商務(wù)電話溝通禮儀基本要點(diǎn)和禮儀
商務(wù)電話溝通禮儀基本要點(diǎn)和禮儀
商務(wù)場(chǎng)合中,電話禮儀也是咸相當(dāng)重要的,那么你們知道電話禮儀的基本要點(diǎn)是什么嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn),希望能夠幫到大家哦!
商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)
接電話的時(shí)間:接電話最完美的時(shí)間,最專(zhuān)業(yè)的時(shí)間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來(lái)!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來(lái),一些客戶(hù)會(huì)認(rèn)為你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次,客戶(hù)會(huì)認(rèn)為你不在意生意。
接電話的聲音:頂尖的銷(xiāo)售員接電話用有點(diǎn)興奮的聲音。他的聲音有些快樂(lè)的訊息,有些熱誠(chéng)。如果你的聲音聽(tīng)起來(lái)象晚期病人的聲音,保證客戶(hù)不會(huì)想和你見(jiàn)面。這也是為什么你要在第三個(gè)電話鈴響響接起電話的理由之一,因?yàn)樵诘谝豁憰r(shí),打斷了你正在做的事情,把你的心緒理清,把你自己的意識(shí)提高起來(lái)。這是簡(jiǎn)單的小計(jì)謀。不管你什么時(shí)候聽(tīng)到電話鈴聲,暫停你手上的事情,立刻閃爍出心靈的想象。
承認(rèn)他人的興趣:讓給你來(lái)電的人告訴你他為什么打電話來(lái)。他或她可能會(huì)拒絕你的廣告或者問(wèn)你一些關(guān)于特殊項(xiàng)目的事情。你可以這樣回答:是的,先生(女士),我們已經(jīng)接到好多電話詢(xún)問(wèn)我們的新產(chǎn)品,我們真的很高興。然后你繼續(xù)下一步。
盡量得到對(duì)方的名字:如果你能在電話中叫出對(duì)方的名字,對(duì)方會(huì)非常高興,這樣非常有助于與來(lái)電的人建立聯(lián)系。得到名字的方法很簡(jiǎn)單,但正確的話語(yǔ)十分重要,如下:當(dāng)你回到線上,說(shuō):謝謝你的等候。通常用禮貌來(lái)贊揚(yáng)他們的耐心。然后說(shuō):我是……把你的名字報(bào)上去。但是不要嘗試用等待逼他說(shuō)--只是給他一個(gè)機(jī)會(huì)說(shuō)出他的名字,如果他那時(shí)覺(jué)得自然,他會(huì)說(shuō)出來(lái),如果沒(méi)有,那就回到原來(lái)的溫柔和信心的語(yǔ)調(diào)說(shuō):請(qǐng)問(wèn)我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字,如果他真的對(duì)你和你的公司有興趣,而在詢(xún)問(wèn)購(gòu)買(mǎi)的問(wèn)題。
用問(wèn)句回答他大部分問(wèn)題:你所要的會(huì)面機(jī)會(huì)可能需要你去他們家里,可能意味著他們到你的展示或陳列區(qū)域去看你公司的產(chǎn)品,也可能是去客戶(hù)的辦公室,不管怎樣,你都必須去赴約。 當(dāng)客戶(hù)電話來(lái)說(shuō):你們的復(fù)印機(jī)可以打折嗎?一個(gè)頂尖的推銷(xiāo)員不會(huì)回答這個(gè)問(wèn)題的有或者沒(méi)有。而是他可能說(shuō):“那一型的復(fù)印機(jī)正是你要買(mǎi)的嗎?”“是的,正是那種。”“好,我今天或明天可以跟你多談一點(diǎn),你要來(lái)我們的展示間還是我到你那里去?”
