如何做好辦公室接待工作
如何做好辦公室接待工作
接待工作是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，高水平的接待能夠給賓客留下良好印象，間接的促進(jìn)企業(yè)間良好的業(yè)務(wù)往來(lái)。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的關(guān)于如何做好辦公室接待工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
如何做好辦公室接待工作
一、認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作
1.“知己知彼”是公務(wù)接待的出發(fā)點(diǎn)，同時(shí)也是做好招待工作的前提。一般來(lái)講，辦公室從業(yè)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方，了解對(duì)方來(lái)人的人數(shù)、身份、性別、來(lái)訪目的，相關(guān)要求等信息。同時(shí)要了解好對(duì)方的企業(yè)文化，企業(yè)特點(diǎn)，企業(yè)亮點(diǎn)及企業(yè)所在地區(qū)的生活習(xí)慣，以便安排合適的會(huì)談議程及適當(dāng)?shù)牡娘嬍臣靶蓍e活動(dòng)。
2.超前考慮，注重細(xì)節(jié)，全過(guò)程負(fù)責(zé)。企業(yè)辦公室應(yīng)樹(shù)立“接待無(wú)小事”的接待理念，在接待中，高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，合理分工，各環(huán)節(jié)專人負(fù)責(zé)。面對(duì)接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)事務(wù)，“想來(lái)賓所想，備來(lái)賓所需”，周密細(xì)致地安排好每一項(xiàng)接待內(nèi)容，合理安排好會(huì)務(wù)、食宿等工作，不斷提高隨機(jī)應(yīng)變的能力，并對(duì)接待全過(guò)程負(fù)責(zé)。
3.來(lái)賓的迎接，根據(jù)來(lái)賓的職務(wù)等級(jí)來(lái)確定迎接來(lái)賓的方式，及迎接時(shí)需要參與的人員。尤其需要注意的是：不是所有來(lái)賓都要接到機(jī)場(chǎng)，不是所有來(lái)賓都要專車接送。在迎接來(lái)賓時(shí)，不是參加人員越多越好，要對(duì)等接待，不然有可以奉承之嫌，反而影響企業(yè)形象。
4.準(zhǔn)備好完整的來(lái)賓接待議程。包括接待中需要使用的相應(yīng)級(jí)別的禮儀，需要參加的人員、會(huì)談的時(shí)間、會(huì)談的事項(xiàng)、會(huì)談中所需準(zhǔn)備的文字材料、影像資料，會(huì)談結(jié)束后的紀(jì)念品等等，并應(yīng)針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)性事件做好應(yīng)急準(zhǔn)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)談進(jìn)行。
二、做好接待中的細(xì)節(jié)工作
“細(xì)節(jié)決定成敗”，接待工作的繁雜的性質(zhì)，要求接待人員必須在細(xì)節(jié)上多下功夫，只有做好細(xì)節(jié)，才能最大程度的讓賓客滿意，最大程度的發(fā)揮好接待工作在促進(jìn)友誼、增強(qiáng)合作等方而的良好作用。
1.陪車和引導(dǎo)。如果需要陪同的話，接待人員應(yīng)先禮讓賓客車，在有駕駛員的情況下，一般賓客坐后排右側(cè)，接待人員坐副駕駛或后排左側(cè);在接待人員自己駕車的情況下，一般來(lái)賓坐副駕駛坐。
