辦公室接待禮儀知識(shí)(2)
辦公室接待禮儀知識(shí)
在接電話時(shí),我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f明情況,棱示歉意。
正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會(huì)讓對方嚇一跳,而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答,又會(huì)被認(rèn)為沒有人在,或者是不想理。
二、確認(rèn)對方
一般情況下.對方打來電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動(dòng)介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應(yīng)該主動(dòng)問;“請問您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習(xí)慣性的做法是,拿起電話聽筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P問:“喂:哪位”這讓對方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn),缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹::“您好,我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯(cuò)的電話,不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時(shí)絕對不可以不外青紅皂白,認(rèn)為是惡意騷擾電話而破門大罵。因?yàn)?,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會(huì)造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話,應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重,可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來,千萬不要不理睬,因?yàn)楹芸赡苁羌笔???烧埱笳谕ㄔ挼囊环缴缘绕蹋ζ渲v明原因,然后立即去接另一個(gè)電話,問清情況后先訪對方稍候,或晚會(huì)兒再打進(jìn)來,之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時(shí)。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話時(shí),忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn):如果對方要找的人不在,應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對方有此意愿,應(yīng)照辦。最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容,如對方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等,以免事后忘記,對方講完后,應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍,避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時(shí),要先弄清對方要找誰,如果對方不愿問答自已是誰,也不要勉強(qiáng)。如果對方要找的人不在,要如實(shí)相告,然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng):問候語、機(jī)主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2.如非很必要,盡量少使用錄音電話,要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來的電話。
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