當(dāng)約定約會(huì)時(shí)間時(shí),要重復(fù)告訴客戶(hù)所有的細(xì)節(jié):當(dāng)你約會(huì)時(shí),什么事情都可能發(fā)生,他們不是完全忘了,就是不能確定你在哪里。他們可能忘記會(huì)面時(shí)間,可能不記得你的名字,這就是為什么要在約會(huì)時(shí)要確認(rèn)好幾次的原因。注意請(qǐng)他們寫(xiě)下適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)。如:你有沒(méi)有隨手的鉛筆?我想要你寫(xiě)下一些適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)。適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)包括銷(xiāo)售員的姓名、他公司的地點(diǎn)、地址、時(shí)間、及任何來(lái)電者需要聯(lián)絡(luò)你資料。
溝通技巧禮儀
專(zhuān)業(yè)電話溝通技巧之一:打電話
第一階段,打招呼
聽(tīng)到電話鈴聲,要立即接電話,電話鈴聲不應(yīng)超過(guò)三聲,左手拿起聽(tīng)筒,簡(jiǎn)單問(wèn)候,迅速報(bào)出本部門(mén)名稱(chēng)及本人姓名,如:“您好,++部。”以免對(duì)方是誤打,或再次詢(xún)問(wèn)而浪費(fèi)時(shí)間。
面帶微笑,語(yǔ)調(diào)柔和,讓客人從你的聲音中體會(huì)到你的親切。
嘴唇與話筒距離是2厘米,自然發(fā)聲,說(shuō)話清晰,發(fā)音準(zhǔn)確。
問(wèn)清對(duì)方姓名,事由,以正確的姓名及銜稱(chēng)呼對(duì)方,適時(shí)使用敬語(yǔ),如“謝謝/對(duì)不起/請(qǐng)?jiān)?好的,++。”
使用合適的招呼語(yǔ):“早上好”,“下午好”,“晚上好”,或“您好
“喂”、“什么事”等,都是不恰當(dāng),應(yīng)顯出我們的禮貌和專(zhuān)業(yè)性。
無(wú)論對(duì)方是誰(shuí),他可能是公司的職員,你的好朋友,或是公司的高級(jí)經(jīng)理,公司的客戶(hù)等,你都要讓對(duì)方感到他得到友好的接待。
第二階段:專(zhuān)心聆聽(tīng)并提供幫助
放下手頭任何事情,左手拿聽(tīng)筒,右手做好記錄準(zhǔn)備,專(zhuān)心致志地聽(tīng)對(duì)方講的事情。
不要在接聽(tīng)電話的同時(shí),做任何其他事情,如打字、閱讀資料等,不要讓任何事情分散你的注意力,否則是很不禮貌的,對(duì)方也很容易覺(jué)察到你的心不在焉。
如果電話要找的人不在或正在忙著其他事情不能抽身,不要只告并對(duì)方不在,或正忙,要告訴對(duì)方您想怎樣幫助對(duì)方,讓對(duì)方感到你樂(lè)于幫助他的誠(chéng)意。如:“對(duì)不起,陳先生現(xiàn)在正在接另一個(gè)電話/陳先生出去一會(huì)兒,請(qǐng)問(wèn)我可以幫你留言嗎/我可以讓他打電話找你嗎/您可以過(guò)五分鐘后再打來(lái)嗎/如果你愿意的話,請(qǐng)留下你的姓名和電話號(hào)碼,我讓他打電話給你,你看行嗎?”等。
以請(qǐng)求或委婉的語(yǔ)氣,不要以要求的方式讓對(duì)方提供信息。不要說(shuō)“你叫什么名字?”或“你的電話號(hào)碼是什么?”要說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)我可以知道你的名字嗎?”“王先生有你的電話號(hào)碼嗎?”。
傳接電話過(guò)程中,要捂住話筒,使對(duì)方聽(tīng)不到這邊的其他聲音。
電話留言技巧:
電話旁邊時(shí)刻準(zhǔn)備好記錄工具,如記錄紙、筆、常用電話號(hào)碼等。
記錄時(shí),一邊記錄一邊重復(fù),尤其涉及到數(shù)字、日期、時(shí)間和資料,或需要轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方講話內(nèi)容時(shí),記錄遵循6種原則即何時(shí)、何地、何人、何事、何因、如何等。準(zhǔn)確完整地記下通話要點(diǎn)。
仔細(xì)聽(tīng)講,不打斷對(duì)方講話,不可因不專(zhuān)心而要求對(duì)方重講一次。
