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淺談公務(wù)員接打電話禮儀以及注意事項(xiàng)

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  我們的公務(wù)員,因?yàn)楣ぷ鞯年P(guān)系也是經(jīng)常要接打電話的,那么你們知道要注意什么嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的淺談公務(wù)員接打電話禮儀,希望能夠幫到大家哦!

  淺談公務(wù)員接打電話禮儀

  撥打電話時須注意的問題

  擇時通話

  通話時機(jī)的選擇看似平常,實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn),選擇自己方便的時候撥打電話,這實(shí)際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機(jī)的基本原則。

  撥打電話要選擇通話效率高的時間,換句話來講,就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。嚴(yán)格地講,晚上10點(diǎn)之后,早上7點(diǎn)之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者,就餐時別打電話。現(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識。如果是撥打國際長途電話,尤其是像美國等距離較遠(yuǎn)的國家,還要考慮到時差的問題。當(dāng)然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。

  撥打電話除了要注意時間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來講,私人電話是在家里打的,公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合,撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的,秘書人員更應(yīng)注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。

  簡短通話

  電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。但是,在秘書工作中,通話時間是宜短不宜長,要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘,而是指要長話短說,廢話少說,沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時間觀念。

  通話內(nèi)容精練有序

  秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話對方有幾個電話號碼,第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話的事項(xiàng),先講重要的事情,后講次要的事情。

  禮貌掛機(jī)

  結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先,要了解怎樣暗示對方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn),比如:“陳部長,那我們這次就說好了,請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話,我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下,接您過來。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法,以免對方記錯了,或者忘記了,同時也說明秘書人員訓(xùn)練有素,不說廢話。

  其次,要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來說,通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說,應(yīng)該由上級先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

  接聽電話時須注意的問題

  鈴響不過3聲

  撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時接聽電話,尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然,訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接,接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”

  要安排合理而有序的表達(dá)達(dá)

  作為秘書人員,要盡量親自接聽電話,尤其是有約在先的電話,不要隨便讓別人代接電話。而且,對于秘書人員,更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話,秘書人員應(yīng)該首先告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不在,然后才能問對方的身份,來電為何事,是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對方,再說領(lǐng)導(dǎo)不在,以免對方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報家門”,自我介紹身份,其好處就是萬一對方撥錯了,不至于一錯再錯。

  正確處理打錯的電話話

  當(dāng)我們接聽到對方撥錯的電話,首先仍然要向?qū)Ψ絾柡?,說明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復(fù)一下,讓對方驗(yàn)證。

  在日常工作中,電話中斷是經(jīng)常遇到的情況,尤其是手機(jī),說著說著就斷了,可能是沒電了,也可能是掉線了。遇到這種情況,秘書人員有責(zé)任告訴對方,自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋,并請對方指定一個時間,我們撥打過去。萬一沒有一點(diǎn)先兆,電話“啪”地就斷了,要馬上把電話打回去,打回去的時候第一句話就要道歉,并告知對方電話掉線了,或者說電池用完了。把電話首先打回去,這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話,應(yīng)該說好自己將按時主動撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>

  公務(wù)員電話注意事項(xiàng)

  (一)強(qiáng)化四種意識一是尊重的意識。

  二是服務(wù)的意識。

  三是盡責(zé)的意識。

  四是規(guī)范的意識。

  (二)掌握環(huán)節(jié)步驟總的原則是“禮多人不怪”,一般原則是內(nèi)部或熟人的電話可從簡,外部或生人的電話需周全。

  打電話

  1. 問候語,如“你好”“您好”(對領(lǐng)導(dǎo)、長者要用尊稱)。

  2. 確認(rèn)通話人,如“是××處吧”“哪位”。

  3. 自報家門,如“我是××處的×××”。

  4. 說明事項(xiàng),如“有個急件,請盡快來取一趟”“××文件有個問題,需要與你們核實(shí)一下,您看找誰聯(lián)系”。

  5. 結(jié)束語,如“再見”“好的”。

  接電話

  1. 問候語,如“你好”“您好”。

  2. 確認(rèn)通話人,如“請問您是哪里”“請問您是哪位”。

  3. 聽清事項(xiàng)并做好記錄,重要事項(xiàng)要向?qū)Ψ綇?fù)述核實(shí),如有疑問當(dāng)即溝通解決,必要時留下對方聯(lián)絡(luò)方式。

  4. 結(jié)束語,如“再見”“放心”“馬上辦”。

  (三)把握四個關(guān)鍵態(tài)度和善,不急不躁。

  事項(xiàng)清楚,不丟不落。

  表述恰當(dāng),不少不多。

  敢于負(fù)責(zé),不推不拖。

  (四)注意若干細(xì)節(jié)1. 使用禮貌用語。

  2. 搞清溝通對象。

  3. 清晰表達(dá)意思。

  4. 做好文字記錄。

  5. 聲音不要過高。

  6. 掛電話要輕放。

  7. 要有保密意識。

  8. 分清輕重緩急。

  
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淺談公務(wù)員接打電話禮儀以及注意事項(xiàng)

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