大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排
了解和踐行接待禮儀，對(duì)于做好接待工作具有極其重要的意義。你了解大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排是怎樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排文章內(nèi)容。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：會(huì)前工作
(1)安排議題。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的例會(huì)、辦公會(huì)都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領(lǐng)導(dǎo)確定題目，由會(huì)務(wù)工作人員向有關(guān)部門收集議題材料;二是領(lǐng)導(dǎo)已簽批了很多議題，由會(huì)務(wù)工作人員根據(jù)輕重緩急提出安排建議供領(lǐng)導(dǎo)審定;三是由會(huì)務(wù)工作人員根據(jù)一個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)向有關(guān)方面詢問、收集議題，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。
為了保證會(huì)議的質(zhì)量和效率，凡是提交會(huì)議討論的議題，事先要做好充分的準(zhǔn)備工作，否則不能列為議題。如各級(jí)政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)的議題，會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)審查是否具備以下幾個(gè)條件：
凡涉及到幾個(gè)部門的，提交前主辦單位應(yīng)與有關(guān)部門會(huì)商，盡量取得一致意見，不一致的，要書面說明情況，并提出傾向性的意見。
屬于工程建設(shè)、引進(jìn)項(xiàng)目和技術(shù)措施等問題，必須請(qǐng)有關(guān)部門組織專家進(jìn)行認(rèn)真論證，擬定可行性方案。
屬于工作匯報(bào)，要有簡要的匯報(bào)提綱。匯報(bào)內(nèi)容要開門見山，突出重點(diǎn)，言簡意賅，最多不超過2000字。
屬于政府規(guī)范性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。
議題確定后，要根據(jù)每個(gè)議題參會(huì)人數(shù)將相關(guān)材料打印一定份數(shù)，在會(huì)前分送與會(huì)人員閱讀，以便準(zhǔn)備意見。
(2)制定會(huì)議方案。一般日常辦公會(huì)不需要制定方案。組織內(nèi)容和形式比較復(fù)雜或規(guī)模比較大的會(huì)議必須制定文字方案。
基本內(nèi)容概括起來有：組織會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議名稱(會(huì)標(biāo))、會(huì)議時(shí)間和期限、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議入場證件的印制和分發(fā)、會(huì)場布置要求、主席臺(tái)的設(shè)置及人員名單、會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)及其分工、安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)工作的安排、新聞報(bào)道。各種代表大會(huì)的方案中還應(yīng)包括選舉投票方案;各種表彰大會(huì)的方案中應(yīng)增加組織發(fā)獎(jiǎng)和領(lǐng)獎(jiǎng)的內(nèi)容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內(nèi)容;有的會(huì)議需要舉行集體攝影活動(dòng)的，方案中亦應(yīng)加以安排。
(3)制發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知內(nèi)容必須具備以下幾個(gè)要素， 即會(huì)名、會(huì)議時(shí)間和期限、地點(diǎn)、會(huì)議主要內(nèi)容、參加會(huì)議人員范圍、入場憑證和籌辦會(huì)議的聯(lián)系單位、電話。會(huì)議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應(yīng)視需要寫入通知。會(huì)議通知發(fā)出后，還應(yīng)跟蹤落實(shí)，用電話與參加會(huì)議單位或人員聯(lián)系，了解對(duì)方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應(yīng)的安排。
(4)布置會(huì)場。會(huì)場布置要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要而定?？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開會(huì)。
會(huì)場氣氛。慶祝、歡迎會(huì)，會(huì)場布置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會(huì)場要布置得莊嚴(yán);座談會(huì)會(huì)場要顯得氣氛和諧;工作會(huì)、報(bào)告會(huì)會(huì)場布置要簡單樸實(shí)。
主席臺(tái)的設(shè)置。一般來講，各種代表大會(huì)和其它大型會(huì)議會(huì)場設(shè)主席臺(tái)，與代表席成面對(duì)面的形式。一般工作會(huì)議不設(shè)主席臺(tái)。設(shè)主席臺(tái)和組織大會(huì)發(fā)言的會(huì)議需設(shè)講臺(tái)，講臺(tái)面向代表席。
