商務(wù)交往中如何做好接待工作
商務(wù)交往中如何做好接待工作
商務(wù)交往中，應(yīng)酬接待里所表達的感覺和相互建立的友誼，是促成日后談判或是聯(lián)系的重要因素。正因為這些特質(zhì)，所以接待應(yīng)酬的實務(wù)變得格外重要，接待禮儀也成了大家重視的知識。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的關(guān)于商務(wù)交往中如何做好接待工作文章內(nèi)容。
商務(wù)交往中如何做好接待工作
注重細節(jié)周密計劃
訪客蒞臨之前的工作并不簡單，因為接待工作往往不只是拜訪而已，還包含參觀、宴客、會議、游覽、簡報、說明等事項。因此，接待日程的安排以及時間的規(guī)劃，都應(yīng)該經(jīng)過詳盡的考慮，特別是各項工作人員的橫向聯(lián)系，都必須事前溝通、縝密推敲?？倓?wù)人員最好為前期接待工作列份清單，再由各個單位依照這樣的檢查表仔細完成各項接待前的準(zhǔn)備工作。
接待準(zhǔn)備工作可大致分成四個層面：環(huán)境準(zhǔn)備、物質(zhì)準(zhǔn)備、心理準(zhǔn)備、儀表準(zhǔn)備。落實到具體籌備項目有：
一、確定接待規(guī)格。貴賓由哪些人迎接、陪同和接待。
二、制定接待方案。除了接待規(guī)格以外，當(dāng)然還有活動的具體安排。
三、了解來訪狀況。包括來賓的目的要求、會見和參觀的意愿、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習(xí)慣及禁忌等等。
四、做好接待準(zhǔn)備。包括迎送貴賓、會議場所布置、準(zhǔn)備參觀的項目、解說人員的安排、保全、食宿和交通工具等。有時候還有媒體宣傳工作，也要事前預(yù)備妥當(dāng)。
有些是在事前就應(yīng)了解并做好相應(yīng)準(zhǔn)備的，如：接待人員的良好氣質(zhì)與風(fēng)度，會給賓客留下很好的印象。為了塑造更好的個人形象，體驗每個接待的細節(jié)之外，應(yīng)當(dāng)從基礎(chǔ)的接待工作入手，時常加以訓(xùn)練和示范模擬，這才能成功完成一線接待工作。
接待客人前要將接待室清理的一塵不染，空間明亮潔凈。一些細節(jié)例如空調(diào)、雜志、茶水、名片等等，都必須預(yù)備妥當(dāng)。訪客紀(jì)錄上應(yīng)記載客人姓名和來訪目的，以便于適時的查訪對方是否為不速之客。
引導(dǎo)客人的手勢應(yīng)該十分明確，例如指引方向和上下樓梯、電梯，遇見長者和長輩的時候，一定不能站在前方擋住他的視線。引導(dǎo)客人至接待區(qū)前，應(yīng)該敲門表示尊重，進出也應(yīng)該以客人先進先出為準(zhǔn)則。進入會客室之后，接下來就是介紹、交換名片、以及握手寒喧等動作，這些都必須按照先尊后卑，先女后男的原則。每一個動作都要加上注目禮，務(wù)必使賓客感到周到與誠意。
合理確定接待規(guī)格
在中國，接待人員必須根據(jù)來訪者的身份確定接待的規(guī)格。確定接待規(guī)格的正確性很重要，如接待規(guī)格過高，會影響正常工作;接待規(guī)格過低,又會影響平行間的往來關(guān)系。接待規(guī)格可以分為以下幾種：
一、高規(guī)格接待，就是主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規(guī)格接待。又如各國政要來訪，對方不一定是元首，但是地位具有關(guān)鍵性的影響力，這時候也要高規(guī)格的接待。
二、低規(guī)格接待，就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比方說高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規(guī)格的接待。公務(wù)員之家:
三、對等接待，即主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。
自貴賓踏入公司或單位的第一步開始，接待人員就該使貴賓不離開他的視線范圍內(nèi)，上洗手間、行進間、上下樓梯或電梯，以及會客室內(nèi)的奉茶、介紹、行禮等等細節(jié)的安排，都要使得貴賓感覺受到重視和尊重，直到貴賓離去。貴賓離去時，接待人員仍然送至到視線遠離為止，這才是真正的無微不至。
商務(wù)外賓接待需遵守的原則
一、平等互惠的原則
如前面所說，無論國家強弱或是公司大小，雙方的交往當(dāng)中都要以不歧視對方，言談舉止合宜為原則。相互尊重的另一方面是要表現(xiàn)自尊，也就是要讓對方感覺彼此的真誠合作。
二、依法辦事的原則
國際間的往來必須合情合法,無論雙方哪一邊的法律,都必須盡量維護、遵從、維系合約的正確性。
三、內(nèi)外有別的原則
對于自己的企業(yè)和合約的條件,必須嚴加把關(guān),不可以泄密,交談的過程中也必須注意內(nèi)外有別。
四、尊重禮儀的原則
不要以自己國家或地區(qū)的想法來看待外國人,凡是要能替對方著想,如果有禮俗不同的時候,必須尊重對方,同時也要能夠給予相關(guān)的溝通,深切了解對方的看法和思考。
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