會議送茶水禮儀您需要的會議禮節(jié)都在這里(2)
會議送茶水禮儀您需要的會議禮節(jié)都在這里
會議禮儀注意事項
作為研究和討論相關(guān)問題、傳達(dá)上級指示與精神的一種社會活動，會議是一種基本的工作方式。無論是組織會議，還是參加會議，都應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮儀規(guī)范。只有了解并熟知相關(guān)的禮儀，才能在組織會議時提高會議的效率，在參加會議時表現(xiàn)出應(yīng)有的素質(zhì)與形象。
具體而言，會議禮儀表現(xiàn)在會議的組織、會議的參加和會風(fēng)的端正這三個環(huán)節(jié)。在會議中，應(yīng)當(dāng)對這三個方面的內(nèi)容予以全面的把握。
一、會場座次的安排因會議規(guī)模的大小不同而有所區(qū)別。
一類是小型會議。舉辦小型會議時，由于與會人數(shù)較少，因此不必專門設(shè)立主席臺，全體人員均圍桌而坐。但與會者之間的排座仍應(yīng)遵守一定之規(guī)，主要有以下三種排位方式：
第一，面門設(shè)座。會議主席就座于面對會議室正門之位，其他與會者在其兩側(cè)自左而右依次落座。
第二，依景設(shè)座。會議主席背依會議室內(nèi)的主要景致，如壁畫、講臺等，其他與會者同“面門設(shè)座”方式在其兩側(cè)自左而右依次落座。
第三，自由擇座。由于人數(shù)較少，與會者可不講究座次的排列，大家自由擇座。當(dāng)與會者身份、職位都大體相當(dāng)時，尤其適合此種排位方式。
另一類是大型會議。舉辦大型會議時，一般都要分設(shè)主席臺和群眾席，其中主席臺還分設(shè)發(fā)言席和主持人席。主辦方應(yīng)對其分別排位。
會議進(jìn)行中，為了讓與會者聽清發(fā)言，并且表示對與會者的尊重，發(fā)言者應(yīng)當(dāng)起立而不宜落座。因此，發(fā)言席的安排尤為重要。一般而言，發(fā)言席可設(shè)于主席臺的正前方，也可設(shè)于主席臺的右前方。
主持人的排座也有一定之規(guī)。一般而言，主持人的落座之處有三種選擇：一是在前排正中央;二是在前排兩側(cè)的任一側(cè);三是按其身份所排之座，但不宜就座于后排。
由于在大型會議中，與會者一般都就座于群眾席，因此對群眾席的排座有著較高的難度。一般而言，與會者在群眾席上可按單位、部門或者地位、行業(yè)分別就座，跨地區(qū)的會議可按地區(qū)就座。不同歸屬的座位安排依據(jù)可以是與會單位、部門、行業(yè)、地區(qū)的漢字筆畫的多少、漢語拼音字母的前后，也可以按地位的高低進(jìn)行排座。群眾席若以前后方向排座，一般以前排為高。如果在同一排有多家單位就座，則可以面對主席臺為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。
另外，如果對與會者的排位確實存在較多的困難，或者會議本身并不具有很強(qiáng)的紀(jì)律性要求，與會者可采取自由擇座的方式，即對位次不進(jìn)行統(tǒng)一安排，大家在群眾席上可隨意落座。
二、會議的參加
對于公關(guān)人員來說，除了參與會議的組織之外，更多的是以與會者的身份參加各種會議。參加會議同樣有一定之規(guī)。這些規(guī)定不僅是為了確保會議順利進(jìn)行而制定的會議紀(jì)律，而且還包括對與會者約定俗成的道德要求。
一般而言，出席會議時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的規(guī)范主要有以下幾項。
(一)規(guī)范著裝
著裝體現(xiàn)著一個人的素質(zhì)修養(yǎng)、審美情趣，在參加各類會議時務(wù)必對自己的著裝多加注意。尤其是在參加重要的、大型的會議時，著裝是否規(guī)范直接反映與會者對本次會議以及主辦方尊重與否。如果著裝過于隨便，將直接影響與他人的交際以及他人對本單位的看法。作為有一定身份的與會者，公關(guān)人員或是在主席臺上就座的公關(guān)人員往往是會議矚目的焦點(diǎn)，因此更須對自己的著裝慎重考慮。