對(duì)方講完后予以確認(rèn),并把所講的內(nèi)容簡(jiǎn)略復(fù)述一遍。
重復(fù)和確認(rèn)是電話溝通中非常重要的技巧之一,他可以避免誤會(huì),或不致遺漏重要的信息等。
轉(zhuǎn)電話技巧:
如果需要轉(zhuǎn)電話,要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因:“對(duì)不起,這里是++部,王先生在營(yíng)銷(xiāo)部,請(qǐng)稍等,我?guī)湍惆央娫掁D(zhuǎn)過(guò)去。”
需要轉(zhuǎn)電話時(shí),請(qǐng)對(duì)方稍等片刻,然后撥號(hào),接通后,告訴對(duì)方“請(qǐng)說(shuō)話”如遇占線,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?,接線員應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,占線,請(qǐng)稍等(或請(qǐng)等一會(huì)再打來(lái))”或把有關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)的電話號(hào)碼提供給對(duì)方。
電話?cǎi)雎?tīng)技巧:
在整個(gè)電話溝通過(guò)程中,克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情緒的影響,客人生氣,是對(duì)情況生氣,不要引伸到個(gè)人,不要想到對(duì)方對(duì)個(gè)人有成見(jiàn),你要成就并顯示你的專(zhuān)業(yè)性。
要培養(yǎng)以下習(xí)慣:a、贊同對(duì)方;b、在電話溝通過(guò)程中盡量使用對(duì)方的語(yǔ)言;c、多贊揚(yáng)對(duì)方,如贊揚(yáng)對(duì)方的判斷力好等。
要機(jī)智、并成為一個(gè)好傾聽(tīng)者,有技巧地顯示你對(duì)對(duì)方的興趣:a、不要顯出不耐煩;b、不要打斷對(duì)方說(shuō)話;c、不要幫對(duì)方說(shuō)完句子;d、不要沒(méi)有聽(tīng)完就匆忙下結(jié)論;e、與對(duì)方相呼應(yīng),用“聆聽(tīng)嗓音”等表示我們?cè)趯?zhuān)心聆聽(tīng)。
回答問(wèn)題技巧:
負(fù)責(zé)地回答所有問(wèn)題,如遇不清楚的事情,或說(shuō)其大意,或請(qǐng)了解情況的人接電話,回答問(wèn)題不能含糊不清。
自己不了解情況,無(wú)法轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的電話內(nèi)容,可跟對(duì)方說(shuō):“我不了解具體情況,過(guò)后我再給他回電話,您看可以嗎?”假如你是職員,對(duì)方找的是你的經(jīng)理,剛好又不在,最好說(shuō):“對(duì)不起,經(jīng)理不在,請(qǐng)問(wèn)您是哪一位?需要留話嗎?”而不要先問(wèn)對(duì)方是誰(shuí),然后再告訴他經(jīng)理不在,以免給人造成實(shí)際上是在的,而不愿意接他的電話的誤會(huì),一般來(lái)說(shuō),結(jié)束談話,致告別語(yǔ)是由打電話一方提出來(lái)的,如對(duì)方是長(zhǎng)輩、上級(jí)、外賓或女性,應(yīng)聽(tīng)到對(duì)方放下話筒才掛電話。
需要適當(dāng)?shù)娜颂幚砟呈聲r(shí),要告訴對(duì)方你會(huì)將此事轉(zhuǎn)告給適當(dāng)?shù)娜藖?lái)處理,或讓處理該事的人打電話給他,如:“這事由 劉先生負(fù)責(zé),如果需要的話,我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)好嗎?/這事由劉先生負(fù)責(zé),如果您愿意,我會(huì)轉(zhuǎn)告他,讓他給您回電話。”
如需對(duì)方等較長(zhǎng)時(shí)間,應(yīng)明確告知對(duì)方需要等候的時(shí)限,并建議對(duì)方稍等一會(huì)兒,或是過(guò)后回電話給他,如:“對(duì)不起,張先生正在——可以請(qǐng)您等幾分鐘嗎?/過(guò)幾分鐘,我打電話給您好嗎?”
