比爾·蓋茨說(shuō)：在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下，現(xiàn)代競(jìng)爭(zhēng)首先是員工素質(zhì)的競(jìng)爭(zhēng)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理幾篇接待禮儀方案，希望對(duì)你有幫助。

　　接待禮儀方案篇一

　　接待前準(zhǔn)備：

　　1、熟悉接待計(jì)劃日程安排，所接待客人名單、抵達(dá)時(shí)間及交通工具(火車/飛機(jī))，落實(shí)接站車輛車次，接站人員。

　　2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項(xiàng)，做好住宿和餐飲安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程計(jì)劃、安排好旅游車輛，駕駛?cè)藛T，導(dǎo)游人員，旅游景點(diǎn)，旅游途中就餐點(diǎn)。

　　一、活動(dòng)日程(見(jiàn)日程安排表.)

　　二、接待安排

　　成立接待籌備領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)

　　組 長(zhǎng)：付超

　　領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)人***，具體負(fù)責(zé)整個(gè)接待期間的各項(xiàng)工作。 成員單位：分公司人事部 公關(guān)部

　　辦公室下設(shè)材料組、會(huì)務(wù)組。

　　(一)材料組

　　負(fù)責(zé)人：***

　　成 員：秘書處有關(guān)人員

　　職 責(zé)：

　　1.領(lǐng)導(dǎo)講話、主持稿、論文集

　　2.代表報(bào)到、登記，制定花名冊(cè)、通訊錄

　　3.會(huì)議須知、日程表

　　4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

　　5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊(cè)

　　6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

　　7.乘車編號(hào)及分配代表、工作人員乘坐車輛

　　(二)會(huì)務(wù)組

　　負(fù)責(zé)人：***

　　成 員：總務(wù)處有關(guān)人員

　　職 責(zé)：具體負(fù)責(zé)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加開(kāi)幕式、聯(lián)系開(kāi)、閉幕式會(huì)議室、會(huì)議接站、食宿、宴請(qǐng)、各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)籌安排、紀(jì)念品的購(gòu)買發(fā)放、后勤保障及各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作。

　　1.車輛

　　負(fù)責(zé)人：***

　　(1)會(huì)議抽調(diào)公關(guān)部秘書處轎車3臺(tái)主要用于迎接代表團(tuán)。

　　(2)(2)各單位抽調(diào)的車輛要做到整潔干凈、無(wú)故障、無(wú)灰塵。

　　(3)車輛市內(nèi)用油由各部門自行解決。

　　(4)聯(lián)系各代表團(tuán)鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

　　2.接站

　　負(fù)責(zé)人：***

　　1月10日，各代表團(tuán)報(bào)到當(dāng)天，對(duì)坐車來(lái)的代表，派車在高速公路出口處迎接;對(duì)乘火車來(lái)的代表，派車到車站迎接(由責(zé)任單位自制接站牌)。

　　具體分工：負(fù)責(zé)人自行安排

　　3.住宿

　　負(fù)責(zé)人：***

　　住宿。會(huì)議代表統(tǒng)一住鐘樓飯店?？偞戆才艈为?dú)住一標(biāo)準(zhǔn)間，其它代表2個(gè)人住一標(biāo)準(zhǔn)間，各代表房間內(nèi)擺放水果、香煙和主要地方報(bào)紙。

　　4.宴請(qǐng)

　　宴請(qǐng)。10日各代表團(tuán)報(bào)到后，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請(qǐng)×座陪(擺牌)。 要求。會(huì)議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會(huì)議室掛會(huì)標(biāo)，擺放鮮花，代表座簽等，要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。

　　5.紀(jì)念品

　　負(fù)責(zé)人：***

　　準(zhǔn)備給mark紀(jì)念品1份，以表感謝。

　　6.參觀、娛樂(lè)活動(dòng)

　　(1)游覽。

　　責(zé)任人：***

　　負(fù)責(zé)游覽期間住宿、用餐、游玩等活動(dòng)。

　　要求：游覽長(zhǎng)負(fù)責(zé)培訓(xùn)3男3女既6名隨車導(dǎo)游。

　　(2)8月11日晚，舉辦聯(lián)歡晚會(huì)。

　　責(zé)任人：***

　　負(fù)責(zé)聯(lián)系晚會(huì)場(chǎng)所、邀請(qǐng)樂(lè)隊(duì)、主持人、在局內(nèi)挑選5名歌手，制定由各代表團(tuán)參與的演出計(jì)劃。

