接電話禮儀培訓教材
接電話禮儀培訓教材
接聽電話的人雖然處于被動的位置,但是,也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。那我們就一起來看看培訓教材吧。下面是學習啦小編為大家整理的接電話禮儀培訓教材,希望能夠幫到大家哦!
接電話禮儀培訓教材
撥打電話過來的人可能是你的上級,可能是合作方,也可能是對你很有幫助的友人,因此,受話人在接聽電話時,要注意有禮和得體,不能隨隨便便。當本人接聽打給自己的電話時,應注意及時接聽并謙和應對,無論對方地位尊卑,都要待人以禮。
1及時接聽電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度?! ∫话銇碚f,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時,要道歉,向對方說“抱歉,讓您久等了”。
2謙和應對在接電話時,首先要問候,然后自報家門,向對方說明自己是誰。向發(fā)話人問好,也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發(fā)話人真正要通話的對象?! ≡谒饺俗∷勇犽娫挄r,為了安全起見,可以不必自報家門,或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋?! ≡诮勇犽娫挄r,要聚精會神,認真領會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。
3分清主次
其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成為最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。
其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,并主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應讓對方再打過來一次,而應由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,并向對方再次表示歉意。
其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要掛斷電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后,再繼續(xù)方才正接聽的電話。
接聽電話有哪些禁忌
在商務交往中,接電話時絕不允許以“喂、喂“或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查人家的“戶口”,一個勁兒地問人家“你找誰”,“你是誰”,或者“什么事兒呀?”
萬一對方撥錯了電話或電話串了線,也要保持風度。切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。確認對方撥錯了電話,應先自報一下“家門”,然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉,不要忘了以“沒關系”去應對,而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。
如果有可能,不防問一問對方,是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了,不是“吃飽了撐的”,而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
在通話途中,不要對著話筒打哈欠,或是吃東西。也不要同時和別人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。
結束通話時,應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話。
接電話的時候,再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。
個別的人“勢利眼”也會長到電話上,接電話時也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。在接電話的時候,一開始總是“拿架子”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢。一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友,或是自己正在求助的人,立即就會“雨過天晴”,細語柔聲,有求必應,不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法,既容易得罪人,也會讓旁人看不起。
在接待外來的電話時,理當一律給予同等的待遇,不卑不亢。這種公平的態(tài)度,容易為自己贏得良好的形象,贏得朋友。
在通話時,接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客,不宜長談,或另有其他電話打出來,需要中止通話時,應說明原因,并告之對方:“一會兒事情結合后,我就給您打。”免得讓對方感覺厚此薄彼。這種情況下,應該說到做到,不要僅僅是退諉之辭。
遇上不識相的人電話里聊個沒完的時候,想終止通話也要說得委婉、含蓄一些,不要讓對方難堪。不能說:“你說完了沒有?我還有別的事情呢。”而應當說:“好吧,我不再占用您寶貴時間了”,“好的,不過以后真希望再有機會和您聯(lián)系”。
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