2.相互介紹。首先介紹參加會(huì)談人員要全面，尤其不能出現(xiàn)漏人現(xiàn)象，職務(wù)較低的人員，要介紹清楚其分工，側(cè)面講出其在會(huì)談中起到的作用。一般來(lái)講，在針對(duì)國(guó)內(nèi)來(lái)賓的時(shí)候，介紹領(lǐng)導(dǎo)要從職務(wù)最高的開(kāi)始介紹，即“先尊后卑”原則;而對(duì)國(guó)外來(lái)賓正好相反，采取“先卑后尊”原則介紹。
3.會(huì)議室安排應(yīng)合理得體。會(huì)議室應(yīng)突出企業(yè)特色，重要會(huì)談一定要有會(huì)標(biāo)。在會(huì)談開(kāi)始前，應(yīng)準(zhǔn)備好準(zhǔn)備紙筆、茶水等必須物品，有條件可以準(zhǔn)備水果點(diǎn)心，但近一兩年以來(lái)，一般認(rèn)為不應(yīng)再準(zhǔn)備香煙，會(huì)淡過(guò)程中，一般來(lái)賓不抽煙主人也不應(yīng)抽煙。
4.會(huì)議室座次安排。會(huì)議室座次原則上是可以靈活多變的，一般來(lái)講，在采用長(zhǎng)方形或橢圓形會(huì)客桌的情況下，賓主應(yīng)對(duì)面入座，來(lái)賓一般應(yīng)面對(duì)會(huì)議室大門方向，主談人劇中，主人坐背門一方，主談人居中。
5.會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重爭(zhēng)執(zhí)的，主人可以建議休會(huì)解壓，一般不應(yīng)直接發(fā)生爭(zhēng)吵，不能達(dá)成一致意見(jiàn)的，也應(yīng)以禮相待，越是在雙方存在較大分歧的情況下，越應(yīng)該以禮相待，合理安排會(huì)務(wù)、餐飲等活動(dòng)。
6.如需合影，應(yīng)注意合影人員的站位，一般來(lái)講，主賓雙方留影應(yīng)在標(biāo)志性建筑或與會(huì)談?dòng)嘘P(guān)的標(biāo)志性文字前進(jìn)行，排序一般由主人居中，主人右手排第一位來(lái)賓，左手排第二位來(lái)賓，賓主間隔排序，留影人員需要多排站立的，注意人員身高。
辦公室來(lái)賓接待禮儀規(guī)范
現(xiàn)代禮儀是來(lái)變招待不可忽視的方面，禮儀的得當(dāng)與否，很大程度上決定著招待工作的成敗。目前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，企業(yè)業(yè)務(wù)不斷拓展，辦公室來(lái)賓招待牽涉的地域也越來(lái)越廣，甚至頻繁接待國(guó)外友人。這就要求招待人員不斷加強(qiáng)禮儀的學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取所有來(lái)賓都能“以禮相待”，給來(lái)賓留下良好印象，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)合作共贏。
1.事前交流。古語(yǔ)講“十里不同風(fēng)，百里不同俗”，各地禮儀存在細(xì)節(jié)方而不盡相同的可能，這是接待中尤其需要重點(diǎn)注意的地方;還有一種情況，就是“正規(guī)軍”碰上“野路子”，就是對(duì)方壓根不懂禮儀，對(duì)主人的安排毫不領(lǐng)情，反而覺(jué)得熱情不夠。避免此類情況的發(fā)生就需要辦公室接待人員提前跟對(duì)方辦公室人員溝通，以對(duì)方實(shí)際情況合理招待。
2.著裝禮儀。辦公室招待人員應(yīng)著裝得體，一般應(yīng)穿正裝，男士正裝為深色西裝，在穿著的應(yīng)遵循“三原色”、“三個(gè)一”原則，即全身上下不超過(guò)三種顏色、皮鞋、腰帶、公文包保持一個(gè)顏色，以深色為主;女士正裝為裙裝，一般裙子不應(yīng)太短，膝蓋上下為宜，女士頭發(fā)在公共場(chǎng)合一般應(yīng)扎起，不宜披頭散發(fā)。
3.精神狀態(tài)要飽滿。一般來(lái)賓接待應(yīng)保持笑容，儀態(tài)要端莊，面、手、衣、履要干凈，講話要干脆利落，熱情洋溢，不能拉著一副全世界都欠你二百塊錢的表情。要積極主動(dòng)與來(lái)賓交流，營(yíng)造溫馨、輕松環(huán)境，避免冷場(chǎng)。