　　會(huì)活動(dòng)日程安排

　　接待禮儀方案篇二

　　背景資料

　　美國(guó)國(guó)際大酒店總部直屬的國(guó)際大酒店杭州分店進(jìn)行視察，杭州分店準(zhǔn)備各項(xiàng)接見(jiàn)工作。

　　進(jìn)程：上午10點(diǎn)，杭州分店的總經(jīng)理和秘書已從機(jī)場(chǎng)把總裁接至酒店門口，各部門經(jīng)理已在大門口恭迎。車至杭州分店門口，莊秘書先下車，打開(kāi)后座總裁的車門。

　　劇本內(nèi)容

　　莊：總裁，請(qǐng)。

　　施：好。

　　(莊秘書又打開(kāi)后座總經(jīng)理的車門)

　　莊：經(jīng)理，請(qǐng)

　　(總經(jīng)理走至總裁面前，面帶微笑)

　　張：這就是美國(guó)國(guó)際大酒店杭州分店，歡迎總裁蒞臨指導(dǎo)。

　　(總裁和總經(jīng)理邊說(shuō)邊走至在酒店門前，徐經(jīng)理和王經(jīng)理在大門恭迎)

　　張：這是我們的客房部徐經(jīng)理。

　　(總 裁伸手，客房部經(jīng)理伸手，握手)

　　施：你好!

　　徐：總裁，您好，一路辛苦了!

　　張：這是餐飲部王經(jīng)理。

　　(總裁伸手，餐飲部經(jīng)理伸手。)

　　施：你好!

　　王：總裁，您好!

　　(介紹完畢)

　　莊：經(jīng)理，我們準(zhǔn)備好了午餐，你看是否現(xiàn)在可以就餐了呢?

　　張：(看了一下手表)說(shuō)：總裁一路辛苦，讓我們?yōu)槟憬语L(fēng)洗塵，在三樓主餐廳準(zhǔn)備好了午餐。

　　施：好。

　　莊：請(qǐng)這邊走。

　　(走至大廳時(shí)，兩位禮儀小姐面帶微笑，當(dāng)他們走至面前時(shí))

　　兩位禮儀小姐：歡迎光臨!(彎腰鞠躬)

　　(一行人向三樓主餐廳走去。)

　　王：這是我們的西餐廳，有來(lái)自各國(guó)的經(jīng)典咖啡。

　　施：好，進(jìn)去看看。

　　王：這是大廳，旁邊還有五間不同風(fēng)格的小廳，這個(gè)小廳主要經(jīng)營(yíng)法國(guó)巴黎的咖啡，這廳主要經(jīng)營(yíng)來(lái)自西臘的咖啡，這廳主要經(jīng)營(yíng)來(lái)自夏威夷的咖啡。

　　施：嗯，設(shè)計(jì)也不錯(cuò)，這里的顧客反應(yīng)如何?

　　王;這幾個(gè)廳顧客反應(yīng)都很滿意，尤其是這間藍(lán)山咖啡廳，幾乎每天都客滿，效益非常好。

　　施：哦，不錯(cuò)，(點(diǎn)頭，微笑)

　　王：再過(guò)去就是主餐廳，我們?cè)谀抢餅槟銣?zhǔn)備好了午餐。

　　(從西餐廳走出來(lái)，進(jìn)入主餐廳。)

　　(莊秘書把總裁領(lǐng)到就餐桌前。餐桌上已經(jīng)擺好了酒杯，盤子，葡萄酒。莊秘書為總裁拉開(kāi)椅子。)

　　莊：總裁，您請(qǐng)坐。

　　施：好

　　莊：經(jīng)理，您請(qǐng)坐，(為總經(jīng)理拉開(kāi)椅子)

　　(王經(jīng)理和徐經(jīng)理陸續(xù)入座。)

　　(兩名服務(wù)員上了酒菜。)

　　(莊秘書走至總裁左邊，為總裁倒上酒。)

　　莊：這葡萄酒是法國(guó)著名的波旁葡萄酒，色香味俱全，而且已經(jīng)珍藏了20年了。

　　(莊秘書一一為總經(jīng)理，徐經(jīng)理，王經(jīng)理倒?jié)M，坐回座位。)

　　(張總經(jīng)理起立，舉著酒杯)

　　張：總裁，先讓我代表公司全體員工敬你一杯，祝你這次視察愉快，并提出寶貴的意見(jiàn)。

　　(總裁起立，舉起酒杯)

　　施：好，我也祝愿我們的員工作順利，我們的公司蒸蒸日上。干!