接打錯(cuò)的電話時(shí),要婉轉(zhuǎn)對(duì)待,謙恭有禮的告知對(duì)方撥錯(cuò)了電話,不可流露慍怒的聲調(diào)。如:“這里是++部,請(qǐng)問(wèn)您要哪里?”請(qǐng)對(duì)方需要查查是否撥錯(cuò)了他想要的那個(gè)號(hào)碼,不可突出“您撥錯(cuò)了”,而應(yīng)說(shuō):“這里是++部,我們這里沒(méi)有++部,您確認(rèn)您撥的號(hào)碼對(duì)嗎?”
如兩部電話同時(shí)響,先接其中一個(gè),向?qū)Ψ街虑?,?qǐng)其稍等一下,迅速接另一個(gè)電話,如:“對(duì)不起,請(qǐng)稍等。” 接電話者根據(jù)不同情況使用下列文明用語(yǔ),如:“您好,請(qǐng)講”“請(qǐng)稍等”“對(duì)不起,他剛走開(kāi),請(qǐng)問(wèn)有什么事可轉(zhuǎn)達(dá)?”切忌用“喂,你找誰(shuí)?你在哪里?”“不知道!”“等一會(huì)兒!”(語(yǔ)氣不耐煩)等不規(guī)范用語(yǔ)
幫對(duì)方找人時(shí),不可掛斷電話。
第三階段:結(jié)束電話
在通話結(jié)束,要讓對(duì)方感覺(jué)到你非常樂(lè)意幫忙,表示謝意并道“再見(jiàn)”;要等對(duì)方放下話筒后,再輕輕放下話筒,還有什么可能幫到您的?——陳先生,謝謝您的來(lái)電,再見(jiàn)!“在對(duì)方還在說(shuō)話時(shí)就掛斷電話很不禮貌的。
專(zhuān)業(yè)電話溝通技巧之二:打電話
第一階段:打電話前的準(zhǔn)備事項(xiàng)
準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備目的
確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼,單位及姓名
1、時(shí)間和金錢(qián)的浪費(fèi);
2、為能準(zhǔn)確無(wú)誤地與對(duì)方通話。
記下要辦事情的次序
1、為使通話簡(jiǎn)明扼要;
2、為避免遺漏要點(diǎn)。
備好必要的文件和材料
1、為使對(duì)方在通話中不等候自己;
2、為做到準(zhǔn)確傳達(dá)信息;
3、防止浪費(fèi)時(shí)間和金錢(qián)。
打長(zhǎng)途時(shí),事先要準(zhǔn)備好有關(guān)資料 為了節(jié)省通話時(shí)間
第二階段:打招呼
左手拿話筒,右手撥號(hào),電話接通后,簡(jiǎn)單問(wèn)候?qū)Ψ?,立即?bào)出本部和自己的姓名。如:“您好,++部。”
電話撥通后,確認(rèn)對(duì)方身份,如果對(duì)方不告訴姓名時(shí),應(yīng)說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)您是++公司的嗎?”
將自己的姓名、單位告訴對(duì)方,可說(shuō):“您好,我是++公司財(cái)務(wù)部陳先生。”
如果打給電話對(duì)方的總機(jī),需轉(zhuǎn)分機(jī)的,總機(jī)接線員就應(yīng)說(shuō):“您好,(崗位名)”或加上“請(qǐng)問(wèn)要哪里。”你就禮貌地說(shuō):“請(qǐng)轉(zhuǎn)(部門(mén))分機(jī)(或部門(mén)名稱(chēng))”請(qǐng)求對(duì)方把電話轉(zhuǎn)接要找的辦事單位的人員。“對(duì)不起,請(qǐng)轉(zhuǎn)++部陳先生。”
打電話的人說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)++在嗎?”切忌說(shuō):“你是誰(shuí)?叫++接電話!”等不禮貌用語(yǔ)。
如發(fā)現(xiàn)你撥通的號(hào)碼不是想要的號(hào)碼,馬上查問(wèn)號(hào)碼,詢(xún)問(wèn)不可粗暴,如:“對(duì)不起,請(qǐng)問(wèn)您的電話號(hào)碼是++嗎?”發(fā)現(xiàn)明顯不符,禮貌的做法是發(fā)自?xún)?nèi)心地進(jìn)行道歉,如:“對(duì)不起,電話打錯(cuò)了,打擾您了。”默不作聲就放下電話會(huì)使對(duì)方不快,受擾者體諒地說(shuō)“沒(méi)關(guān)系”或“不要緊”。
在給身份地位高的人打電話時(shí),直呼其名是失禮的,應(yīng)說(shuō):“您好,我是++公司銷(xiāo)售部的陳先生,跟王先生因合作推廣貴公司產(chǎn)品事情想通電話,不知是否方便?”