4.講話要得體。要多用禮貌用語(yǔ)：你好、謝謝、請(qǐng)、再見(jiàn)等等，要堅(jiān)持“五不問(wèn)”原則，即：不問(wèn)年齡、不問(wèn)婚否、不問(wèn)去向、不問(wèn)收入、不問(wèn)住址。有特殊要求需要對(duì)客人提出的，應(yīng)委婉表達(dá)。
5.用餐地點(diǎn)的選擇。經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，可以充分征求來(lái)賓意見(jiàn)，比如：去哪吃?吃什么?經(jīng)濟(jì)條件不允許的情況下，也應(yīng)采取選擇性的方法征求來(lái)賓意見(jiàn)，例如：去甲飯店吃還是去乙飯店吃?品嘗一下我們當(dāng)?shù)靥厣?您沒(méi)有什么不吃的吧?既尊重了來(lái)賓，又節(jié)省了開(kāi)支。
6.用餐時(shí)要端莊。要正襟危坐，不宜抖腿，吃飯時(shí)嘴不應(yīng)發(fā)出較大聲響。要體現(xiàn)主人熱情招待，同時(shí)要遵循“讓菜不夾菜”原則，即：上菜時(shí)招呼來(lái)賓多吃，但是因?yàn)椴涣私鈦?lái)賓喜好，不能給來(lái)賓夾菜，更不能用白己的筷子夾菜。不讓來(lái)賓為難。
7.安排住宿。住宿歡迎應(yīng)當(dāng)干凈舒適，在房間的分配上要征求來(lái)賓意見(jiàn)，要將來(lái)賓或來(lái)賓的主要領(lǐng)導(dǎo)送入房間。如果酒店是垂直升降電梯，招待人員出入電梯的順序應(yīng)是“先上后下”。即電梯開(kāi)門后，先進(jìn)入，按著開(kāi)關(guān)鍵，請(qǐng)來(lái)賓進(jìn)入，電梯到達(dá)指定樓層后，按住開(kāi)關(guān)鍵請(qǐng)來(lái)賓出電梯。
辦公室特殊情況下的來(lái)賓接待
在日常工作重，并非所有來(lái)賓都是實(shí)現(xiàn)約定的來(lái)訪，而對(duì)待特殊情況下的來(lái)賓，就需要接待人員根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況合理安排接待工作。
1.對(duì)于未預(yù)約的合作單位來(lái)賓。首先要熱情招呼。然后聞名來(lái)賓身份，欲訪何人，所為何事，然后在合理安排好來(lái)賓休息的同時(shí)，安排專人聯(lián)系被訪人核對(duì)落實(shí)。如若被訪人外出且短時(shí)間內(nèi)不回，應(yīng)禮貌的讓來(lái)賓留下聯(lián)系方式或?qū)懴铝粞浴?/p>
2.接待上訪人員。要做到“問(wèn)一聲好，讓一個(gè)座，給一個(gè)滿意的答復(fù)”。要認(rèn)真傾聽(tīng)，接待時(shí)要耐心聽(tīng)取上訪人的意見(jiàn)，要理解上訪人的苦衷。對(duì)來(lái)訪人員提出的問(wèn)題吃不準(zhǔn)、理不清或自己不懂的時(shí)候，決不能輕率表態(tài)，盲目答復(fù)，以免處置不當(dāng)，造成不良影響。
3.對(duì)于外來(lái)銷售人員。應(yīng)禮貌接待，對(duì)確實(shí)不需要的，應(yīng)委婉拒絕，并說(shuō)明情況，對(duì)胡攪蠻纏的，應(yīng)義正言辭請(qǐng)出，絕不能任其影響工作環(huán)境，當(dāng)然，也不可預(yù)期大聲爭(zhēng)吵。
辦公室日常接待工作繁雜，工作任務(wù)繁重，給辦公室招待人員帶來(lái)了比較大的壓力。這就需要接待相關(guān)從業(yè)人員不斷提高自身素質(zhì)，通過(guò)良好的接待工作，向來(lái)賓展示較好的個(gè)人形象，展示良好的企業(yè)形象，甚至是宣傳良好的城市形象?？傊k公室接待工作在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，做好接待工作有利無(wú)弊。
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