接電話辦公禮儀規(guī)范
電話辦公已經(jīng)成了現(xiàn)在的一種辦公方式,那么你們知道接電話辦公室禮儀規(guī)范是這樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的接電話辦公禮儀規(guī)范,希望能夠幫到大家哦!
接電話辦公禮儀規(guī)范
一、及時(shí)接聽
如果電話鈴聲一響起,就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時(shí),就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度,而且應(yīng)該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時(shí),我們提倡“鈴響不過(guò)三”:接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次,就拿起聽筒。這樣會(huì)讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原
因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況,棱示歉意。
正常情況下,不允許不接聽來(lái)電,特別是“應(yīng)約而來(lái)”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳,而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門。如
果門被敲了很多省還沒有回答,又會(huì)被認(rèn)為沒有人在,或者是不想理。
二、確認(rèn)對(duì)方
一般情況下.對(duì)方打來(lái)電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來(lái)電話,沒有主動(dòng)介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應(yīng)該主動(dòng)問;“請(qǐng)問您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習(xí)慣性的做法是,拿起電話聽筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P問:“喂:哪位”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn),缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹::“您好,我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯(cuò)的電話,不要發(fā)怒更不能出口傷人,正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話。有時(shí)候接起電話,問候多聲卻聽不見對(duì)方說(shuō)話,這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白,認(rèn)為是惡
意騷擾電話而破門大罵。因?yàn)?,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對(duì)方的聲音,但是對(duì)方能聽見你聲音。萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶或上級(jí),聽到你在這端破口大罵,會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話,應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪,更不應(yīng)該說(shuō)臟話;如果問題嚴(yán)重,可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話,可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來(lái),千萬(wàn)不要不理睬,因?yàn)楹芸赡苁羌笔隆?烧?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻,并對(duì)其講明原因,然后立即去接另一個(gè)電話,問清情況后先訪對(duì)方稍候,或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái),之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時(shí)。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對(duì)方來(lái)歷才能問對(duì)方是何人,所為何事,但不要詢問對(duì)方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話時(shí),忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn):如果對(duì)方要找的人不在,應(yīng)先詢問對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿,應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容,如對(duì)方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等,以免事后忘記,對(duì)方講完后,應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍,避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話時(shí),要先弄清對(duì)方要找誰(shuí),如果對(duì)方不愿問答自已是誰(shuí),也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在,要如實(shí)相告,然后再詢問對(duì)方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容,托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng):問候語(yǔ)、機(jī)主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對(duì)來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2.如非很必要,盡量少使用錄音電話,要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來(lái)的電話。