如不指定找某人,最好以請(qǐng)求的方式巧妙說(shuō)自己的愿望,如:“我希望了解有關(guān)++情況,/請(qǐng)幫我為++預(yù)訂。”
第三階段:講述事由
講述事由要簡(jiǎn)明扼要,聲音和藹,遵守5W原則“when、where、who、what、why、how(時(shí)間、地點(diǎn)、事件、原因、怎么做)。
簡(jiǎn)單地重復(fù)一遍事由,即重復(fù)要點(diǎn),也要聽(tīng)取對(duì)方所談事情。
如要找的人不在,請(qǐng)對(duì)方留話,讓他回來(lái)后回電話,告訴接電話的人自己的姓名,關(guān)系及電話號(hào)碼。
第四階段:結(jié)束通話
在通話結(jié)束前,表示謝意并道“再見(jiàn)”;“陳先生,謝謝您,再見(jiàn)!”讓對(duì)方先掛斷電話,然后輕輕放下。
專(zhuān)業(yè)電話溝通技巧之三:聲音和語(yǔ)言
當(dāng)我們拿起電話說(shuō)話,我們應(yīng)該意識(shí)到我們的聲音和語(yǔ)言:我們要給對(duì)方造成良好的印象,就要通過(guò)清晰而干脆利落、令人愉悅而帶著微笑的聲音,克制的聲調(diào)但又不能過(guò)分夸張,你的聲音反映你的個(gè)性和態(tài)度,“帶著笑意的聲音”“得體”和“機(jī)智敏捷”是在良好的電話溝通中必需的主要素質(zhì)。
盡量使用“魔術(shù)語(yǔ)”如:“請(qǐng)、請(qǐng)稍等、對(duì)不起、再見(jiàn)”等,避免使用俚語(yǔ)、非正式的草率的語(yǔ)言。
作為一個(gè)良好的意愿的使者,每當(dāng)我們使用電話時(shí),都應(yīng)該彬彬有禮的對(duì)待對(duì)方,你的心情和態(tài)度都應(yīng)該是令人愉快的,同時(shí),清楚明了,盡量簡(jiǎn)潔表達(dá)你的詞名和思想。
在電話應(yīng)對(duì)時(shí),一個(gè)人說(shuō)話的聲音,隨著說(shuō)話時(shí)的姿勢(shì)和態(tài)度發(fā)生變化,如果你的姿態(tài)不正確,就不可能把端正的禮節(jié)傳達(dá)給對(duì)方
我們應(yīng)該了解電話的公共性,電話每次只能一個(gè)使用,為使更多的人使用電話,要努力養(yǎng)成做到一次通話在3分鐘之內(nèi)結(jié)束的習(xí)慣,并要對(duì)私人電話加到節(jié)制,一次電話的平均通話時(shí)間,也是衡量整個(gè)國(guó)家國(guó)民教養(yǎng)水平的尺度之一。
注意語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)和情緒控制,語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)最能體現(xiàn)細(xì)致微妙的情感,如語(yǔ)調(diào)過(guò)高,語(yǔ)氣過(guò)重,往往會(huì)使對(duì)方感到尖該、生硬、冷淡、語(yǔ)氣太輕,語(yǔ)調(diào)太低,會(huì)使對(duì)方感到無(wú)精打采,有氣無(wú)力;語(yǔ)調(diào)過(guò)長(zhǎng)又顯得懶散拖拉,語(yǔ)調(diào)過(guò)短又顯得不負(fù)責(zé)任,一般來(lái)說(shuō),語(yǔ)氣要適中,語(yǔ)調(diào)應(yīng)以不影響別人辦公為度,同時(shí)要使對(duì)方感到親切自然。
