商務(wù)信件及電子郵件禮儀
商務(wù)信件及電子郵件禮儀
應(yīng)酬書信和電子郵件是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的形式。因為在整個商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來增進友誼，促進貿(mào)易。下面是學習啦小編給大家搜集整理的商務(wù)信件及電子郵件禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
商務(wù)信件及電子郵件禮儀：商業(yè)信件分類
所有客戶往來的商業(yè)信件要在對方的名字前面加上其職務(wù)稱謂，如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結(jié)尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內(nèi)部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書面溝通的方式和內(nèi)容，不包括法律文件和合同。
商業(yè)信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個人申請學?；蚬ぷ?，里面的內(nèi)容要包括你和對方的關(guān)系，你認識對方的時間長短，用例子來說明他的特征，例如你要說這個人勤奮，那么舉一個例子來說明這點。離職前，我總習慣請老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
2.稱贊信
如果你滿意對方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫一封稱贊信。雖然很多人不會這么做，但這是和對方建立良性關(guān)系的開端。如果你很滿意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類利己利人的信件，大家應(yīng)該愿意寫，常常寫，因為這能帶來雙贏。
3.投訴信
首先，投訴信要寫給這個組織的最高的領(lǐng)導。其次，避免用情緒化的詞語，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結(jié)，讓對方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實，例如發(fā)票號碼、事情發(fā)生時間和地點。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因為餐廳的服務(wù)而前來用餐，我想這個服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務(wù)水平”，對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最后的一段是你對解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規(guī)定時間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續(xù)合作”
4.解決業(yè)糾紛的信函
因為各種原因，在我們購買完某商品后，我們常常需要和對方討個減價，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購買商品的收據(jù)復(fù)印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡單明了。
5.要求信
要求信的內(nèi)容包括要求對方開機票，或?qū)⒛撤菸募慕o你等。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務(wù)往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機會。要強調(diào)的重點不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態(tài)，表示我們?nèi)杂信d趣與你合作，如果今后有機會，可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。
商務(wù)信件及電子郵件禮儀：書面溝通優(yōu)點
1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。當討論的結(jié)果被記錄下來、經(jīng)詳細商討并最終寫在紙上時，投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。
2.書面跟進：能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調(diào)團隊完成一項銷售任務(wù)，時間非常有限，離規(guī)定的完成日期不遠，此時準備一份書面?zhèn)渫浗o我的隊員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關(guān)注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時完成了工作而得到肯定。
3.充當意見不和、起爭端時的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個工作項目都面臨特殊的挑戰(zhàn)，不管這種挑戰(zhàn)是運籌上的還是人際關(guān)系上的。書面記錄能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。
商務(wù)信件及電子郵件禮儀：應(yīng)酬書信具體書寫原則
應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因為在整個商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來增進友誼，促進貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規(guī)范。否則，就會鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
一、稱謂要得體。
稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來說，平時對對方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨成行，以示尊重，它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長，或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。
稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對年高者) ;對夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。
二、問候要熱情。
抬頭之后的承啟語(應(yīng)酬語)起開場白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的，向?qū)Ψ絾柡蛞宦?，是必不可少的禮節(jié)。因此，信的開頭應(yīng)有問候語。如“奉讀惠書，如見故人!”或“久疏問候，不知近來可好?”問候語可長可短，即使短到“你好”兩字，也應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心，體現(xiàn)出寫信人的一片真誠，而不是“應(yīng)景文章” 。問候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。
三、內(nèi)容要準確。
正文是書信的主體，即寫信人要說的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以表情達意、準確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據(jù)受信人的特點及寫信人與受信人的特定關(guān)系進行措詞(包括敬語、謙詞的選擇，語調(diào)的掌握等) ;一般來說，應(yīng)先談?wù)動嘘P(guān)對方的事情，表示關(guān)切、重視或謝意、敬意，然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏，可補充寫在結(jié)尾后面;并在補述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語不宜過長。
四、祝頌要誠懇。
正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請?zhí)?rdquo; 、“恭請平安” ;給平輩的信，則用“順頌時祺” ，春天可寫“此頌春安” ，逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ，平時用“敬頌時綏”之類;給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類，不用“請” 。
此外，祝頌語還可根據(jù)受信人的境況、職業(yè)而有所區(qū)別，如對新婚者或夫婦，用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ，對方遠行用“遙祝旅安” ，對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。
箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的自稱，即對受信人的自稱，如給老師寫信時自稱“學生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下，還要選用適當?shù)亩Y告敬辭，如對尊長，在署名后應(yīng)加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白” 、“謹啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
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