辦公室禮儀規(guī)范
形象禮儀
儀表要求
適體性:服裝、修飾要與容貌、體形、年齡、個(gè)人氣質(zhì)相適宜,合乎和表現(xiàn)內(nèi)在素養(yǎng)。
整體性:各部位的修飾要與整體協(xié)調(diào)一致。
適度性:無(wú)論在修飾程度,還是飾品的數(shù)量和修飾技巧上,都要自然適度,把握分寸。
儀表細(xì)節(jié)
女士著裝要求:保持衣服平整,不要過(guò)于華麗,著裙裝時(shí),襪子的顏色要與服裝協(xié)調(diào),搭配得當(dāng)為好,飾品要適量,應(yīng)盡量選擇同一色系,注意與整體的服飾搭配協(xié)調(diào),忌穿暴露服裝, 如短褲、低胸衫、背心、拖鞋(包括時(shí)裝涼拖)均不要在上班時(shí)間穿著。
男士著裝要求:男士著裝穩(wěn)重大方,穿長(zhǎng)褲,不要穿露趾鞋或方便涼鞋,不可不穿襪子。
儀容要求
大方整潔 商務(wù)休閑
儀容細(xì)節(jié)
頭發(fā)勤理、勤洗,并梳理整齊,不要有頭皮屑。
勤剪指甲,不要留長(zhǎng),不留污垢。
體味嚴(yán)重者要想辦法除味,香水的味道不宜濃烈。
不要戴墨鏡或變色鏡。
上班期間需化淡妝。
儀態(tài)要求
應(yīng)舉止文明、親切有禮、恭敬謙卑,并善于控制自己的情緒,塑造自己的儀態(tài)美。
儀態(tài)細(xì)節(jié)
站姿
頭正、頸直、收下額、閉嘴
挺胸、雙肩平、微向后張,使上體自然挺拔,上身肌肉微微放松
收腹,兩腿挺直,膝蓋相碰,身體重心落在兩腿中間
兩臂自然下垂,雙手垂于體側(cè),女士可右手搭在左手上,貼放于腹部
兩眼平視前方,表情自然明朗,面帶微笑,談話時(shí)要面向?qū)Ψ讲⒈3忠欢ǖ木嚯x,眼光不游離
坐姿
坐下之前應(yīng)輕輕用雙手抬起座椅,切忌拉出大聲響;坐下的動(dòng)作不要太快或太慢、太重或太輕,應(yīng)大方自然、不卑不亢、輕輕落座
坐下后身體正直,不要前傾或后仰,雙肩齊平,上半身應(yīng)與桌子保持一個(gè)拳頭左右的距離,坐滿椅子的2/3,不要只坐一個(gè)邊或深陷椅中。腿、膝并攏,腳自然著地,一般不要翹腿兩腳踝內(nèi)側(cè)互相并攏,兩足尖約距10cm左右,坐著與人交談時(shí)雙眼應(yīng)平視對(duì)方,但時(shí)間不易過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短;使用手勢(shì)時(shí),但不可過(guò)多或動(dòng)作幅度過(guò)大。
走姿
頭正頸直,兩眼平視前方,面色爽朗
兩臂收緊,自然前后擺動(dòng),前擺稍向里折約35度,后擺向后約15度
腳步應(yīng)穩(wěn)重、大方、用力適度
靠道路的右側(cè)行走,遇到同事要主動(dòng)問好;上下樓梯時(shí),應(yīng)讓尊者先行
手勢(shì)禮儀要求
手勢(shì)的上界一般不應(yīng)超過(guò)對(duì)方的視線,下界不低于自己的胸區(qū),左右擺的范圍不要太寬,應(yīng)在人的胸前或右方進(jìn)行。一般場(chǎng)合,手勢(shì)動(dòng)作幅度不宜過(guò)大,次數(shù)不宜過(guò)多和重復(fù)
多用曲線柔和的手勢(shì),少用生硬的直線條手勢(shì),以求拉近心理距離
在給客人指引方向、介紹時(shí),手指自然并攏,手掌以肘關(guān)節(jié)為軸指向目標(biāo),同時(shí)眼神要看著目標(biāo)
手勢(shì)禮儀要求——避免不良手勢(shì)
與人交談時(shí),講到自己不要用手指自己的鼻尖,而應(yīng)用手掌按在胸口上
談到別人時(shí), 不可用手指別人,更忌諱背后對(duì)人指點(diǎn)等不禮貌的手勢(shì)
避免交談時(shí)指手畫腳,手勢(shì)動(dòng)作過(guò)大、幅度過(guò)大
不可在接待客人時(shí)做抓頭發(fā)、玩飾物、掏鼻孔、剔牙齒、抬腕看表、高興時(shí)拉袖子等不雅的手勢(shì)動(dòng)作
遞接物品要求
遞物時(shí),須用雙手,表示對(duì)對(duì)方的尊重,例如遞交購(gòu)買的物品,要把物品正面(能看見說(shuō)明的地方)朝上
接物時(shí),要身體前傾一步,用雙手接住,并表明謝意
語(yǔ)言禮儀
言語(yǔ)必謹(jǐn)
少說(shuō)抱怨的話 , 多說(shuō)寬容的話 ;
抱怨帶來(lái)記恨 , 寬容乃是智慧。
少說(shuō)諷刺的話 , 多說(shuō)尊重的話 ;
諷刺顯得輕視 , 尊重增加了解。
少說(shuō)傷害的話 , 多說(shuō)關(guān)懷的話 ;
傷害形成對(duì)立 , 關(guān)懷獲得友誼。
少說(shuō)命令的話 , 多說(shuō)商量的話 ;
命令只是接受 , 商量才是領(lǐng)導(dǎo)。
少說(shuō)批評(píng)的話 , 多說(shuō)鼓勵(lì)的話 ;
批評(píng)造成隔閡 , 鼓勵(lì)激發(fā)潛能。
與客人交談時(shí),首先保持站姿端正,無(wú)任何小動(dòng)作。正面對(duì)著客人,表情自然大方,眼神需定,態(tài)度親切、誠(chéng)懇。談話清晰易懂,注意語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)速及節(jié)奏感
正確提及客人姓名并在后面加上先生、女士、小姐等稱呼用語(yǔ)
談話中不向人呵欠、舒伸、噴嚏、咳嗽、吐痰,如想咳嗽或打噴嚏時(shí),應(yīng)先說(shuō)對(duì)不起,再轉(zhuǎn)身向側(cè)后下方,同時(shí)盡可能用面巾紙遮住
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