座位的擺放形式。要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和人數(shù)以及會(huì)場容量而定。常見的擺法，以作報(bào)告、大會(huì)發(fā)言為主的會(huì)議，一般擺為長方形，代表席面對(duì)主席臺(tái)或講臺(tái);以討論問題為主的會(huì)場應(yīng)擺為方形、園形、蹄形，使與會(huì)人員面面相對(duì)，不明顯區(qū)分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。
會(huì)場布置還包括會(huì)場四周裝飾性布置，如會(huì)標(biāo)、標(biāo)語口號(hào)的內(nèi)容、字體和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會(huì)場的音響、照明、溫度和通風(fēng)、衛(wèi)生、茶水杯盤等設(shè)施的配備，以及錄音錄相設(shè)備的裝置，都要根據(jù)條件一一安排。主席臺(tái)名次的排列和桌簽的放置、話筒的擺設(shè)等，也是會(huì)場布置中的重要工作。主席臺(tái)座次，以上主席臺(tái)人員的職務(wù)(或社會(huì)地位、聲望)高低排列，最高的排在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為點(diǎn)，面向會(huì)場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定(排法見后)。
(5)做好會(huì)議接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括聯(lián)系住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編號(hào)，指定停車地點(diǎn)，設(shè)置醫(yī)療點(diǎn)，根據(jù)與會(huì)人員到達(dá)的時(shí)間和地點(diǎn)安排車輛迎接等。
(6)搞好會(huì)前檢查。 會(huì)前檢查分召開籌備碰頭會(huì)和現(xiàn)場檢查兩種形式，主要是根據(jù)會(huì)議預(yù)案逐項(xiàng)檢查落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施予以解決。重要或大型會(huì)議活動(dòng)，必要時(shí)還應(yīng)就某個(gè)環(huán)節(jié)或局部進(jìn)行演習(xí)。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：會(huì)間工作
(1)組織簽到。組織好會(huì)議簽到，可以及時(shí)了解到會(huì)人員情況，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。一般是由會(huì)務(wù)工作人員事先準(zhǔn)備好簽到簿或簽到表，參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫單位和職務(wù)，同時(shí)還要領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議材料。
(2)做好聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。一是要及時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，收集會(huì)議反映，供會(huì)議主持人或會(huì)議工作負(fù)責(zé)人分析、研究用;二是要安排會(huì)議值班，保證會(huì)議各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)不中斷;三是對(duì)會(huì)間發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整日程、議程、議題，增加會(huì)議人員，其它特殊情況和臨時(shí)動(dòng)議，會(huì)務(wù)工作人員要根據(jù)情況，積極采取應(yīng)急措施，做好臨時(shí)調(diào)度工作。
(3)作好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄真實(shí)地記載了會(huì)議情況，客觀地反映了會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程，是日后分析、整理有關(guān)材料，檢查會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，也是重要的文書檔案。
(4)寫好會(huì)議簡報(bào)。會(huì)議簡報(bào)是在會(huì)議進(jìn)程中，為了反映和交流情況，推動(dòng)會(huì)議的發(fā)展，提高會(huì)議的質(zhì)量而印發(fā)的一種文件。會(huì)議簡報(bào)的寫法有兩種，一是報(bào)道式寫法，即由編寫者將情況綜合后，選取有價(jià)值的部分，用新聞報(bào)道的形式，反映會(huì)議全局或局部的進(jìn)展情況。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法，這種會(huì)議簡報(bào)往往用于節(jié)錄某代表的發(fā)言、照登某代表意見或倡議。簡報(bào)編寫者“轉(zhuǎn)發(fā)”這些發(fā)言時(shí)，往往加上簡短的“按語”。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：會(huì)后工作
會(huì)議結(jié)束后會(huì)務(wù)工作人員主要做好以下幾項(xiàng)工作：
(1)清退文件。會(huì)議確定收回的文件資料， 要及時(shí)組織清退，絕密、機(jī)密文件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理清退手續(xù)。
(2)整理會(huì)議記錄。會(huì)后記錄人員要對(duì)會(huì)議的原始記錄稿進(jìn)行整理，重要的會(huì)議還要核對(duì)錄音。對(duì)會(huì)上沒有聽清記全的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)查實(shí)。使用
