商務電話溝通禮儀
商務電話溝通禮儀
電話是不見面的交際,很多商務交往都是從一個有效的電話溝通開始。下面是學習啦小編為大家整理的商務電話溝通禮儀,希望能夠幫到大家哦!
商務電話溝通禮儀
一、接聽電話前
準備記錄工具。
當對方有重要的信息留下來的時候,能在第一時間記錄,避免對方等待,體現專業(yè)性。
停止一切不必要的動作。
不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是失禮的。
使用正確的姿勢。
如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。
帶著微笑迅速接起電話。
讓對方在電話中感受到你的熱情和陽光。
二、接聽電話
三聲之內接起電話。
注意接聽電話的語調、語速;
注意接聽電話的措辭,避免用不禮貌的語言表達方式;
注意接聽電話的環(huán)境,避免過于嘈雜,導致聽不清楚讓對方不斷重復;
當聽到對方的談話內容很長時,應有所反應,如“是的、好的”,表示你在聽。
主動問候,自報家門介紹自己。
如果想知道對方是誰,應委婉的表達,如“請問怎么稱呼您?”。
感謝對方來電,并禮貌地結束電話。
建議溝通過程中多稱呼對方,表示對對方尊重。
三、掛電話前的禮貌
要結束電話交談時,一般應讓尊者先掛,或打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,等對方先掛電話然后再掛。
四、講究藝術
嘴和話筒保持4厘米左右的距離,要把耳朵貼近話筒。
一定要面帶笑容。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。
打、接電話的時候口中不能有東西。不能叼著香煙、嚼著口香糖。說話時,注意語速語調,吐詞清晰,保證對方能聽明白。
左手接聽。便于隨時記錄有用信息。
使用的商務電話常識
電話中的稱謂:詢問對方的姓名時應該說:“請問您貴姓?”,不能直接問“你叫什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名,應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知,姓名就是一個人的代表符號,對姓名的重視可以暗示對他的尊重,同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名,在隨后的稱謂中也不要直呼其名,盡量使用“姓+職務”的稱呼方式,或者說××先生、××女士。
措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅,避免俚語或者不禮貌的語言。
聲音的把握。有研究顯示,當你與別人交流時,你說話的內容對別人的影響占20%,而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此,聲音的作用不可小覷。在電話里應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節(jié)奏,如果對方語速過快,你可以比他稍慢一點,反之,如果對方說話很慢,你可以比他稍快一點,兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節(jié)奏相差很大,雙方都會感覺到不和諧,會影響雙方的愉快溝通;總之,聲音的把握能夠經營電話交流的感覺,傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風格。
微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你,就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言,即便那樣,你的聲音也是干澀的,毫無感染力可言。微笑不只是表情,而是一種美好的感覺,在電話里看不到但是感覺的到!
你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話,聲音會顯得悶而不暢,會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話,對方能夠聽出你有些急切。因此,掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。
正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在,應該說“他(她)恰好不在”,或者說“公務外出”,不要透露同事的去向。若有留言需轉告,應該記錄下來,以免忘記交給同事,或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接,應該說“好的,請稍等。”若分機無人接聽轉回總機,應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大,聽不清對方說話,應該直截了當的告訴對方“對不起,我聽不清您講話,請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在,電話鈴聲響起時,應該對客人禮貌的說明“對不起,我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話,應該在二十四小時以內給予回復,如果有特殊的情況沒能及時回復,一定要向對方做一個簡單的解釋。
接電話的時間與掛斷電話。商務電話不是“煲粥”,時間一般不應超過三分鐘。掛斷電話時,應該禮貌的說“再見”,并由打出電話的一方先掛斷電話。
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