商務(wù)電話(huà)禮儀溝通技巧
商務(wù)電話(huà)禮儀溝通技巧
作為商務(wù)活動(dòng)中不可或缺的一部分,如何應(yīng)對(duì)商務(wù)電話(huà)的接打想必大家都不陌生。今天我們就來(lái)一起梳理一下接打商務(wù)電話(huà)的流程,把這些小知識(shí)牢牢記在心里,隨時(shí)派上用場(chǎng)吧!
商務(wù)電話(huà)禮儀溝通技巧:接聽(tīng)電話(huà)禮儀
1“鈴聲不過(guò)三”原則,在電話(huà)鈴聲響起后,如果立即拿起,會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得唐突;但若在響鈴超過(guò)三聲以后再接聽(tīng),是缺乏效率的表現(xiàn),勢(shì)必給來(lái)電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時(shí)也會(huì)讓對(duì)方不耐煩,變得焦急。如果因?yàn)榭陀^原因,如電話(huà)機(jī)不在身邊,或一時(shí)走不開(kāi),不能及時(shí)接聽(tīng),就應(yīng)該在拿起話(huà)筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆龀鲞m當(dāng)?shù)慕忉專(zhuān)?ldquo;很抱歉,讓你久等了”。
2拿起話(huà)筒后,應(yīng)先說(shuō)一些禮貌語(yǔ),再作自我介紹。電話(huà)的開(kāi)頭語(yǔ)會(huì)直接影響顧客對(duì)你的態(tài)度、看法。通電話(huà)時(shí)要注意盡量使用禮貌用詞,如“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“麻煩您”等等。然后表示愿意為對(duì)方效勞。接下去就是認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話(huà)內(nèi)容。不要輕易打斷對(duì)方的說(shuō)話(huà)。別人打電話(huà)找你,你應(yīng)該盡可能地親自去接,就是手里有很忙的事,也要把它放下,讓他人代接是不禮貌的。
3如果對(duì)方找的不是你,可為對(duì)方代找他人。如果需要轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng),你一定要認(rèn)真記錄,重要的事項(xiàng)記錄完后,還要向?qū)Ψ街貜?fù)一遍,以確認(rèn)記錄無(wú)誤,同時(shí)將自己的姓名告訴對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方放心。電話(huà)記錄應(yīng)包括來(lái)電者的姓名、單位、來(lái)電時(shí)間 、內(nèi)容、是否要回電話(huà)等。代接的電話(huà)一定要及時(shí)轉(zhuǎn)告,不要耽誤。
4撥錯(cuò)號(hào)碼是常有的事,接到撥錯(cuò)號(hào)碼的電話(huà),你不能一聲“錯(cuò)了”,然后重重地掛上電話(huà);不要不耐煩甚至惡語(yǔ)相向。要語(yǔ)氣溫和地告訴對(duì)方:“你打錯(cuò)了,這是××單位。”
5按照慣例,一般要由打電話(huà)者先掛電話(huà)。所以,通話(huà)完畢,應(yīng)等對(duì)方掛機(jī)后再掛斷。不要急促地掛斷電話(huà),甚至對(duì)方話(huà)音沒(méi)落就掛斷電話(huà),掛電話(huà)聲音不要太響,以免讓人產(chǎn)生粗魯無(wú)禮之感。掛電話(huà)前的禮貌也不應(yīng)忽視。掛電話(huà)前,向?qū)Ψ秸f(shuō)聲:“請(qǐng)您多多指教”、“抱歉,在百忙中打擾您”等等,會(huì)給對(duì)方留下好印象。
商務(wù)電話(huà)禮儀溝通技巧:撥打電話(huà)禮儀
1打電話(huà)時(shí),姿勢(shì)要端正,說(shuō)話(huà)態(tài)度要和藹,語(yǔ)言要清晰,即不裝腔作勢(shì),也不嬌聲嬌氣。這樣說(shuō)出的話(huà)哪怕只是簡(jiǎn)單的問(wèn)候,也會(huì)給對(duì)方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會(huì)把這種美好的、明朗的表情傳給對(duì)方。特別是早上第一次打電話(huà),雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會(huì)使人心情開(kāi)朗,也會(huì)給人留下有禮貌的印象。
2電話(huà)接通后,主動(dòng)問(wèn)好,并問(wèn)明對(duì)方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報(bào)上自己的單位、姓名。不要讓接話(huà)人猜自己是誰(shuí)(尤其是長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)見(jiàn)的朋友、同事),以使對(duì)方感到為難。
3辦公場(chǎng)合盡量不要打私人電話(huà),若在辦公室里接到私人電話(huà)時(shí),盡量縮短通話(huà)時(shí)間,以免影響其他人工作和損害自身的職業(yè)形象。