淺談對商務(wù)禮儀的認識及辦公技巧(2)
淺談對商務(wù)禮儀的認識及辦公技巧
商務(wù)禮儀辦公技巧
一、短信禮儀
有人會納悶，短信誰不會發(fā)，這里不講如何搭訕妹子或者成功和妹子交流幾十個匯合以上的技巧，大家可以期待一下以后我再說。禮儀是體現(xiàn)在細節(jié)上，細節(jié)又反映一個人的修養(yǎng)。短信禮儀是平日用的最廣泛的，比起微信、QQ等適用的場合要更規(guī)范、正式。淺談幾點供大家參考。
1.短信內(nèi)容：
舉個例子先，
A：你有沒有C的電話?
B過了十分鐘回答：有額。。。
A：。。。那發(fā)給我吧。
過了十分鐘B回復(fù)：好的。。。
A。。。。。。
要知道短信短信，一定要在“短”時間、“短”內(nèi)容中了解別人的需求并讓別人了解自己的表達。以上這個例子是十分失敗的。收到短信后首先判斷對方來意目的，直中要義的回復(fù)對方所需的即可，如果有無法用“短”信表達的，建議直接掛一個電話給對方，而不是短信來短信去，既耽誤時間又打亂思路，除非你不確定對方是否方便，那建議用短信詢問可否通話的意見(詳見第三點)。
2.短信署名：
發(fā)短信一定要署名，你不能期待所有人都把你的號碼存入通訊錄中。
尤其是地位低對應(yīng)地位尊，后輩對前輩更要如此，例如學(xué)生發(fā)短信給思政老師、任課老師或者導(dǎo)師的時候，一定記得署名，既顯示尊重，也是達到目的的手段之一(你發(fā)短信不就是為了讓老師記住你名字嘛~~~)。
當然，當你邁入職場，一定要記得花時間把和你可能有接觸或者你想有接觸的上級領(lǐng)導(dǎo)手機號、短號碼都存在通訊錄里，試想，當上級突然想起你給你打電話的時候，你接到電話后立刻從容的喊出他的名字，絕對加分不少。反之，如果接到老大電話，聽得出聲音還好，不然問你誰啊，你說以后還會找你做事給你機會嗎?
記住，署名一般是在最后面。如果是給其他環(huán)境的人發(fā)短信的話，還應(yīng)該在署名前表明自己環(huán)境信息。例如在一次培訓(xùn)后，給其他高校同事發(fā)短信，可以寫明”上海交大 某某某”。
這里分享幾條輔導(dǎo)員時期從 @朱健(302409225) 老師學(xué)來的兩條工作貼士加上自己的理解，表述不完整和理解欠妥之處請朱老師多多諒解。
a、在“特殊”的日子聯(lián)系他們，讓他覺得自己對于你是“特殊”的。
尤其是在節(jié)日、生日，旅行時的一張明信片也會讓對方知道你牽掛著他。編輯短信一定要個性化，尤其是在對上級或是前輩的時候，一定記得個性化編輯，并且署名。祝福類的短信一來一往足以，如果要長聊，請移步微信。
要知道，不發(fā)短信問候是零分，個性化問候是加分，而群發(fā)或是再普通不過的問候是負分。
b、把握拓寬人脈圈的“黃金時間”，在初識后一周內(nèi)發(fā)短信問候。
無論是認識一個陌生朋友，還是在講座、培訓(xùn)后想和主講老師有所溝通，建議在一周內(nèi)和對方發(fā)短信問候一下，當然如今加微信更直接更便捷，如果覺得直接開啟聊天模式太尷尬的話，可以關(guān)注他朋友圈，找找話題和共同愛好，在對方新發(fā)的朋友圈下面留言，或者點贊，不過千萬別去原來的朋友圈相冊下留下痕跡，以免讓對方覺得尷尬窘迫，適得其反。
3.短信試探：
在不確定對方是否方便通話，建議用短信預(yù)約試探，例如“您現(xiàn)在是否方便通話?”如果對方?jīng)]有回短信，那估計不是很方便，可以在較久的時間以后再撥打電話。
如果短信中包含的關(guān)鍵信息不完整，第一時間短信詢問試探，不要電話打過去，因為一般對方選擇發(fā)短信的方式，基本隱含著一條理由我現(xiàn)在電話不方便。
4.短信保存：
很多人習(xí)慣看完短信立馬就刪，有時候還沒看仔細刪了還要讓別人再發(fā)一遍。
個人認為刪除短信可以使一個好習(xí)慣，避免收件箱混亂無序，但至少要確認事情完整辦完之后，先將短信中提到的有用信息，例如重要人物聯(lián)系方式等記錄下后再刪除。
二、郵件禮儀
如今，郵件成為最常用的正式辦公通訊工具了，往往一天收到的郵件比短信還多。
可很多人只會“發(fā)郵件”，但“不會發(fā)”郵件。
1.郵件主題：
一定不要空白標題，這是最失禮的。
標題要簡短，不宜冗長，也可以在開頭簡單分類比如【通知】、【重要通知】、【獎助學(xué)金】等，便于收件人第一時間獲取要義。
回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標題，不要默認的RE、RE一大串。
2.郵件正文：
a、開頭要稱呼并問候收件人。
這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼各位XX、To all。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“尊敬的XX老師”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“XX先生”、“XX女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名，當然不加職務(wù)直接稱呼全名也是不禮貌的。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫;問候語是稱呼換行寫。若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
b、正文內(nèi)容簡明扼要，行文通順。
最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，如果內(nèi)容很長，可以考慮添加附件進去。
c、正文字體適中，不要花枝招展。
中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體，英文用Arial 字型，不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可，不要過大。
為了提示重要信息，可以用粗體、顏色、底色進行標注，合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
3.郵件附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，例如“...已附件您，請查收，祝好”。
附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理，特別是帶有多個附件時。附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式。
4.郵件簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過5行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的標簽、座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”，我更喜歡使用“順頌時祺”
5.郵件操作
a、reply(單獨回復(fù))和reply all(回復(fù)全體)
reply是回復(fù)給發(fā)件人;reply all是回復(fù)給發(fā)件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了;如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all，讓大家都知道。有些回復(fù)郵件只是回復(fù)“好的，我知道了”，還reply all，那就顯得很沒有禮貌了。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。等你們討論好了，或者有分工了再告訴大家，此時選擇reply all，或抄送。
b、發(fā)送(to)、抄送(cc)、群發(fā)單顯
個人習(xí)慣，收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里，因此弄清楚發(fā)送和抄送非常重要，避免引起誤會。
在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)和響應(yīng)。
而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，告知即可。發(fā)送和抄送中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按職位等級從高到低，適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。
群發(fā)單顯是添加了很多收件人，但是收到郵件的人只看得到自己的名字，適用于隱私保護，單線聯(lián)絡(luò)，比如助學(xué)金，當然既然是群發(fā)單線，在開頭稱呼收件人的時候就不能個性化，例如“同學(xué)你好”即可。
6.郵件檢查
請盡量在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。
不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
此外，在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤，附件是否添加成功，是否添加正確。
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