商務(wù)會(huì)議接待禮儀培訓(xùn)的流程
商務(wù)會(huì)議接待禮儀培訓(xùn)的流程
會(huì)議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會(huì)務(wù)時(shí)的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。商務(wù)會(huì)議接待、服務(wù)工作是辦公室一項(xiàng)重要工作。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的商務(wù)會(huì)議接待禮儀培訓(xùn)的流程。
商務(wù)會(huì)議接待禮儀培訓(xùn)的流程
第一步：商務(wù)會(huì)議服務(wù)的籌備
1)與會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商,詳細(xì)了解會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時(shí)間、人數(shù)、場(chǎng)地大小、用餐標(biāo)準(zhǔn)、有無旅游安排、會(huì)議付款人和付款方式等。
2)會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細(xì)的接待方案。方案包括會(huì)議的活動(dòng)安排、時(shí)間進(jìn)程、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議宣傳等內(nèi)容。方案確定后,提前2周送遞會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員,然后填寫會(huì)議通知。
第二步：商務(wù)會(huì)議服務(wù)前的準(zhǔn)備
會(huì)場(chǎng)布置
1)會(huì)場(chǎng)環(huán)境布置。會(huì)場(chǎng)應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,還應(yīng)通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2)會(huì)議臺(tái)型布置。根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)選擇會(huì)場(chǎng)大小及臺(tái)型布置。小型會(huì)議可采用圓桌或"回"字臺(tái)型;大中型會(huì)議可采用禮堂型或教室型。
會(huì)議用品準(zhǔn)備
1)茶杯。須經(jīng)過消毒,消毒時(shí)間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。
3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶?jī)?nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。
4)小毛巾。無斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時(shí)間在20分鐘左右。重要會(huì)議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。
6)簽到臺(tái)。臺(tái)布無污跡,無破損。
7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。
8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。
10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。
設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備
1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。
2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。
3)調(diào)試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18 度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會(huì)前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。
第三步：商務(wù)會(huì)議服務(wù)程序
(1)會(huì)議迎賓服務(wù)
1)會(huì)議開始前1小時(shí),迎賓員應(yīng)在會(huì)議室門口立崗迎候參加會(huì)議的客人到達(dá)。來賓到達(dá)時(shí)應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。
2)簽到時(shí),服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到,然后引領(lǐng)至?xí)?chǎng)或休息室。
3)迎接來賓入座時(shí),要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。
4)冬季,對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的來賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時(shí)伸手去接,并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人,然后按順時(shí)針方向提供服務(wù)。在客人較多的情況下,1人或多人同時(shí)服務(wù)時(shí),分正反2個(gè)方向,但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時(shí),倒至七分滿,并注意客人的動(dòng)態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中,須忙而不亂,快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時(shí),聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時(shí)杯柄朝后45度,并說:"請(qǐng)用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時(shí),礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
(2)會(huì)場(chǎng)服務(wù)
1)會(huì)議開始后,在會(huì)議室門口掛上"請(qǐng)勿打擾"牌子。
2)會(huì)議開始后,會(huì)議服務(wù)員應(yīng)站立在會(huì)場(chǎng)周圍,觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)。
3)服務(wù)員一般不得隨意出入會(huì)議室,確有緊急事項(xiàng),服務(wù)員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時(shí),應(yīng)對(duì)客人說:"請(qǐng)用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5) 會(huì)議頒獎(jiǎng)或邀請(qǐng)嘉賓上臺(tái),由專門禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應(yīng)走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會(huì)議結(jié)束時(shí),服務(wù)員應(yīng)立即開啟會(huì)議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯(cuò)。檢查會(huì)議室是否有來賓遺忘的物品,如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來賓或交領(lǐng)班處理。
(3)會(huì)議結(jié)束
1)檢查會(huì)議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞,發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)通知設(shè)備部進(jìn)行修復(fù)。
2)清理會(huì)議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲(chǔ)水間進(jìn)行清洗。
3)擺放桌椅,恢復(fù)原樣,進(jìn)行保潔清掃。
4)關(guān)閉所有的照明燈具,空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降,以備下次會(huì)議使用。
5)關(guān)閉會(huì)議室。
第四步：會(huì)場(chǎng)服務(wù)的注意事項(xiàng)
1)絕不能因?yàn)榉?wù)站立時(shí)間過長(zhǎng),而倚靠會(huì)場(chǎng)墻壁或柱子。
2)在會(huì)場(chǎng)服務(wù)時(shí)應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會(huì)場(chǎng)服務(wù)過程,語言、動(dòng)作要輕,避免影響發(fā)言者。
4)遵守會(huì)場(chǎng)規(guī)定,不得隨意翻閱會(huì)議文件或打聽會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于所聽到的會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密。
商務(wù)會(huì)議接待紀(jì)律要求
1、準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)
出席正式會(huì)議時(shí)，不論身為主角還是配角，公務(wù)員均應(yīng)自覺的、模范的遵守時(shí)間方面的有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，不得無故遲到、缺席。必要時(shí)，參加會(huì)議的具體
時(shí)間還必須留出一定的提前量。如果真由什么事情耽誤了時(shí)間，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)不需要敲門，直接從后門悄無聲息的進(jìn)去就可以了，以免打擾到其他的與會(huì)人員。
2、服從指揮
進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后，要按照會(huì)議組織者的安排入座。隨意就做的也不要呼朋喚友，挑挑揀揀，會(huì)見不能隨意走動(dòng)，在會(huì)議中，要服從主持人的指示，不要在未征得主持人同意的情況下隨意發(fā)言。
3、專心聽講
參加會(huì)議時(shí)，每一名公務(wù)員在會(huì)場(chǎng)上都要自覺的專心聽講，以便全面的、準(zhǔn)確的理解與掌握會(huì)議的精神。必須要特別強(qiáng)調(diào)的是，當(dāng)他人發(fā)言時(shí)，在場(chǎng)者專心致
志的聽講，是尊重對(duì)方的一種重要表現(xiàn)。反之，其他與會(huì)者倘若在別人發(fā)言時(shí)神不守舍，靈魂出竅，則是對(duì)對(duì)方不尊重、不友好的做法。
當(dāng)他人發(fā)言期間，要盡量減少自己不必要的動(dòng)作。不要搖頭晃腦，指指點(diǎn)點(diǎn)，讀書讀報(bào)，接打手機(jī)，反復(fù)看表等，此類動(dòng)作不僅易于招惹誤會(huì)，而且往往也說明自己心神不定，用心不專。
4、善始善終
會(huì)議結(jié)束前，一般不能隨便離席。若有緊急事情需要離開，時(shí)間較短時(shí)應(yīng)注意不影響其他與會(huì)者;如果時(shí)間較長(zhǎng)或者需要提前離開，應(yīng)向有關(guān)人員說明原委，并表示歉意。
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