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職場接電話的禮儀

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職場接電話的禮儀

  在職場當中,用電話溝通和交流工作,是必不可少的。下面是學習啦小編為大家整理的職場接電話的禮儀,希望能夠幫到大家哦!

  職場接電話的禮儀

  1來電鈴聲不可超過三次才接

  有時候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話,但是當來電響了三次以后再接,會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客戶的話,可能會影響雙方的合作。

  所以,在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài),但是如果確實分不開身接電話的時候,電話響了超過了三次你在接起的時候,你應該要向對方表示歉意:說一句讓您久等了。

  一般的規(guī)范電話用語:首先應自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的,避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

  2要注意通話時語氣的用法

  電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一定要注意的,因為對方不僅會注意你的內容,同時也非常注意你的語氣,在工作電話中盡量要采用禮貌用語,要有積極主動的語氣,讓對方產生想與你溝通的心情,這樣機會就會大很多了。

  3與客戶通電話要堅持后掛電話的原則

  當對方在與你說再見的時候,同時你也要禮貌的回復對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,確認通話結束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發(fā)出過大的聲音。

  4隨時記錄

  在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備,而不得不請求對方重復,這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

  5自報家門

  一拿起電話就應清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

  6轉入正題

  當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。

  7避免將電話轉給他人

  自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,并請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定對方愿意你將電話轉給他人。例如,你可以說:“對于這件事,我們很快會派人跟您聯系的。”

  8避免電話中止時間過長

  如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”

  讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如:你可以說:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查找完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。

  對于接電話的人來講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然后迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

  在職場電話溝通的小技巧

  一、打電話之前一定要打好腹稿

  打好腹稿的意思是,要明確電話溝通的目的,對方會有什么樣的反應,如何應對。當然,如果你久經職場或者應變能力特別強,那也可以不用打腹稿。在電話溝通中,一旦被對方問住了,卡殼了,通常就很難達到預期效果了。

  舉個簡單例子,本地有客戶要上門拜訪,上級領導讓你確認對方拜訪的時間,如果你以為真的只是確認時間那么簡單,那就會給自己留下很多后患。

  首先,這次電話溝通的目的不僅僅是確認時間,而是如何順利的讓客戶完成拜訪,確認時間只是其中一部分,對方如果是開車來的話,很有可能會在電話中咨詢如何停車,如果是乘坐公共交通,那么就會問在哪個站點比較方便。你的每一次電話都代表著公司形象,打好腹稿讓你更有效的完成電話溝通。

  二、不要在休息時間打電話

  休息時間,他為什么要接你電話?所有電話溝通,盡量在上班時間完成,休息時間不要打電話,特指中午的休息時間。除非十萬火急,我很少在中午的休息時間打電話。很多公司都有午休的習慣,就算對方沒有在午休,也有可能在吃午飯。無論哪種情況,都是電話溝通非常不好的環(huán)境。

  三、盡量在五分鐘內完成電話溝通

  職場上的通話,講究效率,天馬行空通話時間越長,反而越沒效率。簡言之,大家的時間都很寶貴,對方還有一大堆事,你想浪費時間,人家不一定愿意呢。所以,盡量言簡意賅,正確表達訴求。

  四、第一聲很重要

  標準的第一句通話應該是:“你好,我是XX公司的XX”,你的聲音沒有那么獨特,不要苛求大家一聽到聲音就知道是你,反正對方也會問,何不在一開始就自報家門?在你啪啦啪啦說了一堆之后,對方再問一句你是誰啊,你前面說過的話等于是白說了。

  五、保持愉快的心情

  沒有人愿意接受負能量,大家都想跟陽光積極的人一起共事。如果你心情不好,請擺正了心態(tài)再去打電話或者接電話,畢竟電話僅僅靠聲音交流,你的壞心情會通過電話線傳導到另一端,就算你有很正常的訴求,對方也會打折扣。

  六、一定要有明確的時間期限

  我們在電話表達訴求的時候,不一定每次都能獲得對方響應,總會有各種各樣的理由或者突發(fā)事件,一定要有明確的時間期限,如果不能馬上滿足訴求,那么什么時候可以呢?一方面給對方以緊迫感,另一方面也為我們跟蹤進度留下依據。

  七、做好記錄

  爛筆頭勝過好記性,電話溝通要做好記錄,尤其是需要后續(xù)跟蹤的電話溝通,一定要做好記錄。時間久了,或者忙碌起來,你不一定記得當初電話溝通的內容,做好記錄是個很好的習慣。

  八、掛電話的禮貌

  講完就掛電話是相當沒禮貌的事情,結束交談時,客氣地講一聲“再見”或者就“這樣吧”,更能體現你的涵養(yǎng)。

  
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