　　(王經(jīng)理，徐經(jīng)理一一起立，大家一起干杯，大家一一坐下)

　　(這時(shí)服務(wù)員又上了一道菜)

　　徐：這是我們杭州的特色菜“東坡肉”。

　　施：為什么叫“東坡肉”

　　徐：相傳在宋代，著名詞人蘇東坡在杭州擔(dān)任刺史時(shí)，頗受人們的愛(ài)戴和尊祟，為了表達(dá)百姓對(duì)他的尊敬，人們贈(zèng)饋豬肉給他，因此東坡府里有許多豬肉收藏著。有一天蘇東坡去一工地視察民工的情況，把那些豬肉放在大鍋里煮熟分給民工吃。那時(shí)對(duì)這些民工來(lái)來(lái)說(shuō)能吃上一餐肉是很難得的。所以感覺(jué)味美可口，回味無(wú)窮。為了歌頌蘇東坡為官清正，關(guān)心人們疾苦產(chǎn)美德。故而把這菜稱為“東坡肉”流傳至今，成為杭城一道名菜。

　　施：哦，這傳說(shuō)真美，吃起來(lái)肯定更美。

　　莊：這東坡肉吃起來(lái)淳而不膩?？偛?，您先嘗嘗。

　　施：好。

　　(這時(shí)，服務(wù)員又上了一道菜)

　　王：這就是有名的“西湖醋魚(yú)”

　　陳：哦，我早就聽(tīng)說(shuō)過(guò)“西湖醋魚(yú)”，就是從來(lái)都沒(méi)吃過(guò)，今天可都讓我們大飽口福了。

　　張：大家都別客氣，多吃點(diǎn)。

　　(就餐完畢，秘書領(lǐng)著總裁來(lái)到休息室，秘書倒茶。)

　　莊：總裁，您喝茶，先好好休息一下。

　　施：好的。

　　(下午2：00，進(jìn)入會(huì)議室，各部門匯報(bào)業(yè)績(jī)，總經(jīng)理做總結(jié)。

　　下午4：00，總經(jīng)理帶領(lǐng)到客房部進(jìn)行視察。

　　一行人來(lái)到402客房門前，聽(tīng)到有爭(zhēng)吵聲。)

　　施：敲門。

　　(領(lǐng)班開(kāi)門。)

　　嚴(yán)：好，你們來(lái)得正好，我明明放在化妝臺(tái)上的戒指怎么會(huì)一下子不見(jiàn)了，我只不過(guò)是出去走了才幾分鐘。你們這的服務(wù)員是怎么整理房間的啊?

　　陳：請(qǐng)您先冷靜一下，您確定放在那里了嗎?

　　嚴(yán)：我就是放在那里的啊。你就知道冷靜冷靜，現(xiàn)在怎么叫我靜得下來(lái)啊，你知道它有多大的價(jià)值，有多大的紀(jì)念意義嗎?

　　陳：我知道，我知道。我們一起好好找找看，先別急，會(huì)急壞身子了。

　　徐：這位女士，如果是我們的服務(wù)員疏忽弄丟了您的戒指，我們一定對(duì)他們進(jìn)行應(yīng)有的處罰，但是請(qǐng)您再仔細(xì)找找，讓我們的服務(wù)員也一起幫您找，我們保證給您滿意的答復(fù)。

　　翁：啊，找到了，找到了，在這里。就在這垃圾筒里。

　　領(lǐng)班來(lái)到顧客面前：這枚就是您 丟的戒指吧?

