商務(wù)會議接待禮儀知識有哪些
商務(wù)會議接待禮儀知識有哪些
根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的商務(wù)會議接待禮儀知識文章內(nèi)容。
商務(wù)會議接待禮儀知識
首先是會議的籌備工作。
根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。
發(fā)放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。
選擇會場。
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)?ldquo;上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
?、劢淌倚?。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
準(zhǔn)備會議資料。
會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
會議前的接待禮儀。
會前檢查。
這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。
提前進(jìn)入接待崗位。
接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會議中的服務(wù)禮儀
會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。
倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。
其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。
做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。
會后服務(wù)
會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。
送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)。
商務(wù)接待外賓的禮儀知識
各國對來訪外賓，尤其是國賓的安全，都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時，采取特別的安全警戒措施。這是因?yàn)闁|道國政府有責(zé)任保證客人在其境內(nèi)逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法，國賓來訪，自入境之時起，其安全保衛(wèi)的責(zé)任，就落在東道國肩上。東道國政府應(yīng)同來訪國政府配合，精心制定保護(hù)他們的計(jì)劃，包括警察護(hù)送、現(xiàn)場控制、近身保衛(wèi)、食物品嘗、交通安全以及其他一切必要的技術(shù)和預(yù)防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動現(xiàn)場的安排時，也應(yīng)將安全因素考慮在內(nèi)。
外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居，要盡量使其舒適、方便、安全，飲食應(yīng)當(dāng)可口。住地應(yīng)當(dāng)選擇在環(huán)境優(yōu)美安靜的地段，以便使來賓在繁忙緊張的活動之后得到適當(dāng)?shù)男ⅰ略L問一般以住國賓館、高級飯店為多，這些地方設(shè)備好，服務(wù)周到有經(jīng)驗(yàn)。也有的國家為了講究禮儀規(guī)格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應(yīng)升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配，身邊工作人員，如秘書、譯員、近身警衛(wèi)和服務(wù)人員等應(yīng)住在靠近主賓的房間。對代表團(tuán)中的高級官員亦應(yīng)妥善安排。除非不得已的情況，單身漢亦應(yīng)安排單獨(dú)房間，而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配后，再征求客人意見;也可將房間位置圖提前交給對方，請對方自行安排。
關(guān)于飲食，應(yīng)按外賓的習(xí)慣和愛好，盡量搞好。還應(yīng)按外賓習(xí)慣，在房間內(nèi)準(zhǔn)備一些飲料、水果等，供其隨時取用。
對于來賓國家的國旗(元首旗)的旗樣和制作說明，國歌的樂譜可以通過外交途徑向?qū)Ψ剿饕?。此外，還要收集一些來訪國的樂曲，供奏席間樂及晚會表演時用。
國賓來訪，一般都要送禮給東道國的領(lǐng)導(dǎo)人和工作人員，東道國亦相應(yīng)贈禮答謝。領(lǐng)導(dǎo)人互贈禮品，可在會見時當(dāng)面致送，也可通過禮賓工作人員轉(zhuǎn)交;給一般隨行人員和工作人員的禮品，則可收禮賓人員轉(zhuǎn)交。送禮要避免千篇一律，重復(fù)雷同，因此對每次來訪國賓的禮物，應(yīng)有所記載，以備日后查閱。送給來訪國賓的禮物，應(yīng)爭取隨專機(jī)帶走。如無專機(jī)，則一般不宜贈送大件易碎難運(yùn)的禮品，以便于賓客作為隨身行李運(yùn)走。
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