商務(wù)電子郵件禮儀
近年來(lái),在諸種電子通訊手段中跑出來(lái)一匹“黑馬”,它就是電子郵件。自打誕生以來(lái),它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn),日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前,它已經(jīng)在商界得到了越來(lái)越廣泛的使用。
電子郵件,又稱(chēng)電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò),不僅安全保密,節(jié)省時(shí)間,不受篇幅的限制,清晰度極高,而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。
商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí),應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。
第一,電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。向他人發(fā)送的電子郵件,一定要精心構(gòu)思,認(rèn)真撰寫(xiě)。若是隨想隨寫(xiě),是既不尊重對(duì)方,也不尊重自己的。在撰寫(xiě)電子郵件時(shí),下更三點(diǎn)尤其必須注意。
一是主題要明確。一個(gè)電子郵件,大都只有一個(gè)主題,并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng),收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。
二是語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀,就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí),則最好標(biāo)明出處,以便收件人核對(duì)。
三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴,所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,愈短愈好。
第二,電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中,任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對(duì)商界人士來(lái)講,這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說(shuō):“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人,首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。”
有鑒于此,若無(wú)必要,輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地,或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出,更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。
目前,有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件,甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理,不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力,而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。
不過(guò)一般而言,收到他人的重要電子郵件后,即刻回復(fù)對(duì)方一下,往往還是必不可少的。
第三,電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問(wèn)題是,是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因,我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū),以及世界上其他國(guó)家里的華人,目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此,當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí),由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同,對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。
因此,商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí),必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng),以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。
第四,電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能?,F(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色,但是此類(lèi)功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)?,一方面,?duì)電子郵件修飾過(guò)多,難免會(huì)使其容量增大,收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng),既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián),而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái),他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷,因而使之前功盡棄。