　　嚴(yán)：啊，就是這枚，太好了，太好了，總算找到了，謝天謝地。

　　翁：可能是你剛才把它包在面巾紙里放在桌上時(shí)，不小心拿它當(dāng)垃圾一起扔到垃圾筒里去了。

　　嚴(yán)：哦，好像是的，我洗手時(shí)把它脫了后就包在面巾紙里。幸好你找得周到。真是虛驚一場(chǎng)。

　　翁：找到就好。

　　莊：風(fēng)雨過(guò)后就會(huì)有彩虹，事情順利解決了，希望您 在這里住得開(kāi)心。

　　張對(duì)陳：你們以后要細(xì)心點(diǎn)。

　　翁對(duì)陳：你去忙你的吧。

　　(總裁面帶微笑，點(diǎn)了一下頭。)

　　(然后由總經(jīng)理帶領(lǐng)出了402客房，繼續(xù)視察。)

　　接待禮儀方案篇三

　　1、心理準(zhǔn)備

　　(1)“誠(chéng)懇”的心，要讓對(duì)方感到自己是受到歡迎、得到重視的。

　　(2)合作精神?？吹酵略谡写腿耍兄鲃?dòng)協(xié)助的精神，不能認(rèn)為不是自己的客人就不予理睬。

　　(3)具備一定的禮儀知識(shí)。特別注意在接待、洽談、宴請(qǐng)等方面的相關(guān)禮儀。

　　2、物質(zhì)準(zhǔn)備：物質(zhì)準(zhǔn)備包括環(huán)境準(zhǔn)備和辦公用品準(zhǔn)備，主要由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

　　(1)環(huán)境準(zhǔn)備。全力打造清潔、整齊、明亮、美觀，無(wú)異味的接待環(huán)境。包括前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室、走廊、樓梯等處。

　　(2)辦公用品準(zhǔn)備。例如：前廳，為客人準(zhǔn)備簡(jiǎn)潔、色彩和諧的座椅。會(huì)客室，桌椅擺放整齊，桌面清潔，墻上掛上某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片，桌上放一些介紹公司情況的資料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。

　　3、業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備，即企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品特點(diǎn)、規(guī)格、種類、各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)職工的情況;還要準(zhǔn)備一些較完備的資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線、娛樂(lè)場(chǎng)所的名稱、地點(diǎn)、聯(lián)系方式，本市的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等情況。主要由行政部、市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)。

　　4、了解來(lái)賓的基本情況，包括來(lái)賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、職務(wù)、民族及其宗教信仰等，以確定接待規(guī)格和制定接待計(jì)劃。主要由人事部、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　快速了解外賓的基本情況后，還需要根據(jù)實(shí)際情況做好以下三項(xiàng)主要準(zhǔn)備工作：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。包括到機(jī)場(chǎng)或車站迎接得人員、迎接物品的種類及數(shù)量、專項(xiàng)陪同人員、全程陪同人員;宴請(qǐng)的規(guī)格、地點(diǎn);住宿的賓館等級(jí)、房間標(biāo)準(zhǔn)等等。涉及到的具體內(nèi)容有：(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量;(4)宴請(qǐng)時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù);(5)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員。

　　為了讓所有有關(guān)人員都準(zhǔn)確地知道自己在此次接待活動(dòng)中的任務(wù)，提前安排好自時(shí)間，保證接待工作順利進(jìn)行，制定一份表格，內(nèi)容如下，印發(fā)各有關(guān)人員：

　　1.人員安排表：包括時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。

　　2.日程安排：包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi)容，一般以表格的列出。

　　3.接待經(jīng)費(fèi)列支：包括 (1)工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用; (2)住宿費(fèi);(3)餐飲費(fèi);(4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用;(5)交通費(fèi);(6)參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)用;(7)紀(jì)念品費(fèi);(8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用;(9)其他費(fèi)用。

　　附：公司一般部門

　　總經(jīng)辦、行政部、人事部、計(jì)

　　劃部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部(市場(chǎng)部、

　　物流部、銷售部、營(yíng)銷部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部……)……

　　總經(jīng)理辦公室：負(fù)責(zé)全公司協(xié)調(diào)，包括制度、接待、會(huì)議等，屬于公司中心決策;

　　財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)經(jīng)理，出納員，記帳員等負(fù)責(zé)費(fèi)用收支、預(yù)決算、工商稅務(wù)等;

　　銷售部(營(yíng)銷部)：市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)等

　　人力資源部：公司人事、培訓(xùn)、勞資、考勤、保險(xiǎn)、職稱等;

　　行政部：如果是生產(chǎn)型的公司部門相對(duì)比較多點(diǎn)，比如企管部，技術(shù)研發(fā)部，生產(chǎn)部，后勤部，基建設(shè)備部，采購(gòu)部等等經(jīng)理，財(cái)務(wù)部，銷售部都是基本部門一般都是要有的，其他的部門看公司的性質(zhì)及情況而定。

