商務(wù)接待中迎接客人的禮儀有哪些
商務(wù)接待中迎接客人的禮儀有哪些
商務(wù)接待工作中迎接是一項(xiàng)熱情、周到、細(xì)致的工作,必須遵循禮貌、負(fù)責(zé)、方便、有效的原則。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的商務(wù)接待中迎接客人的禮儀文章內(nèi)容。
商務(wù)接待中迎接客人的禮儀
(一)對(duì)前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國、外地客人,應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班,安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因,相應(yīng)身份的主人不能前往,前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。
(二)主人到車站、機(jī)場去迎接客人,應(yīng)提前到達(dá),恭候客人的到來,決不能遲到讓客人久等??腿丝吹接腥藖碛樱瑑?nèi)心必定感到非常高興,若迎接來遲,必定會(huì)給客人心里留下陰影,事后無論怎樣解釋,都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。
(三)接到客人后,應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個(gè)美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B,如果有名片,可送予對(duì)方。注意送名片的禮儀:
1、當(dāng)你與長者、尊者交換名片時(shí),雙手遞上,身體可微微前傾,說一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí),可以用請(qǐng)求的口吻說:“如果您方便的話,能否留張名片給我?”
2、作為接名片的人,雙手接過名片后,應(yīng)仔細(xì)地看一遍,千萬不要看也不看就放入口袋,也不要順手往桌上扔。
(四)迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具,那樣會(huì)因讓客人久等而誤事。
(五)主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿,幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間,同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施,將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人,并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
(六)將客人送到住地后,主人不要立即離去,應(yīng)陪客人稍作停留,熱情交談,談話內(nèi)容要讓客人感到滿意,比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等??紤]到客人一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。
商務(wù)接待客人要注意的事項(xiàng)
(一)客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí),要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了,以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。
(二)客人到來時(shí),我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時(shí)間,若客人愿意等待,應(yīng)該向客人提供飲料、雜志,如果可能,應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。
(三)接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地,應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。
1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前,配合步調(diào),讓客人走在內(nèi)側(cè)。
2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí),應(yīng)該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時(shí),應(yīng)該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時(shí),接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí),接待人員先進(jìn)入電梯,等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門,到達(dá)時(shí),接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳,接待人員用手指示,請(qǐng)客人坐下,看到客人坐下后,才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯(cuò)坐下座,應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。
(四)誠心誠意的奉茶。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人,在招待尊貴客人時(shí),茶具要特別講究,倒茶有許多規(guī)矩,遞茶也有許多講究。
商務(wù)接待客人常用的商務(wù)英語
第1招 妥善安排會(huì)面的約定
當(dāng)你計(jì)劃到海外出差,順道拜訪客戶時(shí),必須先以書信通知對(duì)方。出國以前再以傳真、郵件或電話向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪問的日期和目的。如果是臨時(shí)決定的拜訪,也要通過對(duì)方的秘書安排,告訴她:"I''d like to make an appointment with Mr. Lee."(我想和李先生約見一次。)讓對(duì)方對(duì)你的造訪有所準(zhǔn)備,才會(huì)有心情和你洽談。
第2招 向溝通對(duì)手表示善意與歡迎
如果溝通是由你發(fā)起,提供對(duì)手一切的方便,能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對(duì)手是遠(yuǎn)道而來的,你熱心地告知他:"I will arrange everything."(我會(huì)安排一切。)不但表現(xiàn)出你的誠意,也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下,專心與你進(jìn)行溝通。
