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關(guān)于商務(wù)應(yīng)酬的書信

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關(guān)于商務(wù)應(yīng)酬的書信

  學(xué)習(xí)啦網(wǎng)小編:應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因為在整個商務(wù)流通領(lǐng)域,很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往,以此來增進友誼,促進貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果,寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規(guī)范。否則,就會鬧出笑話,影響交際效果乃至誤事。

  稱謂要得體。

  稱謂即稱呼,要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來說,平時對對方稱呼什么,信的開頭就寫什么。在格式上,稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫,單獨成行,以示尊重,它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長輩,一般在姓氏后面加職務(wù),如李經(jīng)理、張校長,或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字,盡量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名,或稱兄道弟,或稱“小王” 、“小李” ,也可以“同志”相稱。

  問候要熱情。

  抬頭之后的承啟語(應(yīng)酬語)起開場白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的,向?qū)Ψ絾柡蛞宦?,是必不可少的禮節(jié)。因此,信的開頭應(yīng)有問候語。如“奉讀惠書,如見故人!”或“久疏問候,不知近來可好?”問候語可長可短,即使短到“你好”兩字,也應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心,體現(xiàn)出寫信人的一片真誠,而不是“應(yīng)景文章” 。問候要切合雙方關(guān)系,交淺不宜言深,以簡捷、自然為宜。

  內(nèi)容要準(zhǔn)確。

  正文是書信的主體,即寫信人要說的事,要論的理,要敘的情。

  正文一般從信箋的第二行開始寫,前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同,寫法也多種多樣,但都要以表情達意、準(zhǔn)確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外,還要措詞得體,即根據(jù)受信人的特點及寫信人與受信人的特定關(guān)系進行措詞(包括敬語、謙詞的選擇,語調(diào)的掌握等) ;一般來說,應(yīng)先談?wù)動嘘P(guān)對方的事情,表示關(guān)切、重視或謝意、敬意,然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后,如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏,可補充寫在結(jié)尾后面;并在補述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語不宜過長。

  春安” ,逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ,平時用“敬頌時綏”之類;給晚輩的信,可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類,不用“請” 。

  此外,祝頌語還可根據(jù)受信人的境況、職業(yè)而有所區(qū)別,如對新婚者或夫婦,用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ,對方遠(yuǎn)行用“遙祝旅安” ,對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。

  箋文的最后,要署上寫信人的名字和寫信日期,為表示禮貌,在名字之前加上相應(yīng)的自稱,即對受信人的自稱,如給老師寫信時自稱“學(xué)生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下,還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭,如對尊長,在署名后應(yīng)加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白” 、“謹(jǐn)啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。

  封文用尊稱。

  封文(信皮)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發(fā)信人地址、郵碼及姓名以外,還要恰當(dāng)?shù)剡x用封文中的禮貌用詞。首先,要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的,因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂,而應(yīng)根據(jù)受信人的職銜、年齡等,寫上“教授” 、“醫(yī)生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次,要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇。“啟封辭”是請受信人拆封的禮貌語詞,它表示發(fā)信人對受信人的感情和態(tài)度。一般對高齡尊長用“安啟” 、“福啟” ,對其余長輩用“鈞啟” 、“賜啟” ;對平輩,可依照受信人的身份、性別,分別用“勛啟”(對軍人) 、“文啟”(對教師) 、“芳啟”(對女士) ;對晚輩用“手啟” ,對子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹(jǐn)緘” ,對平輩用“緘” ,對晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無封套,因而無所謂“啟”和“緘” 。

  收信回復(fù)要及時。受信人收到來信后,應(yīng)及時啟閱和回復(fù),這是最基本的通信禮節(jié)之一。在復(fù)信里,應(yīng)言明對方來信收到的時間。對于向自己求助的信和商務(wù)函件,應(yīng)及時給予明確的答復(fù);即使暫時幫不上忙或不能滿足要求,也應(yīng)告知對方,以免其惦念。對極個別不宜回復(fù)的信件,如求愛信及所謂“幸運環(huán)”的來信,可以置之不理,但不宜將其內(nèi)容有意張揚和曝光。

  書信的宜與忌。

  書信作為交際禮儀文書,也有它的禁忌:

  在筆種上以毛筆、鋼筆為宜,忌用鉛筆;在墨色上,以黑藍(lán)顏色為佳,忌用彩色墨水,因為在不少西方國家里,紅的表示絕交,綠的表示求愛;保護通信自由,私人信件應(yīng)秘不示人,不能私藏、私拆他人信件,即使遇見他人讀信,也不應(yīng)湊近聽、看。

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