　　另附：

　　一。賓客到達(dá)前要做好如下環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作：

　　1.來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝?、姓名、職?wù)、性別、民族、人數(shù)、來(lái)訪目的和要求、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排;

　　2.及告主管院領(lǐng)導(dǎo)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作的意見(jiàn);

　　3.制定接待計(jì)劃，向主管主任報(bào)批，重要客人要向院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批;

　　4.協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實(shí)接待計(jì)劃。

　　二。賓客到達(dá)后應(yīng)做好以下服務(wù)工作：

　　1.接站;

　　2.根據(jù)客人具體情況安排住宿;

　　3.與來(lái)賓負(fù)責(zé)人商議活動(dòng)日程安排，及時(shí)將結(jié)果報(bào)告負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo);

　　4.根據(jù)客人特點(diǎn)協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好各項(xiàng)活動(dòng)安排;

　　5.隨時(shí)征求客人意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排。

　　三。賓客離去時(shí)應(yīng)做好如下收尾工作：

　　1.征求來(lái)賓對(duì)接待工作的意見(jiàn);

　　2.將訂購(gòu)的返程票交到來(lái)賓手中;

　　3.協(xié)助來(lái)賓結(jié)算住宿費(fèi)等;

　　4.落實(shí)返程安排及送行車輛，送站;

　　5.通知來(lái)賓單位接站;

　　6.將接待工作中的有關(guān)文字材料整理歸檔。

　　一、做好接待環(huán)境準(zhǔn)備工作

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　要求：做好辦公室硬環(huán)境和軟環(huán)境準(zhǔn)備。

　　(二)接待工作環(huán)境準(zhǔn)備

　　會(huì)客室(辦公室)環(huán)境一般可劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。軟環(huán)境包括會(huì)客室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等社會(huì)環(huán)境。

　　制約會(huì)客室環(huán)境的因素很多，有自然因素、經(jīng)濟(jì)因素，最主要的還是人的素質(zhì)修養(yǎng)因素。

　　會(huì)客室清潔、明亮、整齊、美觀，讓來(lái)訪者一走進(jìn)來(lái)就感到這里工作有條不紊，充滿生氣。如果沒(méi)有專門的會(huì)客室，也應(yīng)在辦公室中騰出一個(gè)比較安靜的角落來(lái)，讓來(lái)客一進(jìn)門就有個(gè)坐處，可以從容地講話。

　　(三)相應(yīng)知識(shí)

　　1.

　　綠化環(huán)境。會(huì)客室(辦公室)的綠化是不能忽視的。外部環(huán)境應(yīng)力求做到芳草鋪地

　　，花木繁茂。室內(nèi)綠化要合理地配置花木，會(huì)給室內(nèi)增光添輝。

　　2.空氣環(huán)境?？諝猸h(huán)境的好壞，對(duì)人的行為和心理都有影響。室內(nèi)通風(fēng)與空氣調(diào)節(jié)對(duì)提高接待工作效率十分重要。

　　3.光線環(huán)境。室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰鳌Ｈ玳L(zhǎng)時(shí)期在采光、照度不足的場(chǎng)所工作，很容易引起視覺(jué)疲勞。

　　4.聲音環(huán)境。室內(nèi)要保持肅靜、安寧，才能使秘書人員聚精會(huì)神地從事接待工作。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.在接待工作中要加強(qiáng)門衛(wèi)登記制度。

　　2.辦公室的設(shè)備、文件、檔案及其它重要財(cái)產(chǎn)，應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，防止竊密現(xiàn)象發(fā)生。

　　二、做好接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　會(huì)客室應(yīng)做好接待物質(zhì)準(zhǔn)備。

　　(二)接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備

　　會(huì)客室應(yīng)準(zhǔn)備好座位、茶水，還應(yīng)有一部電話，以便在談及有關(guān)問(wèn)題需要詢問(wèn)有關(guān)部門時(shí)，可以立即打電話出去。有條件的情況下還應(yīng)有復(fù)印設(shè)備，當(dāng)來(lái)客需求索有關(guān)資料時(shí)，能立即復(fù)印。最好能在會(huì)客室的墻上掛一面鏡子，它可以提醒秘書人員隨時(shí)修飾自己的儀容，始終表現(xiàn)出優(yōu)雅的儀表和風(fēng)度。為使會(huì)客室內(nèi)顯得生氣盎然，可以在窗臺(tái)、屋角擺些盆景或花卉。為了方便來(lái)訪者進(jìn)屋后有放衣物的地方，應(yīng)準(zhǔn)備衣帽架。要使來(lái)訪者排解等待的時(shí)間，可準(zhǔn)備一些書報(bào)雜志、單位介紹等材料。