第3招 溝通進(jìn)行中應(yīng)避免干擾
如果溝通的地點(diǎn)是在你的公司,那么請(qǐng)叮嚀你的部屬,勿在溝通過程中做不必要的干擾。因?yàn)檫^份的干擾會(huì)影響溝通的意愿和熱忱。
第4招 遵守禮儀
溝通時(shí),仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài),這樣可以增加人們對(duì)你的好感,提高你的溝通效率。此外,坐姿不良,在對(duì)手講話時(shí)左顧右盼,都足以使人對(duì)體產(chǎn)生不良的印象,而減低與你洽談的興致。
第5招 適時(shí)承認(rèn)自己的過失
如果你明顯地犯了錯(cuò),并且對(duì)別人造成或大或小的傷害,一句充滿歉意的"I''m sorry. It''s my fault."(對(duì)不起,是我的錯(cuò)。)通常能夠獲得對(duì)方的原諒。就算他實(shí)在很懊惱,至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解,只能火上加油,擴(kuò)大事端。
第6招 抱怨不是無理取
以激憤的語氣向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使結(jié)果適得其反。服務(wù)員上錯(cuò)了菜,旅館女服務(wù)員忘了整理你的房間,送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況,著實(shí)令人懊惱。但是生氣并不能解決問題,不如心平氣和而語氣堅(jiān)定地告訴對(duì)方"I have a complaint to make."(我有怨言。)然后告訴他所發(fā)生的事。
第7招 資料須充實(shí)完備
具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當(dāng)客戶聽到你說"We have a pamphlet in English."(我們有英文的小冊子。)或"Please take this as a sample"(請(qǐng)將這個(gè)拿去當(dāng)樣品。)時(shí),一定會(huì)興趣大增,進(jìn)而問你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問題。如果你平時(shí)資料搜集得全面,便能有問必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。
第8招 緩和緊張的氣氛
當(dāng)會(huì)議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時(shí),做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結(jié)果的。如果能在不打斷對(duì)方的情形下提出"How about a break?"(休息一下如何?)對(duì)方必能欣然接受,緊張的氣氛也立刻得以經(jīng)解。當(dāng)你們再回到會(huì)議桌時(shí),也能以清晰的思路繼續(xù)溝通。
第9招 做個(gè)周到的主人
如果溝通是在你的公司進(jìn)行,除了應(yīng)向溝通對(duì)手提供舒適的場所以外,更應(yīng)該盡量配合對(duì)手,向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如,大大方方地告訴他" You can use our office equipment if necessary."(如果必要的話,您可以使用我們的辦公室設(shè)備。)協(xié)助對(duì)手對(duì)溝通內(nèi)容做正確的衡量,其結(jié)果可能也是對(duì)己方極為有利的。
第10招 詢問對(duì)方的意見
每個(gè)人都希望自己的意見受到重視。當(dāng)你和他人進(jìn)行溝通時(shí),除了說出自己的想法以外,隨時(shí)可加上一句"What is your opinion?"(你的意見是?)或"I''d like to hear your ideas about the problem."(我想聽聽你對(duì)這個(gè)問題的看法。)不但讓對(duì)方感覺受到重視,更能使你們因思想的交流而逐漸達(dá)成協(xié)議。
第11招 清楚地說出自己的想法與決定
如果在溝通場合中,你無法詳實(shí)地說出心中的意念,不僅會(huì)使對(duì)方聽得滿頭霧水,說不定還會(huì)讓對(duì)方認(rèn)為你對(duì)實(shí)際情形根本不了解,而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發(fā)生時(shí),不能提醒他"I had the right-of-way."(我有優(yōu)先行駛權(quán)。)或沒告訴他"I think I should call a lawyer."(我想我該叫個(gè)律師。)你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實(shí)資料的,例如:向醫(yī)生敘述你的病痛,告訴理發(fā)師你所要的發(fā)型,向客戶講解產(chǎn)品的特性等。平常多注意英美人士對(duì)這類場合的應(yīng)對(duì),您這方面的英語一定會(huì)大有進(jìn)步!
第12招 找出問題癥結(jié)
任何一個(gè)沖突或誤解的產(chǎn)生,都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨?為什么對(duì)方不能達(dá)到你的要求?這種情況發(fā)生時(shí),要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教皆?quot;What seems to be the trouble?"(有什么困難嗎?)或問一句"Is there something that needs our attention?" 有什么需要我們注意的嗎?)都能表示你對(duì)事情的關(guān)切。知道問題的癥結(jié),才有辦法進(jìn)行溝通。
第13招 要有解決問題的誠意
當(dāng)客戶向你提出抱怨時(shí),你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對(duì)他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠意。你的一句"Please tell me about it"(請(qǐng)告訴我這件事的情況。)或"I''m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work"(我為我的錯(cuò)誤感到抱歉,并向您保證,我會(huì)盡全力處理此事。)令對(duì)方覺得你有責(zé)任感,也會(huì)恢復(fù)對(duì)你的信任。
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