錄音機(jī)錄音的，會(huì)后要及時(shí)翻整。整理的記錄要求內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡工整。會(huì)議記錄應(yīng)使用專用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。
(3)編寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)后整理中形成的文件， 目的是把會(huì)議的精神、議定事項(xiàng)、作出的決定傳達(dá)給群眾或有關(guān)方面，使之貫徹執(zhí)行。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：會(huì)議席位擺法
1、主席臺(tái)席位安排
大會(huì)主席臺(tái)席位的安排趨向簡單、明了、便于操作。主席臺(tái)要面對(duì)觀眾，居會(huì)場正中。會(huì)議主席臺(tái)的排法是采用我國的習(xí)慣“以左為大”，如果是單數(shù)，第一位領(lǐng)導(dǎo)的席位均應(yīng)置於主席臺(tái)中間位置，他的左邊是第二位領(lǐng)導(dǎo)的席位，右邊是第三位領(lǐng)導(dǎo)的席位，然后分左右依次排列第四位、第五位領(lǐng)導(dǎo)和第六位、第七位領(lǐng)導(dǎo)的席位(如圖一)。如果主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)是雙數(shù)，則采用中間劃線的方法，虛擬出一位領(lǐng)導(dǎo)在正中間，而將第一位領(lǐng)導(dǎo)置于中間虛擬線的左邊，第二位領(lǐng)導(dǎo)排在虛擬線的右邊，然后分左右依次排三、四、五、六位領(lǐng)導(dǎo)的席位。關(guān)鍵是把領(lǐng)導(dǎo)的排列順序搞正確。
2、會(huì)談席位安排
會(huì)談常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人占背門一側(cè)，客人面向正門，主談人居中。若是外事活動(dòng)譯員安排在主談人右側(cè)，坐在排序?yàn)榈谌南簧希渌税炊Y賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會(huì)談人數(shù)少，也可安排在會(huì)談桌就座。若雙方人數(shù)較多，廳室面積大，要安排擴(kuò)音器。
多邊會(huì)談，座位可擺成方形、圓形.
安排各種活動(dòng)的席位時(shí)，要準(zhǔn)確掌握時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及各種要求和情況，必要時(shí)要提前將名單等有關(guān)情況，分門別類打印送交領(lǐng)導(dǎo)閱知。
3、會(huì)見席位安排
會(huì)見通常安排在會(huì)客室。設(shè)沙發(fā)座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面，其他客人按禮賓順序在主賓一側(cè)就座，主方陪見人在主人一側(cè)就座，座位不夠可在后排加座。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：合影時(shí)的排位
在正式場合拍攝的合影，一般應(yīng)當(dāng)進(jìn)行排位。在非正式場合拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影參加者的具體位次時(shí)，應(yīng)首先考慮到是否方便拍攝。與此同時(shí)，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：場地的大小，人數(shù)的多少，背景的陳設(shè)，光線的強(qiáng)弱，合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦，方便與否。
在一般情況下，正式合影的總?cè)藬?shù)宜少不宜多。在合影時(shí)，所有的參與者一般均應(yīng)站立。在必要之時(shí)，可以安排前排人員就座，后排人員則可在其身后呈梯級(jí)狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現(xiàn)場擺設(shè)便于辨認(rèn)的名簽，以便參加者準(zhǔn)確無誤地各就各位。
在安排合影的具體排位問題時(shí)，關(guān)鍵是要知道內(nèi)外有別。國內(nèi)合影時(shí)的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看，它又有“人數(shù)為單”與“人數(shù)為雙”的分別。在合影時(shí)，國內(nèi)的習(xí)慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。
在涉外場合合影時(shí)，應(yīng)遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之，就是講究“以右為上”。
大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)的安排：注意事項(xiàng)
1、布置主席臺(tái)時(shí)，除追悼會(huì)外不能擺放松柏。
2、為領(lǐng)導(dǎo)戴胸花，一是夏天時(shí)最好是選擇塑料花，避免用鮮花，因?yàn)橄奶煲路念伾^淺，鮮花分泌的汁液容易弄臟衣服;二是戴胸花時(shí)盡量選用夾子，避免用別針，因?yàn)閯e針容易弄壞衣服。
3、籌備大型會(huì)議涉及多個(gè)部門時(shí)，一定要確定牽頭責(zé)任單位，并指定總負(fù)責(zé)人，否則會(huì)使整個(gè)籌辦工作群龍無首，雜亂無章。
4、會(huì)議進(jìn)行過程中，一定要有工作人員在場，負(fù)責(zé)會(huì)場服務(wù)與協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)問題時(shí)無人補(bǔ)救。
5、主席臺(tái)、照相、會(huì)談等凡以國內(nèi)為主，“以左為尊”，宴會(huì)、乘車、會(huì)見是參照西方禮儀，“以右為尊”。
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