　　(三)相應(yīng)知識(shí)

　　辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美、堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌應(yīng)美觀、實(shí)用。有條件的可采用自動(dòng)升降辦公椅，以適應(yīng)秘書人員的身體高度。同時(shí)應(yīng)根據(jù)不同工作性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應(yīng)根據(jù)不同情況，設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片架和來(lái)往式檔槽，以便保存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時(shí)翻檢。這些設(shè)備和桌椅一樣，應(yīng)裝置滑輪，便于移動(dòng)。如有來(lái)訪者，就將其置于一隅。辦公室美，就會(huì)給來(lái)訪者好的印象。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)。不僅要注意改善工作環(huán)境，還應(yīng)注意改善工作場(chǎng)所的人際環(huán)境。人際環(huán)境的內(nèi)容包括1.一致的目標(biāo)。一致目標(biāo)，才能使大家同心同德。

　　2.統(tǒng)一行動(dòng)。堅(jiān)決反對(duì)不顧大局，只想到個(gè)人利害得失。

　　3.融洽的凝聚力。秘書人員要有吸引力和相融的態(tài)度。

　　三、做好接待工作心理準(zhǔn)備

　　(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

　　要求懂得接待心理，并做好這方面的心理準(zhǔn)備。

　　(二)心理準(zhǔn)備

　　秘書

　　人員接待禮儀的基本要素是"誠(chéng)心"，只有站在對(duì)方立場(chǎng)，有一顆真誠(chéng)的心，接待中能將心比心才能表現(xiàn)出優(yōu)雅感人的禮儀。

　　待人接物應(yīng)該熱情開(kāi)朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，這種良好的行為有助于贏得對(duì)方的好感。那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦"的現(xiàn)象，令人反感。外面的人對(duì)于上司評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，首先取決于秘書人員接待客人的情感。若一開(kāi)始受到秘書人員真誠(chéng)親切的接待，來(lái)訪者對(duì)將見(jiàn)到的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)抱著同樣的期待。反之，如果秘書人員對(duì)于來(lái)訪者拉長(zhǎng)臉，嫌麻煩，來(lái)訪者也一定會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)熱情。因此，秘書人員應(yīng)有真誠(chéng)的待客心理。

　　(三)相應(yīng)知識(shí)

　　要做好接待工作心理準(zhǔn)備，重要的是要學(xué)習(xí)禮儀常識(shí)，塑造自身良好形象。

　　儀容、儀表、儀態(tài)、服飾禮儀常識(shí)

　　秘書人員為做好接待工作，要懂得一些儀容、儀表、儀態(tài)、服飾的禮儀常識(shí)。

　　1.儀容

　　儀容即人的容貌，是個(gè)人儀表的重要組成部分之一，它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾遮掩的肌膚(如手部、頸部等)等內(nèi)容所構(gòu)成。儀容在人的儀表美中占有舉足輕重的地位。

　　(1)發(fā)式

　　發(fā)式美是人儀表美的一部分。頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是個(gè)人禮儀對(duì)發(fā)式美的最基本要求。整潔大方的發(fā)式易給人留下生氣勃勃的印象。

　　(2)面容

　　面容是人的儀表之首，是人體暴露在外時(shí)間最長(zhǎng)的部位，也是最為動(dòng)人之處。男士應(yīng)養(yǎng)成每天修面剃須的良好習(xí)慣。目前，女士面容的美化主要采取整容與化妝兩種方法。

　　(3)頸部

　　頸部是人體最容易顯現(xiàn)一個(gè)人年齡的部位，平時(shí)要和臉部一樣注意保養(yǎng)。

　　(4)手部

　　手、手指和指甲的美，與人體其他部位的美一起，組成了人的整體風(fēng)采。和臉部、頸部一樣，手也常常露在服飾之外，極易被他人所注意。因此，適時(shí)適度地保護(hù)與美化手部是十分必要的，不容忽視。