對的,領(lǐng)導(dǎo)也不一定都會采納,因為兩者看問題的角度不同。領(lǐng)導(dǎo)必須高瞻遠(yuǎn)矚,平衡全局和各部門之間的關(guān)系,還要考慮具體實施的時間、地點是否合適。秘書的建議也許是對的,但如果從全局考察難以行得通,領(lǐng)導(dǎo)就不會采納。秘書應(yīng)該認(rèn)識到,進言是與領(lǐng)導(dǎo)平等坦誠地進行交流,因此要端正心態(tài),即使建議被否定,仍然要主動與領(lǐng)導(dǎo)交流溝通,以服從大局為重。只有不斷吸取經(jīng)驗教訓(xùn),向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)請教,勇于接受正確的意見,才能不斷得到鍛煉和成長。
很多時候,秘書并不是無法滿足領(lǐng)導(dǎo)的期望和要求,而是沒有搞清楚領(lǐng)導(dǎo)的真正需要,所以換位思考就顯得非常重要。換位思考后再行動,才能獲得有效結(jié)果。
對于秘書來說,換位思考時大致應(yīng)做到以下幾點:
1.了解領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)和工作步驟,以及領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作過程和工作成果的要求,做到主動配合與適應(yīng);
2.了解領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心的需要和期待,并給予精神上的支持和情緒上的回應(yīng);
3.了解領(lǐng)導(dǎo)的成長背景、個性氣質(zhì)和人格特點,給予最恰當(dāng)?shù)幕?、支持和幫?
4.及時、有效地與領(lǐng)導(dǎo)溝通,準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖;
5.注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的身體語言和神情舉止,體會領(lǐng)導(dǎo)的真實想法和內(nèi)心感受。
秘書辦公室人際關(guān)系:越位
在定位和換位過程中如果出現(xiàn)錯誤,比如不能擺正自己的位置,不能準(zhǔn)確認(rèn)識自己的角色,就有可能發(fā)生越位的情況。
秘書工作中典型的越位表現(xiàn)有以下幾種:
1.領(lǐng)導(dǎo)尚未下命令、作指示便搶先表態(tài)或擅作決定;
2.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)直接指揮部門或同事,傳達(dá)指令,發(fā)號施令;
3.擅自代表領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù),下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時隨意解釋或承諾;
4.到基層調(diào)研時把自己當(dāng)成領(lǐng)導(dǎo),對基層工作指手劃腳;
5.不遵守保密原則,透露內(nèi)部消息;
6.自我膨脹,盛氣凌人,表現(xiàn)出“一人之下,眾人之上”的優(yōu)越感。
之所以出現(xiàn)上述越位現(xiàn)象,主要原因有以下幾點:
1.熱衷于權(quán)力,把領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)當(dāng)作自己擁有的權(quán)力隨意發(fā)揮和利用;
2.對領(lǐng)導(dǎo)缺乏尊重,對權(quán)力缺乏敬畏,認(rèn)為有能力就應(yīng)該展示出來,有個性就可以表現(xiàn)出來,為所欲為;
3.不會換位思考,不能準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,不了解領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)心感受;
4.憑熱情魯莽從事,無視職場規(guī)則和制度;
5.不善于處理人際關(guān)系,憑本能行事;
6.功利主義,片面追求短期利益和有形效益,忽視甚至無視長期利益和無形效益;
7.缺乏自信,因而處處都要證明自己的聰明,以顯示自己的價值。
秘書越位的后果,輕者與領(lǐng)導(dǎo)和同事出現(xiàn)溝通障礙,令人生厭;重者影響領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,破壞領(lǐng)導(dǎo)的形象,危及企業(yè)或組織的聲譽。因此,秘書應(yīng)有意識地調(diào)適心態(tài),提高職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。要正確認(rèn)識自己的角色,既不能因處于配角地位而被動畏縮,也不能因強調(diào)主動服務(wù)而跨線越位。要掌握秘書工作規(guī)律,拿捏好分寸,明白什么情況下什么事應(yīng)該先請示后行動,什么情況下什么事可以先行動后匯報,什么情況下什么事不用請示就可以自行解決,也就是明確什么條件下自己是配角,什么條件下自己可以是主角或代理主角。
總之,秘書要有強烈的角色意識和自覺的服務(wù)觀念,否則就不可能與領(lǐng)導(dǎo)保持正常的角色關(guān)系,也就談不上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該經(jīng)常自我反省,全面了解自己和自己的工作崗位;被領(lǐng)導(dǎo)批評或同事誤解時不喪失理智,能及時有效地控制情緒,保持冷靜的頭腦和開朗的心態(tài);按照領(lǐng)導(dǎo)指示腳踏實地工作,不狂妄任性,不拖延推諉;目光遠(yuǎn)大,能從組織或領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題,注重長遠(yuǎn),不沉溺于短暫利益;重視領(lǐng)導(dǎo)、同事的意見和建議,能建立起友好合作的人際網(wǎng)絡(luò)和融洽的上下級關(guān)系;積極熱情地從事秘書工作,并在工作實踐中獲得價值感和成就感。