在電話交談中,講話的態(tài)度一定要誠(chéng)懇,以示對(duì)方的尊重,即使在自己心情不佳但需要打電話處理事務(wù)時(shí),也切忌讓急躁、煩惱的情緒影響語(yǔ)言以使對(duì)方感到不舒服。
電話溝通注意事項(xiàng)
1、接電話的人一般應(yīng)聽(tīng)到完整一次鈴響后,立即拿起話筒,不要讓鈴響多
次,才慢騰騰地接電話。
2、也許是別人的電話在響,他們不在時(shí),或他暫時(shí)放下手頭的工作,你應(yīng)該去接聽(tīng)。讓電話響個(gè)不停而沒(méi)人接,就會(huì)給對(duì)方非常糟糕的公司印象,維護(hù)公司形象和聲譽(yù)是我們?nèi)w員工的共同責(zé)任和義務(wù)。
3、如果在同客人談話在來(lái)了電話,應(yīng)先對(duì)客人說(shuō):“對(duì)不起”,得到諒解后,再拿起電話,拿起電話互致問(wèn)候后,應(yīng)真誠(chéng)地請(qǐng)對(duì)方諒解:“實(shí)在對(duì)不起,現(xiàn)在我正有客人,稍后我再給您回電話。”
4、在電話機(jī)旁最好準(zhǔn)備一本來(lái)話記錄本和筆,以節(jié)約時(shí)間和防止遺忘重要事務(wù)和電話號(hào)碼。
5、交談要口齒清晰,說(shuō)話要簡(jiǎn)潔明了,談話是嘴里不含、不吃東西,不與身旁人談話,如確有急事需與身邊的人說(shuō)一兩句,則應(yīng)與對(duì)方道歉后用手捂住話筒,如談到人名、地名、數(shù)字或重要句子,最好重復(fù)一遍。如有聽(tīng)不懂或不明白對(duì)方所說(shuō)的話,可請(qǐng)對(duì)方再說(shuō)一次,如碰到對(duì)方在講到某一問(wèn)題有為難之處,則可婉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移話題或另約時(shí)間,這樣做,往往會(huì)給對(duì)方留下很深的印象。
6、在使用公用電話,要設(shè)身處地的為別人著想,盡可能縮短通話時(shí)間。
7、時(shí)間選擇電話交談所持續(xù)的時(shí)間,以3——5分鐘為宜,如時(shí)間須5分鐘以上的,那么,就應(yīng)首先說(shuō)出秘書(shū)要辦的事或大意,并征詢(xún)對(duì)方是否方便,如對(duì)方此時(shí)正在休息,工作太忙或開(kāi)會(huì),就請(qǐng)對(duì)方另約時(shí)間聯(lián)系。
8、注意文明用語(yǔ)由于語(yǔ)言是電話交談的惟一信息載體,而電話通訊禮儀主要是指語(yǔ)言交往禮儀,因此應(yīng)特別注意語(yǔ)言的文明。
現(xiàn)在,有不少家庭在電話上安裝錄音裝置,外出時(shí)將裝置打開(kāi)以便把打來(lái)的電話留言下來(lái),在錄制自己的語(yǔ)音是應(yīng)注意措詞的語(yǔ)調(diào),如:“這是++的家,因有事外出,請(qǐng)您聽(tīng)到信號(hào)后留言,并請(qǐng)說(shuō)清您的姓名和電話號(hào)碼,回來(lái)后會(huì)盡快給您去電話,謝謝!”您聽(tīng)到留言信號(hào)后,有什么話照講就是。
看了商務(wù)電話禮儀基本要點(diǎn)的人還看了: