秘書是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌握公司秘書接待禮儀，秘書電話接待禮儀有哪些?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對你有幫助。

　　秘書電話接待禮儀

　　前臺接起電話時要保持良好坐姿，聲音不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“您好”、“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(公司名稱，如果公司名稱較長，應(yīng)用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機(jī)號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。

　　如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。前臺接待代表著公司的形象，接聽電話時應(yīng)該熱情，通過電話，給來電者留下這樣一個印象，公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。接電話應(yīng)該注意以下禮儀。

　　適時接起電話。一般以鈴響二次后，接起電話。如果電話一響起就立即接聽電話，會讓對方覺得倉促，但讓鈴響太久才接會讓對方久等而顯得不禮貌。

　　左手持聽筒、右手拿筆大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。

　　注意聲音和表情。通話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準(zhǔn)確。通電話時，接線員不能大吼也不能喃喃細(xì)語，而應(yīng)該用正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。通話者還應(yīng)該調(diào)整好表情，保持微笑。使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎?”“不用謝。”

　　保持正確姿勢。接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到接待員的愉悅。

　　復(fù)誦來電要點。電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　　最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話客戶不直接面對而認(rèn)為可以不用搭理他們。實際上，客戶是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關(guān)。因此，公司員工對客戶應(yīng)該心存感激，向他們道謝和祝福。

　　讓客戶先收線。不管是制造行業(yè)，還是服務(wù)行業(yè)，在打電話和接電話過程中都應(yīng)該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結(jié)束。

　　當(dāng)接待員正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　秘書的接待禮儀：做好親切迎客

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　要求做好親切迎客，對于事先預(yù)約的或未預(yù)約來訪者都應(yīng)該親切歡迎，給來訪者以良好的第一印象。

　　(二)做好親切迎客

　　當(dāng)你看見來訪者進(jìn)來時，應(yīng)馬上放下手中的工作，站起來，禮貌地招呼一聲"你好，歡迎"。一般情況下不用主動和來訪者握手，如果來訪者主動把手伸過來，你要順其自然，最好能立即確定對方從何處來，叫什么名字。

　　對于預(yù)約的來訪者，在來之前，你要有所準(zhǔn)備，要事先記住對方的姓名，當(dāng)來訪者應(yīng)約而來時，要熱情地將其引入會客室，立即向上司通報。

　　遇到事先你并不知道的預(yù)約來訪者時，當(dāng)你問客人："事先約好時間了嗎?"來訪者答："約好兩點鐘見面。"你才知道這是已約好的客人，這時你一定要趕緊道歉："啊，真對不起，失禮了。"因為站在客人的立場來說，既是約好時間才來的，卻被問有沒有約好，內(nèi)心一定感到不太高興，而且也顯示出公司本身信息傳達(dá)沒做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。

　　有些來訪者事先并未預(yù)約面談時間，而臨時來訪，作為秘書人員，也應(yīng)熱情友好，讓客人感覺是受歡迎的。然后詢問客人的來意，再依當(dāng)時的情況，判斷適當(dāng)?shù)膽?yīng)對方法。如果需要上司接待，要先問清你的上司是否愿意和是否有時間接待。假如上司正在開會或正在會客，并同意見客，你便可以對臨時來訪者說："抱歉，經(jīng)理正在開會，您可等一會兒。"如果上司沒時間接待，你要記下對方的要求，日后予以答復(fù)，不能推諉、拖延或敷衍了事。來訪者沒有預(yù)先約定會談時間，卻突然來訪，你向上司匯報，上司說不能會見，并請你找借口打發(fā)來訪者，這時你的應(yīng)對方式可以有兩種情形：

　　一種是，請示上司可否派人代理接見來客，如果上司同意派人代理，你可以告訴來訪者"不巧，經(jīng)理正在會客(或開會)，我請×科長來與你談，好嗎?"

　　另一種是以既熱情又堅定的態(tài)度回答上司確實無法接待的來客，幫助上司擋駕。秘書人員還要學(xué)會在上司受到來訪者糾纏不休時代為解圍。

　　如果接待的是已確定好的來訪團(tuán)組，則通常應(yīng)根據(jù)上司的意圖擬定接待工作方案，它包括來訪客商的基本狀況(公司名稱、來客人數(shù)、日期、來訪目的、要求);公司接待的詳細(xì)安排(接待日程、各類接待人員名單、主要活動、日常迎送往來事務(wù)性工作)，經(jīng)上司批準(zhǔn)后，分頭布置各方面按接待方案落實。接待結(jié)束，秘書人員應(yīng)將整個接待工作進(jìn)行總結(jié)，寫成報告，作為存檔資料。

　　(三)相應(yīng)知識

　　禮貌與禮節(jié)

　　禮貌是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為，它體現(xiàn)了時代的風(fēng)尚與人們的道德品質(zhì)，體現(xiàn)了人們的文化層次和文明程度。禮貌是一個人在待人接物時的外在表現(xiàn)。這種表現(xiàn)是通過儀表、儀容、儀態(tài)以及語言動作來體現(xiàn)的。一個人傲氣十足、出言不雅、動作粗俗、衣冠不整就是對他人沒有禮貌。有禮貌的人待人恭敬，熱情大方，行為舉止顯得很有教養(yǎng)。

　　禮節(jié)是人們在日常生活中，特別是在交際場合中，相互問候、致意、祝愿以及表示相互尊重的慣用形式，禮節(jié)是禮貌的具體表現(xiàn)。

　　禮貌、禮節(jié)之間是相互聯(lián)系、相互制約、相輔相成的。有禮貌而不懂禮節(jié)，容易失禮。我們有時會看到某些人雖然對他人有恭敬、謙虛之心，但在與人交往時卻顯得手足無措，或因禮節(jié)不周而使人覺得尷尬;還有一種人雖懂禮節(jié)，但在施禮時卻缺乏誠意，這些都是因為沒有真正理解禮貌、禮節(jié)的含義。講究禮貌、禮節(jié)，既不能機(jī)械模仿，也不能故作姿態(tài)。禮貌、禮節(jié)是一個人內(nèi)在素質(zhì)的外現(xiàn)，禮貌、禮節(jié)必須是發(fā)自內(nèi)心的，是內(nèi)在素質(zhì)與外在表現(xiàn)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　(四)注意事項

　　注意接待中的問候和稱謂禮節(jié)。

　　1.問候禮節(jié)。問候禮節(jié)主要是指在接待來賓時使用規(guī)范化的問候用語。

　　見到初次來賓應(yīng)說："您好!見到您很高興!"如系以前認(rèn)識，相別甚久，見面則說："您好嗎?很久未見了。"

　　來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接著應(yīng)問："您有什么事需要我?guī)兔?您是初次來這里嗎?路上辛苦了。"

　　平時遇到來賓，應(yīng)道好問安，一般說："你好。"對于較熟悉的客人可以說："您好嗎?"分別時則說："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或說："祝您一路順風(fēng)，請轉(zhuǎn)達(dá)我們對您家屬的問候"等。

　　如知客人身體不好，應(yīng)關(guān)心地說："請多保重。"當(dāng)氣候變化的時候應(yīng)告誡客人"請多加一些衣服，當(dāng)心感冒。"

　　如遇客人的生日或節(jié)日期間，應(yīng)向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。

　　客人即將離去時，應(yīng)主動對客人說："請對我們的工作提出寶貴意見。"

　　2.稱謂禮節(jié)。用恰如其分的稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節(jié)。不應(yīng)直呼其名?？煞Q："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時，在一定場合也可稱職務(wù)，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經(jīng)理"。

　　秘書的接待禮儀：做好熱忱待客

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

　　(二)做好熱忱待客

　　在帶領(lǐng)來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側(cè)前一米處引導(dǎo)。可邊走邊向來訪者介紹環(huán)境。要轉(zhuǎn)彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側(cè)身轉(zhuǎn)向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務(wù)。到達(dá)會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進(jìn)入，如果門往內(nèi)開，自己先進(jìn)入，按住門后再請客人進(jìn)入。一般右手開門，再轉(zhuǎn)到左手扶住門，面對客人，請客人進(jìn)入后再關(guān)上門，通常叫做外開門客先入，內(nèi)開門己先入。

　　有時會客室的布置，經(jīng)常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導(dǎo)坐位的行動是有必要的。

　　客人來到后，秘書人員要負(fù)責(zé)端茶倒水，當(dāng)然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優(yōu)秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。

　　熱忱待客，看似簡單，實則不然，秘書人員熱情周到待客所表現(xiàn)出來的形象，就是整個單位形象的縮影。