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前臺會務(wù)工作接待禮儀規(guī)范常識

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前臺會務(wù)工作接待禮儀規(guī)范常識

  做前臺的工作,免不了接待客人,有哪些禮儀規(guī)范常識是需要了解的呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的前臺接待禮儀規(guī)范的常識,希望對你有幫助。

  前臺接待禮儀規(guī)范常識

  1、當(dāng)有客人來訪時,應(yīng)立即起身,面帶微笑,主動問候,使用禮貌用語:“您好,請問您找哪一位?”、“有預(yù)約嗎”、“您好,有什么可以幫到您?”。

  2、如來訪者有預(yù)約,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系相關(guān)人員。如來訪者要找的人正在忙,引領(lǐng)來訪者入座并提供茶水,向其簡單說明。

  3、引領(lǐng)來訪者進入辦公區(qū)域,應(yīng)在來訪者右側(cè)前位置指引,不得在其面前橫穿,途中與同事相遇,點頭示意。

  4、進入辦公室前要先輕輕地敲門,聽到回應(yīng)后方可引領(lǐng)來訪者進去辦公室,為來訪者提供茶水服務(wù)后,返回崗位。

  5、如來訪者沒有預(yù)約,前臺要主動聯(lián)系:“××單位的××來訪,不知道是不是方便接待”。

  6、謝絕外來推銷人員及衣衫不整的閑雜人員進入辦公區(qū)域。

  前臺會務(wù)接待禮儀規(guī)范常識

  1、會務(wù)前準(zhǔn)備工作:根據(jù)會務(wù)的規(guī)模行政經(jīng)理要定人、定崗、責(zé)任到人,會務(wù)相關(guān)部門的人員隨叫隨到。會務(wù)開始前3小時對會場進行布置,包括桌椅、席位卡、水果、杯具、煙灰缸、文件、小毛巾等,注意同類物品需要擺放在同一條直線上。同時IT部門相關(guān)人員負責(zé)檢查多媒體設(shè)備,如投影儀、話筒、音響等,協(xié)助與會人員進行相關(guān)操作。

  2、會務(wù)開始前30分鐘,會務(wù)人員要開啟空調(diào)、燈具、檢查用具、設(shè)備等。

  3、會務(wù)開始前15分鐘,會務(wù)人員在電子門兩側(cè)微笑迎賓。左側(cè)的人員打開電子鎖,右側(cè)人員拉開門并說“您好,歡迎光臨”,來賓進門后,左側(cè)的人員需走在來賓的右側(cè)前方引領(lǐng)來賓到會議室并指引簽到、入座。

  4、會議開始后,2人同時從會議桌的兩側(cè)以從右往左的順序給客人提供茶水,從主席臺或者領(lǐng)導(dǎo)的位置開始。給客人倒茶時,左手拎水壺,右手端蓋杯,添加茶水。擱置蓋杯時聲音要輕,杯柄朝右下側(cè)45度,可輕聲說:“請用茶”。

  5、會議期間,兩名會務(wù)人員每半小時輪班在會議室內(nèi)提供服務(wù)。會議開始第一次提供茶水后,一名會務(wù)人員回到前臺崗位,解決來賓去洗手間、吸煙室等需求;另外一名會務(wù)人員在會場內(nèi)提供服務(wù)。會務(wù)人員在會議室時刻保持警惕,發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)的暗示,要輕步走到領(lǐng)導(dǎo)身旁,彎下腰聽取指示,然后轉(zhuǎn)告相關(guān)人員或部門,將信息及時反饋給場內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)。

  6、會議間歇期間,會務(wù)迅速檢查并整理會場。

  7、會議結(jié)束后,會場內(nèi)的人員立即打開會議室大門并查看是否有客人的遺留物品,前臺看到客人出來后應(yīng)立即開啟電子門,并按下電梯,面帶微笑與來賓道別,可輕聲說:“請慢走”、“歡迎下次光臨”。

  8、會務(wù)結(jié)束送走來賓后,會務(wù)人員要及時通知保潔人員清理會場。

  前臺接待電話禮儀規(guī)范常識

  前臺接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

  在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××(公司名稱,如果公司名稱較長,應(yīng)用簡稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過去。

  如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

  鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時準(zhǔn)備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。


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