商務(wù)辦公禮儀(2)
b、正文內(nèi)容簡明扼要，行文通順。
最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，如果內(nèi)容很長，可以考慮添加附件進(jìn)去。
c、正文字體適中，不要花枝招展。
中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體，英文用Arial 字型，不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可，不要過大。
為了提示重要信息，可以用粗體、顏色、底色進(jìn)行標(biāo)注，合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
3.郵件附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，例如“...已附件您，請查收，祝好”。
附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式。
4.郵件簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過5行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的標(biāo)簽、座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”，我更喜歡使用“順頌時(shí)祺”
5.郵件操作
a、reply(單獨(dú)回復(fù))和reply all(回復(fù)全體)
reply是回復(fù)給發(fā)件人;reply all是回復(fù)給發(fā)件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了;如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all，讓大家都知道。有些回復(fù)郵件只是回復(fù)“好的，我知道了”，還reply all，那就顯得很沒有禮貌了。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。等你們討論好了，或者有分工了再告訴大家，此時(shí)選擇reply all，或抄送。
b、發(fā)送(to)、抄送(cc)、群發(fā)單顯
個(gè)人習(xí)慣，收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里，因此弄清楚發(fā)送和抄送非常重要，避免引起誤會。
在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)和響應(yīng)。
而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，告知即可。發(fā)送和抄送中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按職位等級從高到低，適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。
群發(fā)單顯是添加了很多收件人，但是收到郵件的人只看得到自己的名字，適用于隱私保護(hù)，單線聯(lián)絡(luò)，比如助學(xué)金，當(dāng)然既然是群發(fā)單線，在開頭稱呼收件人的時(shí)候就不能個(gè)性化，例如“同學(xué)你好”即可。
6.郵件檢查
請盡量在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。
不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
此外，在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤，附件是否添加成功，是否添加正確。
商務(wù)禮儀對工作的重要性
第一、提升個(gè)人的素養(yǎng)，比爾·蓋茨講“企業(yè)競爭，是員工素質(zhì)的競爭”.進(jìn)而到企業(yè)，就是企業(yè)形象的競爭，教養(yǎng)體現(xiàn)細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。
第二、方便我們的個(gè)人交往應(yīng)酬。我們在商業(yè)交往中會遇到不同的人，對不同的人如何進(jìn)行交往這是要講究藝術(shù)的，比如夸獎(jiǎng)人也要講究藝術(shù)，不然的話即使是夸人也會讓人感到不舒服。
第三、有助于維護(hù)企業(yè)形象。在商務(wù)交往中個(gè)人代表整體，個(gè)人形象代表企業(yè)形象，個(gè)人的所作所為，就是本企業(yè)的典型活體廣告。一舉一動、一言一行，此時(shí)無聲勝有聲。
商務(wù)交往涉及的面很多，但基本來講是人與人的交往，所以我們把商務(wù)禮儀界定為商務(wù)人員交往的藝術(shù)。人們對禮儀有不同的解釋。有人說是一種道德修養(yǎng)。有人說是一種禮儀是一種形式美，有人講禮儀是一種風(fēng)俗習(xí)慣。禮出于俗，俗化為禮。商務(wù)禮儀的操作性，即應(yīng)該怎么做，不應(yīng)該怎么做。
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