具體而言，在參加會議時，所著之裝應(yīng)力求莊重、保守、素雅。正規(guī)的制服，深色套裝、套裙，或是較為正式的長衫、長裙、長褲，都是合適的選擇。切勿隨便穿著夾克衫、T恤衫、牛仔褲、健美褲、超短裙、短褲、拖鞋等極不正規(guī)的便裝參加會議。
(二)專心聽講
在參加會議的過程中，在自己不發(fā)言的時候，應(yīng)當(dāng)專心聽取他人發(fā)言，認(rèn)真領(lǐng)會會議精神。專心聽講，是對發(fā)言者表示尊重的必要表現(xiàn)。
要做到專心聽講，首先必須保持安靜，不得大聲喧嘩，或者與他人交頭接耳、竊竊私語。隨身攜帶的手機(jī)、呼機(jī)應(yīng)調(diào)到振動擋或直接關(guān)閉，尤其不得在會議進(jìn)行時當(dāng)眾接打電話，其次應(yīng)檢點(diǎn)自己的神情舉止，做到洗耳恭聽。搖頭晃腦、指指點(diǎn)點(diǎn)、哈欠連天、瞌睡打盹、讀書看報、東張西望、傳遞紙條、反復(fù)看表，甚至隨意走動都是破壞會場氣氛和自己形象的不宜表現(xiàn)。
(三)遵守會紀(jì)
參加會議時，與會者應(yīng)當(dāng)對特定的和一般的會議紀(jì)律予以嚴(yán)格遵守。前者大多指主辦方為了保證會議的順利進(jìn)行而對會議主題、會議議程、會議服務(wù)等所做的特別規(guī)定，與會者要切實遵循大會的這些規(guī)定，不可自作主張。例如，有的會議禁止攜帶照相機(jī)入場，與會人員就不能為了“留個紀(jì)念”而破壞紀(jì)律。后者則包括一系列約定俗成的會議紀(jì)律。盡管大會未必會對此做明文規(guī)定，但與會者同樣應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格遵守。例如，為了保持會場秩序，與會人員必須自覺遵守時間方面的有關(guān)規(guī)定。要盡量做到準(zhǔn)時到會，不遲到早退。在會上進(jìn)行發(fā)言時，要遵守大會關(guān)于發(fā)言時間的限制規(guī)定，不得強(qiáng)行拖延時間。
(四)掌握技巧
在會議中，與會人員為了向他人表示尊重之意，往往要采用特定的言行表達(dá)方式，并且掌握一定的技巧。例如，鼓掌是會議中常用的禮節(jié)，但與會人員不宜濫用鼓掌。只有在會議開幕、閉幕，發(fā)言開始、結(jié)束，嘉賓登臺、離去，以及所發(fā)之言鼓舞人心時，方可鼓掌。鼓掌不合時宜，就會被人理解為起哄、搗亂。鼓掌者要把握鼓掌時間，除非情況特殊，一般不宜持續(xù)過久。鼓掌者在鼓掌時應(yīng)在舉止、神情上予以配合，例如面含微笑、正視對方等，不可漫不經(jīng)心、心不在焉。再如，會議進(jìn)行中，如果與會者確有暫時離開的必要，就必須盡可能不要使自己離開的行為影響到他人的聽講，一般應(yīng)當(dāng)弓身從會場一側(cè)悄然離開。待事情處理完畢后，再以相同方式回到原位。
三、會風(fēng)的端正
會議能夠溝通信息、上傳下達(dá)、部署任務(wù)、宣傳鼓動、協(xié)調(diào)咨詢、處理疑難。因此，會議已經(jīng)成為最為普遍的一種工作方式。但是，有的公關(guān)人員并不能正確認(rèn)識和對待會議的性質(zhì)與作用，甚至把會議當(dāng)成擺脫工作壓力、享受他人服務(wù)的度假休閑途徑。會議腐敗已成為當(dāng)前較為嚴(yán)重的社會問題。因此，會風(fēng)的端正是會議禮儀的重要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)引起大家的重視和反省。
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