商務(wù)書信禮儀(2)
3.轉(zhuǎn)發(fā)很多笑話，以及大眾類、宣傳類的信息。
4.用郵件表達你的建議。因為對方看不到你的語氣和肢體語言，所以容易產(chǎn)生誤會。
5.跑題。寧可寄兩三封簡短的郵件，也不要來一封長篇大論。
【回信原則】
發(fā)信后，給對方2~3天回信的機會。這里列出一些回信的原則：
1.要全部讀完郵件后再回;避免情緒激動的時候回信。
2.回復(fù)群發(fā)郵件時，避免發(fā)給無關(guān)的人。
3.寫清楚主題，并標注緊急程度。緊急程度可以有很多種：FYI――不太重要，Urgent――急件。
4.內(nèi)容方面有時要避免太簡單，因為對方讀時會容易誤解成你有不耐煩的態(tài)度。
5.是否必須以郵件回復(fù)：如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應(yīng)。
6.最好24小時內(nèi)回應(yīng)，如果你很忙，最好先跟對方發(fā)個簡單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點時間來準備或處理，并且告訴對方一個時間讓他有適當(dāng)?shù)钠诖?/p>
7.如果你出去度假，在自動回復(fù)中最好列有其他人的聯(lián)系方式。
8.如果收到群發(fā)、需要大家討論某一問題的郵件，最好讀完所有的郵件內(nèi)容之后再回復(fù)，避免重復(fù)。
【注意事項】
最后在發(fā)郵件的時候，注意避免以下問題，以免給對方帶來不便：
1.過長的簽名檔。
2.發(fā)無關(guān)的信件。
3.轉(zhuǎn)發(fā)詛咒連鎖短信。
4.忘記附件。
5.帶病毒的郵件。
6.忘記察看自己的信箱容量是否已滿。
7.收件人的姓名拼錯。
8.個人化的信件(群發(fā)的笑話、轉(zhuǎn)載大容量的PPT勵志故事等的個人化信件最好發(fā)到私人信箱里)。
無論是正式的商業(yè)信件還是電子郵件，都是自己與其他人溝通的工具，所以要盡量保持尊敬對方的態(tài)度。如果在寫信件和回郵件的過程中，始終保持這種態(tài)度，就會避免很多問題。
商務(wù)電子郵件禮儀
電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個方面。
第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須注意。
一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
三是內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。”
有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。
目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能。現(xiàn)在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
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4.涉外書信禮儀